1. HISTORIA Y EVOLUCION
1.1. CONCEPTO
1.1.1. Conjunto de documentos elaborados por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad.
1.2. IMPORTANCIA
1.2.1. Los documentos contenidos sirven para la toma de decisiones y como evidencia para tramites que requiera la empresa.
2. CLASIFICACION
2.1. SEGUN SU LA ORGANIZACION
2.1.1. ARCHIVOS CENTRALIZADOS
2.1.1.1. Una sola dependencia controla toda la documentación de la organización
2.1.2. ARCHIVOS DECSENTRALIZADOS
2.1.2.1. Los independiente de todo proceso archivístico
2.1.3. ARCHIVO DECSENTRALIZADOS CON CONTROL DECSENTRALIZADO
2.1.3.1. Lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina
2.1.4. ARCHIVO DECSENTRALIZADO CON CONTROL CENTRALIZADO
2.1.4.1. Archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central
2.2. SEGUN SU USO
2.2.1. ARCHIVO ACTIVO
2.2.1.1. Satisface las necesidades de conservación y consulta permanente
2.2.2. ARCHIVO SEMIACTIVO
2.2.2.1. Documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor
2.2.3. ARCHIVO INACTIVO
2.2.3.1. Documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación
2.3. SEGUN SU NATURALEZA
2.3.1. ARCHIVO PUBLICO
2.3.1.1. Documento que pertenece a las entidades del Estado
2.3.2. ARCHIVO PRIBADO DE INTERES PUBLICO
2.3.2.1. Documentos que por su valor son de interés público
2.3.3. ARCHIVO PRIVADO
2.3.3.1. Documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas
2.4. SEGUN SU CICLO VITAL
2.4.1. ARCHIVO DE GESTION
2.4.1.1. Documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización
2.4.2. ARCHIVO CENTRAL
2.4.2.1. Su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia
2.4.3. ARCHIVO HISTORICO
2.4.3.1. Documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente
3. CUALIDADES DEL ARCHIVISTAS
3.1. Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista, se resume en los siguientes aspectos
3.1.1. ORDEN
3.1.1.1. Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos
3.1.2. RESPONSABILIDAD
3.1.2.1. Es una tarea de dedicación y actualización.
3.1.3. PRONTITUD
3.1.3.1. Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente disponibilidad inmediata de archivos
3.1.4. CORDIALIDAD
3.1.4.1. Debe generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos
3.1.5. SIGILO PROFECIONAL
3.1.5.1. Deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta requiere.
3.1.6. CONCENTRACION
3.1.6.1. La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.
4. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
4.1. Según de su jurisdicción de competencias
4.1.1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
4.1.1.1. Archivo general del departamento
4.1.1.2. Archivo general del municipio
4.1.1.3. Archivo general del distrito
4.1.2. TERRITORIALIDAD
4.1.2.1. Archivos de entidades del orden nacional
4.1.2.2. Archivos de entidades del orden departamental.
4.1.2.3. Archivos de entidades del orden distrital
4.1.2.4. Archivos de entidades del orden distrital
4.1.2.5. Archivos de entidades del orden municipal.
4.1.2.6. Archivos de entidades del orden local
4.1.2.7. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley
4.1.2.8. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley
4.1.3. ORGANIZACION DEL ESTADO
4.1.3.1. Archivos de la rama ejecutiva
4.1.3.2. Archivos de la rama legislativa
4.1.3.3. Archivos de la rama judicial.
4.1.3.4. Archivos de los organismos de orden de control
4.1.3.5. Archivos de los organismos autónomos.
5. ELEMENTOS DE ARCHIVO
5.1. ARCHIVADORES
5.1.1. Archivador vertical
5.1.2. Archivador horizontal
5.1.3. Folderama
5.1.4. Archivador giratorio
5.1.5. Archivador mecánico
5.1.6. Archivador electrónico
5.1.7. Estantes
5.1.8. Archivador rodante
5.1.9. Planoteca
5.1.10. Biblioteca
5.1.10.1. Fototeca
5.1.10.2. Mapoteca
5.1.10.3. Hemeroteca
5.1.11. Sello Fechador
5.1.12. Gancho Seco o en relieve
5.1.13. Reloj Radicador
5.1.14. Gancho legajador plástico
5.1.15. Legajos
5.1.16. Cajas de Archivo
5.1.17. Papelería
5.2. INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LOS ARCHIVOS
5.2.1. Termómetro
5.2.2. Higroscopio o Higrómetro
6. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
6.1. Son características de los documentos que componen un archivo
6.1.1. ECONOMICO
6.1.1.1. Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.
6.1.2. SIMPLES
6.1.2.1. Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
6.1.3. FUNCIONALES
6.1.3.1. Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
6.1.4. EXACTOS
6.1.4.1. La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
6.1.5. TECNICOS
6.1.5.1. Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.