1. Diagramas de flujo.
1.1. Manera de representar gráficamente un algoritmo o un proceso.
1.2. Serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión en general.
1.3. Representación gráfica de un algoritmo o un proceso.
1.4. Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de procesos, que permiten una mayor organización, evaluación o replanteamiento de secuencias de actividades y procesos de distinta índole, dado que son versátiles y sencillos.
1.5. Emplea una serie determinada de figuras geométricas que representan cada paso puntual del proceso que está siendo evaluado.
1.5.1. Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
1.5.2. Las flechas representan la dirección del flujo.
1.5.3. Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión.
1.5.4. Los paralelogramos muestran entradas o salidas.
1.5.5. Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.
1.6. Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:
1.6.1. Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.
1.6.2. Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
1.6.3. Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo vertical y el horizontal.
1.6.4. Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.
1.7. Ayuda a solucionar un problema de forma estructurada.
2. Mapa de procesos.
2.1. Diagrama que representa los procesos, y las fases de estos, dentro de una empresa y de manera interrelacionada entre sí.
2.2. Es un documento importante para conocer cómo interactúa una empresa con el entorno.
2.3. Los mapas de procesos se usan para demostrar visualmente todos los pasos y las decisiones de un proceso concreto.
2.4. Pasos para crear un mapa de procesos:
2.4.1. Paso 1: Identifica el problema
2.4.1.1. ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar?
2.4.2. Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que estarán involucradas:
2.4.3. Se decide qué nivel de detalle se desea incluir.
2.4.4. Paso 3: Establece los límites:
2.4.4.1. ¿Dónde o cuándo comienza el proceso? ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?
2.4.5. Paso 4: Determina y ordena los pasos:
2.4.5.1. Se puede mostrar el flujo general o cada decisión o acción detallada.
2.4.6. Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:
2.4.6.1. Cada elemento de un mapa de procesos está representado con un símbolo específico de los diagramas de flujo.
2.4.7. Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso.
2.4.7.1. Revisar el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que todos estén de acuerdo.
2.4.7.2. Asegurarse de haber incluido información gráfica importante, como un título y una fecha, para que sea fácil tener una referencia.
2.5. Crear un mapa de procesos ayuda a organizar los procesos y hace que la información sea visible para todos.
3. Manual de procedimientos.
3.1. Es un documento que brinda información respecto a las distintas operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella.
3.2. Permite orientar el desempeño del trabajador ante cualquier duda.
3.3. Los manuales de procedimientos tienen el objetivo de:
3.3.1. Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal.
3.3.2. Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento o de la organización toda.
3.3.3. Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa u organización.
3.3.4. Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal esperado por la empresa.
3.4. Estructura del manual de procedimientos:
3.4.1. 1- Título y código del procedimiento.
3.4.2. 2- Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3.4.3. 3- Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
3.4.4. 4- Descripción del procedimiento:
3.4.4.1. Objetivos del procedimiento.
3.4.4.2. Normas aplicables al procedimiento.
3.4.4.3. Requisitos, documentos y archivo.
3.4.4.4. Descripción de la operación y sus participantes.
3.4.4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.
3.4.5. 5- Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
3.4.6. 6- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
3.4.7. 7- Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
3.4.8. 8- Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.