Comunicación organizacional
mapa conceptual de Comunicación Organizacional
1. Circular: Es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia General o Departamental comunica a todo el personal o una parte de la organización.
2. CATEGORÍAS DE MENSAJES
2.1. De tarea enfocados a las funciones que realiza la organización cotidianamente (productos,servicios), son un instrumento para el personal generalmente están relacionados con recepción de información e instrucciones.
2.2. De mantenimiento relacionados con el proceso productivo formal, ¿cómo llevarlo a cabo? incluyen órdenes, procedimientos y controles, para que todo funcione adecuadamente y se mejore continuamente.
2.3. Humanos enfocados a la satisfacción y realización de los individuos de la organización Toma en cuenta sentimientos, estados de ánimo y relaciones interpersonales.
3. Auditoría de la comunicación
3.1. a auditoria es una herramienta de evaluación de las habilidades, conexiones, políticas y proceso de comunicación. Como se mencionaba con anterioridad la comunicación organizacional se basa en un conjunto de elementos de comunicación conectados en gran medida a los objetivos organizacionales.
3.2. Las redes en término de comunicación más importantes para realizar auditoría son las siguientes:
3.2.1. -La red reguladora o referente a las actividades, políticas, procesos, normativas y relaciones entre jefes y empleados.
3.2.2. -Red innovadora, que incluya soluciones a problemáticas y alternativas ante las novedades que se presenten.
3.2.3. -Red que conlleve a la integración a través de reconocimientos, bonos, promociones laborales que relacionen los objetivos de la empresa con los individuales.
3.2.4. -Red (informativa-instructiva) que contenga anuncios, publicaciones, formando así una red de información propia de la empresa.
3.3. Formatos para la realización de auditoría:
3.3.1. -Cuestionarios
3.3.2. -Realización de entrevistas
3.3.3. -Evaluación de documentación, entre muchos más.
4. CANALES DE COMUNICACIÓN
4.1. Los canales de comunicación son los vehículos de transmisión de mensajes que se utilizan en una organización.
4.2. Ejemplos:
4.2.1. Boletín interno: Maneja información especializada, para el interior y exterior de la organización.
4.2.2. Memorándum: Es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.
4.2.3. Convocatorias: Es un medio mediante el cual, la organización informa a sus empleados, o a la comunidad, que existen vacantes para algún puesto laboral, o bien se abre algún concurso de proyecto.
4.2.4. Encuesta a los empleados: Este medio de comunicación tiene como propósito conocer las opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión.
5. Información expresada deficientemente
5.1. Otra barrera común en la comunicación se presenta cundo a pesar de que el emisor de la información muestre claramente las ideas y bases de la información, pudo haber elegido las palabras incorrectas, haber caído en incongruencias dar por hecho algunos términos o estructurar incorrectamente la información.
6. Pérdida de información por retención limitada
6.1. Este percance sucede cuando la información que se comparte de un individuo a otro, va perdiendo precisión a lo largo de las transmisiones, y esta es una de las principales causas de un problema de comunicación severo.
7. Comunicación de forma impersonal
7.1. El uso de medios de comunicación en la empresa puede obstaculizar la transmisión de la información con los colaboradores, la comunicación es mayormente eficiente cuando hay contacto persona.
8. Tiempo insuficiente ante los cambios
8.1. En las organizaciones dentro de los múltiples intercambios de información que se presentan, muchas se relacionan con cambios organizacionales sustanciales y de gran importancia e influencia en los colaboradores de la empresa.
9. Demás barreras en la comunicación
9.1. Se pueden mencionar otras más de las innumerables que se pueden presentar en la organización como son:
9.1.1. -Percepción parcial o selectiva
9.1.2. -Diferencia jerárquica entre emisores y receptores de la información
9.1.3. -Problemas de actitud, concentración o disposición, entre muchas más
10. Exceso de información
10.1. Hay que cuidar el contenido de la información de forma que se transmita de forma concisa y precisa para que no haya filtros que resten valor y contenido a la información comunicada por la empresa o viceversa.
11. ELABORACIÓN Y TRANSMISIÓN DE MENSAJES
11.1. La elaboración de mensajes es vital en las organizaciones pues hace que fluya la comunicación y le da vida a sus sistemas, gracias a ello se obtiene la ejecución de acciones por parte de todos los integrantes.
12. FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN
13. REDES DE LA COMUNICACIÓN
13.1. Son aquellas estructuras que definen los canales por los cuales fluye la información Se clasifican en redes formales y redes informales.
14. REDES FORMALES
14.1. Son generalmente verticales
14.2. Siguen la cadena de autoridad
14.3. Están limitadas a las tareas empresariales.
14.4. Una red formal se puede presentar de 3 maneras cadena, rueda, todos los canales.
15. REDES INFORMALES
15.1. No son rígidas en su dirección, pueden tomar cualquiera
15.2. Saltan niveles de autoridad.
15.3. Satisfacen necesidades sociales de los miembros de la organización.
15.4. Las redes informales se presentan de varias maneras noticias, comentarios, rumores.
16. RIQUEZA DEL CANAL.
16.1. La riqueza de canal es la cantidad de información que puede transmitirse en un episodio de comunicación Esta se define tomando en cuenta lo siguiente: a) Manejo de claves que se pueden combinar al mismo tiempo. b) Facilitación de rápida retroalimentación c) Personalización.
17. LIC. ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE PYMES COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL MAPA CONCEPTUAL RAMÍREZ CAJERO JONATHAN DE JESÚS
18. Los principales medios utilizados para el proceso de comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través de los discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación vía escrita los medios más utilizados son: -Memorándum -Cartas -Informes -Manual de operaciones -Folletos -Reportes, entre muchas más.
19. A diferencia de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación organizacional se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten información a sus jefes. Es decir, esta información fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior.
20. La relación que se mantiene entre superiores y colaboradores permite que las condiciones en el flujo de la información mejoren o empeoren considerablemente, cuando el jefe o superior no se ha esmerado por mantener un clima organizacional favorable, confianza y el ambiente laboral es demasiado hostil o amenazante, puede generar la desconfianza y una actitud temerosa que bloquee la comunicación.
21. Este tipo de comunicación se presenta en los niveles jerárquicos altos y con dirección específica hacia los niveles de jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se presenta en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.
22. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
22.1. * Ayuda a estar a la vanguardia para enfrentar las exigencias del mundo actual. * Ayuda a mantener excelencia y competitividad, siempre y cuando sea bien manejada. * Es fundamental para el cumplimiento eficaz de objetivos. * Permite el desarrollo de sus integrantes para enfrentar los retos y necesidades del entorno.
23. Comunicación descendente
23.1. Ejemplos:
24. Comunicación ascendente
24.1. Ejemplos:
24.1.1. se presenta en empresas cuyo ambiente y proceso de comunicación permite la participación de los empleados y mantiene políticas democráticas para la intervención de los mismos. Los medios más utilizados para la transmisión de la información de forma ascendente son: Reunión periódica Entrevista personalizada Círculo de Calidad Vía telefónica A través de encuestas Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).
25. TIPOS DE ORGANIZACIONES (CLASIFICACIÓN GENERAL)
25.1. ORGANIZACIÓN FORMAL
25.1.1. Es aquella constituida bajo estatutos legales Generalmente sus características principales son * Sistema estructurado de división de trabajo * Delimitación de funciones * Jerarquización * Delegación de actividades y responsabilidades * Dirección y mecanismos de control
25.2. ORGANIZACIÓN INFORMAL
25.2.1. Es aquella que no está legalizada y que nace del agrupamiento espontáneo de miembros que normalmente a su vez pertenecen a otra organización formal Generalmente sus características principales son * El comportamiento de la gente es espontáneo * La interrelación es voluntaria, caso contrario a la formal * El líder retiene el poder * Se facilita la comunicación entre personas * Obedece a distintos motivos y a veces carece de un propósito consciente
26. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
26.1. El término se refiere a un conjunto de personas y funciones diversas que se coordinan para desarrollar una actividad o fin común.
27. Barreras y fallas en la comunicación organizacional
27.1. Sus principales barreras son:
27.1.1. -Falta o ausencia de planeación
27.1.2. -Supuestos o hechos confusos
27.1.3. -Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
27.1.4. -Información expresada deficientemente
27.1.5. -Barreras de contexto internacional
27.1.6. -Pérdida de información por retención limitada
27.1.7. -Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma
27.1.8. -Comunicación de forma impersonal
27.1.9. -Desconfianza o temores en la comunicación
27.1.10. -Tiempo insuficiente ante los cambios
27.1.11. -Exceso de información
27.1.12. -Demás barreras en la comunicación