ABC De la creación formas, formularios y documentos

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ABC De la creación formas, formularios y documentos por Mind Map: ABC De la creación formas, formularios y documentos

1. 1)Creación y diseños de documentos

1.1. Principios

1.1.1. Planeación

1.1.1.1. Hace referencia a la creación de documentos

1.1.2. Eficiencia

1.1.2.1. Documentos necesarios

1.1.3. Economía

1.1.3.1. Da un referente en cuanto a manejo de recursos

1.1.4. Control y seguimiento

1.1.4.1. Se aplica en el momento que se crea el documento

1.1.5. Oportunidad

1.1.5.1. Documentos disponibles para usarlos

1.1.6. Transparencia

1.1.6.1. Evidencias de las actuaciones del encargado

1.1.7. Disponibilidad

1.1.7.1. Documentos disponibles para información actualizada

1.1.8. Agrupación

1.1.8.1. Características

1.1.8.1.1. Series

1.1.8.1.2. Subseries

1.1.9. Vinculo archivístico

1.1.9.1. Que se mantengan en todo el procedimiento con un vinculo necesario

1.1.10. Protección de medio ambiente

1.1.10.1. Empezar a cuestionar las herramientas en forma electrónica

1.1.11. Autoevaluación

1.1.11.1. Como sacar provecho fortaleciendo debilidades en una auditoria o informe

1.1.12. Coordinación y acceso

1.1.12.1. No hacer mal uso de las herramientas, seguir manuales y acogernos a las buenas practicas archivísticas

1.1.13. Cultura archivística

1.1.13.1. Refiriéndose a los funcionarios que forman parte de estas

1.1.14. Modernización

1.1.14.1. Debemos empezar a modernizarnos incluyéndose en los planes

1.1.15. Interoperabilidad

1.1.15.1. Niveles de acceso a la información

1.1.16. Orientación al ciudadano

1.1.16.1. Intercambiar información con los ciudadanos

1.1.17. Neutralidad tecnológica

1.1.17.1. Garantiza la libertad de las entidades para las tecnologías

1.1.18. Protección de la información y los datos

1.1.18.1. Se deben cumplir instancias por parte de los funcionarios para que los ciudadanos accedan de forma regulada a la información

1.2. Procesos

1.2.1. Planeación

1.2.1.1. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos

1.2.2. Producción

1.2.2.1. Producción o ingreso, formato, estructura, finalidad, área competente, proceso en que actúa y resultados

2. 2)Condiciones diplomáticas de los documentos

2.1. La diplomática es una disciplina que nació o que se dio a partir de la necesidad de identificar cuáles eran las falsificaciones

2.1.1. Análisis diplomático

2.1.1.1. Autenticidad

2.1.1.1.1. Origen

2.1.1.2. Contexto

2.1.1.2.1. Legal

2.1.1.2.2. Funcional

2.1.1.2.3. Administrativo

2.2. La diplomática analiza, analiza evidencia ,busca, cuál fue el origen, quién hizo, qué, cómo, cuándo, dónde, por qué

2.2.1. Condiciones de la diplomacia

2.2.1.1. El estudio de las formas de los documentos como instrumento para desarrollar estructuras de producción e intercambio electrónico de documentos, Auxiliar a los administradores en la toma de decisiones, Hacer análisis diplomático de datos electrónicos, Definir tipologías para los documentos actuales, Editar documentos contemporáneos, Garantizar la autenticidad de testimonios orales, Instrumentalizar la valoración documental, Análisis diplomático de documentos audiovisuales

2.2.2. Actores de la diplomatica

2.2.2.1. Investigadores que utilizan documentos de archivo

2.2.2.2. Funcionarios que crean documentos y producen información orgánica

2.2.2.3. Archiveros que conservan y tratan la información orgánica para difundirla

3. 3)Determinación y selección de soportes documentales

3.1. Gestión medio ambiental

3.2. Planeación y producción

3.2.1. Gestión del cambio

3.2.2. Cultura organizacional

3.2.3. Eficiencia administrativa

3.3. Determinación del soporte documental conveniente de acuerdo al tipo de información producida en las TRD TVD

3.4. Valor probatorio del documento

3.5. Seguridad y acceso a la información

3.6. Asignación de perfiles de acuerdo a la responsabilidad y funciones

3.7. Establecimiento de pautas a través de políticas, manuales, guías, entre otros que garanticen los recursos técnicos, humanos y financieros de la entidad

