ADMINISTRACION DOCUMENTAL

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL por Mind Map: ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. los archivos son importantes para las entidades, los documentos que los comforman son impredecibles para la toma de decisiones (sirve de testimonio para tramites )

2. HISTORIA Y EVOLUCION

2.1. Se remonta al origen de la escritura suceso que liga desde el principio de la humanidad con la comunicación y surgimiento de instituciones.

2.2. egipcios, china y india : reflejeron templos de clérigo dirigidas a la doctrina

2.3. egipcios, china y india : reflejeron templos de clérigo dirigidas a la doctrina

2.4. el reconocimiento que se hace a napoleón es por que el pretendió unificar los archivos en países europeos

3. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

3.1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

3.1.1. TERRITOTIALIDAD

3.1.1.1. archivos de entidades del orden nacional, departamental, distrital, municipal,local.

3.1.2. ORGANIZACION DEL ESTADO

3.1.2.1. archivos de rama ejecutiva, legislativa, judicial, orden de control, organismos autónomos

4. ELEMENTOS DEL ARCHIVO

4.1. ARCHIVADORES

4.1.1. VERTICAL

4.1.1.1. esta cerca del escritorio (cinco gavetas)

4.1.2. HORIZONTAL

4.1.2.1. carpetas colgantes se clasifican de forma horizontal (mantiene cerrado)

4.1.3. FOLDERAMA

4.1.3.1. conserva documentos en carpetas con guia lateral

4.1.4. GIRATORIO

4.1.4.1. esta constituido por hileras laterales

4.1.5. MECANICO

4.1.5.1. se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo ala clasificación de la organización

4.1.6. ELECTRONICO

4.1.6.1. es de tipo ofimática,recopila información de manera ordenada utilizando dispositivos ópticos

4.1.7. ESTANTES

4.1.7.1. estructura metálica, garantiza conservación de documentos

4.1.8. RODANTE

4.1.8.1. estanteria metaliza agrupada con ruedas implementa un sistema versatil

4.1.9. PLANOTECA

4.1.9.1. almacena planos tiene una estructura en madera

5. IMPORTANCIA

6. CLASES DE ARCHIVO

6.1. SEGUN SU ORGANIZACION

6.1.1. archivo centralizado: una sola dependencia controla la documentación

6.1.2. archivo descentralizado:aquel que lleva cada una de las dependencia de la organización

6.2. SEGUN SU USO

6.2.1. archivoactivo: documentos del año actual (historias laborales, resoluciones, contratos)

6.2.2. Archivo semiactivo: varían su periodo de conservación

6.2.3. Archivo inactivo: tienen durabilidad perpetua en la conservación (acuerdos legales, fiscales, comerciales o históricas

6.3. SEGUN SU NATURALEZA

6.3.1. archivo publico: pertenecen a entidades del estado

6.3.2. archivo privado: tienen un valor histórico, investigativo, científico, o cultural son de interés publico

6.3.3. archivo privado: pertenecen a personas naturales o juridicas

6.4. SEGUN SU CICLO VITAL

6.4.1. archivo de gestión: documentación que se encuentra depositada y esta sujeta a consulta administrativa por toda la organización

6.4.2. archivo central:archivos que su consulta no es tan frecuente pero siguen en vigencia

6.4.3. archivo histórico:documentos que se transfieren desde el archivo central y se conservan permanentemente

7. CUALIDADES DEL ARCHIVO

7.1. economicos

7.1.1. ahorra costos derivados de tiempo y personal

7.2. simples

7.2.1. identifica el contenido de forma sencilla

7.3. exactos

7.3.1. la clasificación es precisa en el momento de archivar

7.4. tecnicos

7.4.1. se registra situación de toma de decisión responsable para no delegar ek personal técnico de archivo

8. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

8.1. ORDEN

8.2. RESPONSABILIDAD

8.3. PRONTITUD

8.4. CORDIALIDAD

8.5. SIGILO PROFESIONAL

8.6. CONCENTRACION