Metodología de la auditoría administrativa
por Gabriel Alejandro Mascorro Avila
1. EVIDENCIAS
1.1. Testimonial Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría
1.2. Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.
1.3. Documental Se logra por medio del análisis de documentos. Está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación relacionada con el trabajo
1.4. Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes.
2. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría. La implementación se realiza en tres fases:
2.1. 1. Preparación del programa 2. Integración de recursos 3. Ejecución del programa
3. INFORME Al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis organizacional y cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es necesario preparar un in- forme, en el cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.
3.1. TIPOS DE INFORME
3.1.1. • Informe general • Informe ejecutivo • Informe de aspectos relevantes
4. OBJETIVO
4.1. En esta etapa, el propósito de la auditoría administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.
5. FACTORES A REVISAR
5.1. Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran funda- mentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específi cos que forman parte de su funcionamiento.
6. FUENTES DE INFORMACIÓN
6.1. Internas • Órganos de gobierno • Órganos de control interno • Socios Externas • Órganos normativos • Competidores actuales y potenciales
7. LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACIÓN Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la práctica, también con una visión estratégica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
7.1. a. No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. b. Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad. c. Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso. d. Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención. e. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados. f. Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisio- nes objetiva y congruente. g. Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente. h. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incum- plimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas. i. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones. j. Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de re- sultados.
8. INSTRUMENTACIÓN
8.1. Concluida la parte preparatoria, una vez definidos los factores que se van a analizar y las fuentes de información viables para ese efecto, y que se ha preparado el proyecto de auditoría y se ha sustentado tanto la propuesta técnica como el programa de trabajo, sin dejar de considerar la asignación de responsabilidad, capacitación necesaria y actitud que debe prevalecer, capitalizado en el diagnóstico preliminar, se procede a la instrumentación de la auditoría.
9. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
9.1. En esta fase, el diagnóstico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión.
10. PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA
10.1. Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.
11. La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
11.1. las etapas que integran la metodología son: • Planeación • Instrumentación • Examen • Informe • Seguimiento
12. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
12.1. se debe aplicar un criterio de discriminación, siempre basado en el objetivo de la auditoría, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.
12.2. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN
12.2.1. • Investigación documental • Observación directa • Acceso a redes de información • Entrevista • Cuestionarios • Cédulas
13. MEDICIÓN
13.1. INDICADORES
13.1.1. Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretenden alcanzar, convirtiéndose en el marco de referencia para definir la jerarquía de los aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar y precisar el valor de las cifras y comportamientos que se obtengan.
13.2. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESPECÍFICOS
13.2.1. La selección de los componentes del proceso administrativo y elementos específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización, tal como su naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro industrial y enfoque estratégico.
13.3. ESCALAS DE MEDICIÓN
13.3.1. Para lograr una mayor consistencia en la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una estrategia de acción, la cual a su vez se relaciona con la composición del proceso administrativo y los elementos específicos, visualizando el propósito estratégico y atributos fundamentales que los asocian, así como con los indicadores aplicables en cada caso.