4. 4)Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramajes, tintas

4.1. Conservación preventiva

4.1.1. Se minimiza el deterioro en un documento apoyado en lo establecido en la planeación y producción

4.1.2. Las políticas institucionales a prever daños en los documentos y corregirlos

4.1.3. Garantizar la permanencia

4.2. El papel y su composición estructural

4.2.1. Su origen

4.2.1.1. El principal soporte

4.2.2. Causas intrínsecas y extrínsecas de su degradación

4.2.2.1. Intrínsecas: son las que s e encuentran en la propia naturaleza de las materias primas del papel

4.2.2.1.1. Oxidación

4.2.2.1.2. Acidez

4.2.2.2. Extrínsecas:

4.2.2.2.1. Causas físicas: las que están relacionadas con manipulaciones o en torno al papel o los expedientes

4.3. Métodos preventivos de conservación

4.4. Tintas NTC 2223

4.4.1. Azul, azul negra, negra y roja para escribir en estilógrafos

4.5. Circular interna AGN No. 13 de 1999

4.5.1. No utilizar micro punta o esferos de tinta húmeda para la producción documental ni para FIRMAS

4.6. NTC 4436

4.6.1. Requisitos para el papel de archivo

4.7. NTC 2676 Durabilidad

5. 5)Instructivos para el diligenciamiento de formularios

5.1. Se determina la cantidad y la necesidad de información orientado por cada proceso o procedimiento

5.2. Información necesaria para el usuario

5.3. Formato único inventario documental

5.3.1. Esta enfocado en registrar, en evidenciar, cuales son los documentos que conforman un archivo o un fondo documental

6. 6)Determinación de uso y finalidad de documentos

6.1. Producción: Decreto 1080 de 2015

6.1.1. Articulo 2.8.2.5.9. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el tramite, proceso en que actúa y los resultados esperados

6.2. Producción o ingreso a través de la rea de correspondencia. Acuerdo 060 de 2001

6.2.1. Radicación

6.2.1.1. FORMATO

6.2.1.1.1. Determinación de usos y evidencias

6.2.1.2. FINALIDAD

6.2.1.2.1. Determino el uso de distribución, recuperación y acceso, control y seguimiento y finalidad de documentos

6.3. Resultados esperados

7. 7)Firmas autorizadas

7.1. Acuerdo 060 de 2001 Articulo 4

7.1.1. Firmas responsables

7.1.1.1. Toda entidad establece en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Además de eso tienen un estricto cumplimiento

7.2. Ley 527 de 1999

7.2.1. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos

7.2.1.1. Atributos Jurídicos

7.2.1.1.1. Autenticidad

7.2.1.1.2. Integridad

7.2.1.1.3. No repudio

7.2.1.1.4. Confidencialidad

8. 8)Generalidades de formas, formatos y formularios

8.1. Formato

8.1.1. Es el conjunto de las caracteristicas tecnicas y de presentacion de un texto objeto o documento en ambitos fisicos y virtuales

8.1.1.1. Formato digital

8.1.1.1.1. Generado en tecnología computacional, compuesto por byte o bit

8.1.1.1.2. Documentos de Word, presentaciones en Power Point, fotografia digital, mp3, mp4, libros PDF

8.2. El programa de formas, formatos y formularios electrónicos permite realizar el análisis de documentos independientemente de sus características

8.3. Establecen acciones que aseguran el uso de los documentos internos y origen externo de forma unificada, controlada y actualizada

9. Atributo adicional CIFRADO DE MENSAJES

10. Conclusiones ABC

10.1. Consultar en la normatividad

10.2. Establecer necesidades informacionales de la entidad

10.3. Trabajo colectivo