1. HISTORIA Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS
1.1. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
1.1.1. En (Egipto), es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las propiedades. También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla
1.1.1.1. En (Grecia), se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria.
1.1.1.1.1. En (Roma), se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.
2. CONCEPTO DE ARCHIVO
2.1. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. El concepto de archivo está directamente relacionado con la historia. De hecho, la archivística es una disciplina auxiliar de la historia, en cuanto que proporciona modelos y sistemas de clasificación de datos y documentos destinados a la investigación histórica.
3. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
3.1. En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una Información útil, forma parte de lo que es posteriormente conocido como banco de datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.
4. CLASES DE ARCHIVO
4.1. CENTRALIZADOS requiere de un orden superior al promedio, con personal especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y destrucción del archivo.
4.1.1. DESCENTRALIZADOS Es un tipo de organización donde cada dependencia de tu compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo.
4.1.1.1. MIXTOS Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto en los registros de archivo por departamento, como en los de archivo central.
4.2. Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día.
4.3. Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal.
4.4. Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental y histórico
5. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
5.1. ECONÓMICOS: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa y/o asuntos económicos
5.1.1. SIMPLES: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
5.1.1.1. FUNCIONALES: Permite archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
5.1.1.1.1. EXACTOS: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
6. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
6.1. ORDEN: Se utiliza para organizar los elementos permitiendo ejerciendo un control y ubicación de los mismo
6.1.1. RESPONSABILIDAD: Tarea que re realiza con dedicación y actualización.
6.1.1.1. SIGLO PROFESIONAL: Debe ser una persona reservada por el grado de confidencialidad que se maneja.
6.1.1.1.1. CONCENTRACION: Se debe realizar esta tarea minuciosamente para evita errores en el trabajo.
7. ELEMENTOS DE ARCHIVO
7.1. LOCAL
7.1.1. EL ARCHIVISTA
7.1.1.1. EL ARCHIVERO