1. Alistamiento
1.1. Levantar y digitar en la base de datos el registro de inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos, de acuerdo a cada serie documental.
1.2. Retirar los documentos que no pertenezcan al expediente, estos documentos deben estar debidamente identificados, referenciado y relacionado.
1.2.1. Quitar dobleces y materiales que no hacen parte de la documentación.
1.2.2. Hacer descontaminación biológica puntual de los expedientes con contaminación biológica activa.
1.2.2.1. Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los 10 cm de largo.
1.2.2.2. Para casos mas graves se fotocopiará utilizando el escáner de cama plana para no crear mas daños.
1.2.2.2.1. Se aceptará la utilización de cinta mágica para los primeros auxilios, por la cara posterior del documento.
1.2.3. Eliminar material metálico.
1.3. Verificar la exactitud de la foliación del expediente y volver a foliar cuando se presenten inconsistencias.
2. Captura
2.1. Usar escáner automático para la captura digital.
2.2. Escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto y/o impresos sobre papeles de colores.
2.2.1. Color cuando la documentación posea información relevante que se encuentre en colores.
2.2.2. En caso de digitalizarse documentación con características heterogéneas, se puede utilizar la profundidad de acuerdo con el tipo de documento.
3. Tiempo de ejecución
3.1. La entidad compradora debe definir el tiempo de ejecución esperado para el servicio de digitalización.
4. Técnicas de escaneo (Opcionales)
4.1. Aplicar OCR para llevar a base de datos o para generar capa de texto del documento.
4.2. Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube de puntos, código QR, etc) e incorporar la información como metadato.
5. Mecanismos tecnológicos de valor probatorio
5.1. (opcional solo en caso de requerir Digitalización Certificada)
5.1.1. Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.
5.1.2. Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.
5.1.3. Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura, correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.
6. Metadatos
6.1. Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.
6.1.1. Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative.
6.2. Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.
7. Identificación
7.1. El proveedor debe realizar la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental.
8. Control de Calidad
8.1. El proveedor debe realizar el control de calidad al 100% de las imágenes.
8.2. Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del 100%.
8.2.1. El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad.
8.2.2. La integridad de los detalles.
8.2.2.1. No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la legibilidad.
8.2.2.1.1. No presentar imagen incompleta (es decir, falta de información en los bordes del área de la imagen).
8.2.2.1.2. La orientación de la imagen digital debe ser en forma de lectura humana.
8.2.2.1.3. La densidad de las áreas negras debe ser sólida.
8.2.3. Exactitud dimensional comparada con el documento papel