1. 5.Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
1.1. Determina la cantidad y la necesidad de información orientada por cada proceso o procedimiento.
1.1.1. Instructivo para el diligenciamiento del formato único de inventario documental.
1.1.2. AGN creación de documentos de trabajo.
1.1.2.1. Circular
1.1.2.2. Memorandos.
1.1.2.3. Actas.
2. 6. Determinación de uso y finalidad de los documentos.
2.1. Producción; decreto 1080 de 2015" por medio del cual se expide el decreto único reglamentario de sector cultura, Art. 1.8.2.5.
2.1.1. Art. 9 Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los rsultados esperandos.
2.1.2. Producción o ingreso a través de área de correspondencia(acuerdo 060 de 2001)
2.1.2.1. Formato
2.1.2.1.1. Diskette.
2.1.2.1.2. CD.
2.1.2.1.3. DVD.
2.1.2.1.4. SD CARD.
2.1.2.1.5. USB.
2.1.2.1.6. CLOUD.
2.1.2.2. Finalidad.
2.1.2.2.1. Distribución.
2.1.2.2.2. Vinculación em trámite.
2.1.2.2.3. Recuperación y acceso.
2.1.2.2.4. Control y seguimiento.
3. 7. Firmas autorizadas.
3.1. Acuerdo 060 de 2001. Art. Cuarto.
3.1.1. Firmas responsables.
3.1.1.1. Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimiento los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interna o externa que genera la institución.
3.2. Firma electrónica.
3.2.1. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas.
3.2.2. Ley 527 de 1999.
3.2.2.1. Atributos jurídicos autenticados.
3.2.2.2. Integridad.
3.2.2.3. No repudio.
3.2.2.4. Digitales y establece las entidades de certificación.
3.2.2.5. Confidencialidad.
3.3. Que no es una firma digital.
3.3.1. Nombre de usuario y contraseña.
3.3.2. PIN: número de identificación personal.
3.3.3. Firmas digitalizadas.
4. Formas, formatos y formularios electrónicos.
4.1. Permite realizar el análisis diplomático de los documentos independientemente de su soportez delimitando y fijando sus características y atributos con el propósito de crear la formas, formatos y formularios, denominandolos con nombres propios permitiendo con ellos establecer; tradiciones documental, autenticidad y tipología de los documentos, para facilitar la identificación, clasificación y descripción de los documentos.
4.1.1. Formato.
4.1.1.1. Conjunto de características técnicas y de presentación de un texto, objeto o documentoem distinto ámbito; físico y virtuales.
4.1.2. Formatos digitales
4.1.2.1. Se refiere a todo archivo, carpeta o documento que se ha generado bajo tecnología computacional, esta por bit o digitos binarios y byte.
4.2. Decreto 1413 de 2017.
4.3. Decreto 1008 de 2018.
5. 1. Creación y diseño de documentos.
5.1. Decreto 1080 de 2015. "Por medio del cual se expide el derecho único reglamentario del sector cultura".Art. 2.8.2.5.5.
5.2. Principios del proceso de gestión.
5.2.1. Principio de planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
5.2.2. Eficiencia. La entidades solo deben producir los documentos necesarios.
5.2.3. Economía. Manejo de recursos.
5.2.4. Control y seguimiento. Se aplica el ciclo de de vida de los documentos.
5.2.5. Oportunidad. Garantia de los documentos; siempre deben estar disponibles los documentos cuando los Ciudadano o usuarios internos requieran la información esten disponibles para ellos.
5.2.6. Transparencia. Los documentos son evidencias de las actuaciones administrativas.
5.2.7. Agrupación. Definición archivística, conceptos archivísticos.
5.2.8. Vínculo archivistico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
5.2.9. Disponibilidad. Siempre deben estar los documentos disponibles para cuando se requiera.
5.2.10. Protección del medio ambiente. Empezar al gestionar para no imprimir los documentos, si no a consultar los electrónicamente.
5.2.11. Coordinación y acceso. Todos los grupos y oficinas deben estar coordinadamente en torno al control y manejo de la información y acceso, y como se debe custodiar.
5.2.12. Autoevaluación. Control interno, auditorias internas.
5.2.13. Cultura archivística. Hace referencia a los funcionarios que dirigen las áreas funcionales, en manejo y correcto uso de los documentos.
5.2.14. Modernización.
5.2.15. Interoperabilidad. Capacidad de compartir o transferir una información de manera eficiente entre varias organizaciones.
5.2.16. Orientación al Ciudadano. Colaboración entre organizaciones para el intercambio de información, y como se va hacer la entre de dicho servicio por parte de una de las entidades.
5.2.17. Neutralidad tecnológica. Hace referencia a cada libre ejecución de las tecnologías que mas se adapten a sus necesidades, garantiza la libertad que tiene cada una de las entidades para elegir su sistema de tecnología.
