1. Puesto de Trabajo
1.1. Se trata del sitio de trabajo y el conjunto de elementos que usa una persona al desempeñar sus funciones en el trabajo. También se entiende por puesto de trabajo al grupo de tareas que se le encargan a una persona en el trabajo.
1.1.1. Elementos
1.1.1.1. Archivadores: muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información.
1.1.1.1.1. .
1.1.1.2. Estantes: estructura metálica o de madera horizontal que tiene como propósito de garantizar la conservación de la información de los documentos.
1.1.1.2.1. .
1.1.1.3. Tarjetero: caja metálica o de madera para las tarjetas o fichas, tiene guías alfabéticas. Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de carpetas.
1.1.1.3.1. .
1.1.1.4. Sello fechador: es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.
1.1.1.4.1. .
1.1.1.5. Reposamuñecas: evita las molestias derivadas de los movimientos repetitivos con la muñeca.
1.1.1.5.1. .
2. Tipos de mensajería
2.1. Servicio de Correo
2.1.1. .
2.2. Envíos de Correspondencia
2.2.1. .
2.3. Envíos prioritarios y no prioritarios de correo de hasta dos (2) kilogramos.
2.3.1. .
2.4. Encomienda
2.4.1. .
2.5. Servicio de Correo Telegráfico
2.5.1. .
2.6. Giros Nacionales.
2.6.1. .
2.7. Giros Internacionales
2.7.1. .
2.8. Servicio de Mensajería Expresa
2.8.1. .
2.9. Servicios Postales
2.9.1. .
2.10. Servicio Postal Universal.
2.11. Franquicias.
2.11.1. .
2.12. Consolidación.
2.12.1. .
2.13. Remitente.
2.14. Destinatario.
2.15. 10 Registro de Operadores Postales.
3. Herramientas
3.1. Archivador electrónico: es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas carpetas.
3.1.1. .
3.2. Reloj radicador: es utilizado en las unidades de correspondencia para la recepción de las comunicaciones, facilitando y agilizando la ejecución de los procesos.
3.2.1. .
3.3. Termómetro: busca identificar la temperatura ambiente y las condiciones climáticas de las operaciones en el recinto.
3.3.1. .
3.4. Impresora.t
3.4.1. .
3.5. Fotocopiadora.
3.5.1. .
4. Importancia de las TRD
4.1. Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones.
4.1.1. Es un apoyo para fortalecer el Programa de Gestión Documental.
4.1.2. Sirve de pilar para organizar los documentos de manera adecuada desde las diferentes oficinas de la empresa.
4.1.3. Garantiza la identificación de los documentos (físicos o electrónicos) que son evidencia histórica de la empresa.
4.1.4. Facilita la recuperación de la Información.
4.1.5. Facilita el control de producción, tramites y acceso de los Documentos.
4.1.6. Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.
4.1.7. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar Documentación relevante.