Resolución 05884 del 27-12-2019 “Por la cual se expide el Manual para la Administración de los Re...

1. Son documentos soporte para las entradas de almacén entre otros

1.1. Factura con requisitos de Ley (impresa o electrónica)

1.2. Copia del contrato y sus modificaciones si las hay (electrónica)

1.3. Acta de donación

1.4. Acta de nacimiento semovientes

1.5. Acta de recibo a satisfacción firmada por el supervisor

1.6. Certificado de pruebas de laboratorio. (cuando aplique)

1.7. Especificaciones técnicas de los bienes de acuerdo al contrato.

1.8. Las muestras presentadas (cuando aplique)

1.9. Escritura Pública

1.10. Matrículas inmobiliarias

1.11. Copia de convenio

1.12. Concepto técnico

2. Formalización de las entradas

3. Una vez llegados los bienes al almacén respectivo, el almacenista para elaborar la entrada de los bienes al almacén, verificará

3.1. Plazo de ejecución del contrato u orden de compra.

3.2. Totalidad de los bienes entregados

3.3. Especificaciones técnicas.

3.4. Características de los bienes.

3.5. Sitio de entrega

3.6. Fecha de la factura posterior al contrato (cuando corresponda a adquisiciones)

3.7. Valor del bien registrado en la factura igual al valor del contrato (cuando corresponda a adquisiciones).

3.8. Cantidad registrada en la factura (cuando corresponda a adquisiciones).

3.9. NIT del proveedor en la factura (cuando corresponda a adquisiciones).

4. Contenido del documento de entrada

4.1. Nombre de la unidad ejecutora

4.2. Lugar y fecha en que se realiza la entrada

4.3. Nombre de la unidad

4.4. Número de la entrada en forma ascendente

4.5. Identificación del almacén que recibe

4.6. Concepto de la entrada identificando el No. de contrato, convenio, etc

4.7. Tipo de documento: número del contrato o acto administrativo en caso de donación, transferencia, etc.

4.8. Nombre del proveedor o de la persona natural o jurídica que entrega el bien

4.9. NIT. o cédula de ciudadanía del proveedor

4.10. Número y fecha de la factura comercial

4.11. Indicar si es entrega parcial o total

4.12. Código administrativo del bien

4.13. Descripción del bien, especificando: para bienes de naturaleza devolutiva: Nombre del bien, número de serie; para bienes de consumo: número de parte o NSN (National Stock Number)

4.14. Unidad de medida

4.15. Cantidad

4.16. Valor Unitario

4.17. Valor total por ítem

4.18. Valor total del comprobante

4.19. Valor total del documento

4.20. Imputación contable

4.21. Firma del almacenista

5. El documento “Entrada de bienes”, deberá estar soportada por los documentos idóneos que correspondan de acuerdo a la procedencia y origen del hecho económico (compra, donación comodato, etc.).

6. Para adquisiciones en el exterior, se debe adicionar

6.1. Copia o fotocopia de la declaración de importación

6.2. Documentos de transporte que soporte él envió.

6.3. Factura de compra

6.4. Inventario

6.5. Certificado de origen cuando aplique