5.2.18. Protección de la información y los datos. Son todos los parámetros o instancias que se deben cumplir, por parte de los funcionarios para los usuarios o ciudadanos; en el uso de la información y que puedan acceder de forma regulada o medida.
5.3. Análisis de proceso.
5.3.1. Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración documental, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
5.3.2. Producción. Actividad destinada al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, area competente para el trámite, procesos en que actúa y los resultados esperados.
5.4. Modelo integrado de planeación y gestión, versión I. Campo de aplicacion; Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
5.4.1. Resaltar la gestión documental y el papel importante dentro de la entidad, que se reconozca su transversalidad y que se le de un tratamiento adecuado a los documentos y a la información.
5.4.2. Aspectos mínimos para la implementación de MIPG desde la gestión documental
5.4.2.1. Identificar y gestionar la información y comunicación externa.
5.4.2.2. Identificar las fuentes de información externa.
5.4.2.3. Identificar y gestionar la información y comunicación interna.
5.4.2.4. Implementar lo previsto en la ley 1712 de 2014, transparencia y acceso a la información
5.4.2.5. Llevar acabo la gestión documental.
6. 2. Condición diplomática de los documentos (internos y externos).
6.1. Diplomática. Tiene como objetivo el análisis de la estructura y forma de los documentos archivísticos.
6.2. ¿Cuales son las novedades? El análisis documental: Identificación y valoración.
6.2.1. Análisis diplomático.
6.2.1.1. Autenticidad.
6.2.1.1.1. Estudio de las formas de los documentos como instrumento para desarrollar estructuras de producción e intercambio electrónico de documentos.
6.2.1.2. Origen.
6.2.1.3. Transmisión.
6.2.1.4. Fecha del documento.
6.2.1.5. Contexto legal, funcional y administrativo.
6.3. Conducciones de la diplomática.
6.3.1. Auxiliar a la administraciones en la toma de decisiones
6.3.2. Hacer análisis diplomático de datos electrónicos.
6.3.3. Definir tipologías para los documentos Actuales.
6.3.4. Editar documentos contemporáneos.
6.3.5. Garantizar la autenticidad de testimonios orales.
6.3.6. Instrumentar la valorización documental.
6.3.7. Análisis diplomático de documentos audiovisuales.
6.4. Actores de la diplomática.
6.4.1. Los investigadores que utilizan los documentos de archivo.
6.4.2. Los funcionarios que crean los documentos y producen la información orgánica.
6.4.3. Los archiveros que conservan y tratan la información orgánica para difundirla.
6.5. Diplomática contemporánea.
6.5.1. El análisis diplomático de documentos contemporáneos.
6.5.2. La identificación dd tipologías documentales actuales.
6.5.3. La utilización de la diplomática con instrumento de valoración documental.
6.5.4. La diplomática como elemento garantizador de la autenticidad de los documentos electrónicos a largo plazo.
7. 3. Determinación y selección de soportes documentales.
7.1. Analizar procesos, procedimientos y caracterización en conjunto con la oficina asesora de planeación, teniendo en cuenta los procesos de gestión documental: planeación y producción documental.
7.1.1. Componentes. - Gestión de cambio. - Cultura organizacional. - Gestión medio ambiente. - Eficiencia administrativa. - Deteeminar cual soporte documental es mas conveniente de acuerdo al tipo de información producida, orientados por los valores primarios y secundarios establecidos en la TRD y TVD. - Valor probatorio del documento. - Seguridad y acceso a la información. - asignación de perfiles de acuerdo a la responsabilidad y funciones de cada colaborador. - Establecimiento de pautas claras a través de políticas, manuales, guías, etc. Que garantiza el aprovechamiento de los recursos de las entidades.
8. 4. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramajes, tintas.
8.1. Conservación preventiva.
8.1.1. Minimizar el deterioro en un documento de archivo o bien cultural apoyado en lo establecido en la planeación y producción documental.
8.1.2. Todas las políticas institucionales encaminadas a preveer daños en los documentos y corregir median la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente.
8.1.3. Garantizar la permanencia que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura) y la durabilidad.
8.2. El papel y su composición.
8.2.1. Su origen
8.2.2. Causas intrínsecas.
8.2.3. Intrínsecas de degradación.
8.2.3.1. Componentes.
8.2.3.1.1. Oxido.
8.2.3.1.2. Acidez.
8.3. Métodos preventivos.
8.3.1. Tintas NTC 2223
8.3.2. Circular interna del archivo general de la nación N 13 de 1999.
8.3.3. NTC 4436
8.3.4. ISO 187 de 1994, papel y cartón.
8.3.5. ISO 187 de 1990, papel, cartón y pulpas.
8.3.6. ISO 536de 1995, papel, cartón y determinacion de gramaje.
8.3.7. Durabilidad NTC 4436 de 2018.
8.3.8. NTC 2676 durabilidad.