Análisis de las técnicas determinadas para el diseño de procedimientos

1. Mapa de proceso

1.1. ¿Qué es? Es un diagrama que permite obtener, de forma fácil y rápida, una visión de conjunto de la empresa y de las actividades que lleva a cabo

1.2. ¿Para qué sirve? Su función radica principalmente en la capacidad de evocar una imagen de la compañía de forma unificada, lo que ayuda a una comprensión completa a pesar de la sencillez de este tipo de diagramas

1.3. Pasos para crear un mapa de procesos

1.3.1. Paso 1 Identifica el problema ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar?

1.3.2. Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que estarán involucradas: En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los pasos necesarios para el proceso

1.3.3. Paso 3: Establece los límites: ¿Dónde o cuando comienza el proceso? ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?

1.3.4. Paso 4: Determina y ordena los pasos: Es útil usar un verbo para comenzar la descripción

1.3.5. Paso 5: Dibujar símbolos básicos de diagramas de flujo: Cada elemento del mapa está representado con símbolos específicos de los diagramas de flujo

1.3.6. Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del preceso, revisar el diagrama de flujo con los otros interesados

1.4. Símbolos de los mapas de procesos:

1.4.1. Los óvalos demuestran el principio o el final de un proceso

1.4.2. Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo

1.4.3. Las flechas representan la dirección del flujo

1.4.4. Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión

1.4.5. Los paralelogramos muestran entradas o salidas

2. Diagramas de flujo

2.1. ¿Qué es? Es una representación gráfica de un proceso, cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso.

2.1.1. Símbolos usados en el diagrama de flujo

2.1.1.1. Los principales símbolos en el diagrama de flujo son:

2.1.1.1.1. Los paralelogramos muestran entradas o salidas

2.1.1.1.2. Realización de actividad

2.1.1.1.3. Actividad de control

2.1.1.1.4. Conexión entre partes

2.1.1.1.5. Toma de decisiones

2.1.1.1.6. Flujo

2.2. Tipos de diagramas de flujo en base a la orientación de su representación

2.2.1. Horizontal: El flujo de operaciones va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura, es el modelo más común.

2.2.2. Vertical: El flujo y la secuencia de operaciones van de arriba hacia abajo, se trata de una lista ordenada de operaciones según su propósito.

2.2.3. Panorámico: Representan el proceso entero en una sola carta, emplea tanto el modelo vertical como el horizontal.

2.2.4. Arquitectónico: Describe el itinerario de trabajo de una persona o una forma sobre su área de trabajo.

3. Manual de procedimientos

3.1. ¿Qué es? Es un documento que brinda información respecto a las distintas operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella.

3.2. Objetivos del manual de procedimientos

3.2.1. Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal

3.2.2. Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento o de la organización

3.2.3. Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa

3.2.4. Componen el historial de procedimientos de la organización

3.2.5. Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores

3.3. Partes que componen un manual de procedimientos

3.3.1. Carátula: Es la primera hoja del procedimiento cuya finalidad es identificarlo

3.3.2. Índice: Es la parte del documento cuya finalidad es relacionar secuencialmente los apartados que lo integran

3.3.3. Objetivo: Se expresan los resultados que se pretenden obtener al llevarse a cabo las actividades que integra cada procedimiento

3.3.4. Normas: Son los lineamientos que regulen la actuación de los participantes en la ejecución de las tareas

3.3.5. Diagrama de flujo: Muestra la grafica de la secuencia para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables

3.3.6. Anexos: Aquí se incluyen las formas, instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecución de un procedimiento

3.3.7. Documento de aprobación: Es la hoja donde se da formalidad a los procedimientos que lo integran, para lo cual son indispensables las firmas de aprobación, revisión y autorización dentro de la dependencia

3.3.8. Procedimientos: Constituye la parte fundamental del manual ya que agrupa los procedimientos previamente elaborados, ya que sea por área de responsabilidad o por la naturaleza de un trabajo

3.3.9. Introducción al manual: La introducción sirve para presentar al lector las funciones, la importancia, el propósito, a quienes está dirigido, los temas y recomendaciones del manual

3.3.10. Glosario: Son palabras o términos poco usuales incluidos en el manual

3.3.11. Directorio: Suelen utilizarse al reverso de la portada en donde se incluye el directorio de la organización, seguido de la dependencia que elabora el manual, debiéndose anotar los nombres completos y cargos de los diferentes funcionarios del primer y segundo nivel