1. Acuerdo 060 del 2001
1.1. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
1.1.1. ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
1.1.2. ARTICULO SEGUNDO: Definiciones
1.1.2.1. • Archivo electrónico • Comunicaciones Oficiales • Correspondencia • Documento electrónico de archivo • Documento Original • Documento Público • Radicación de comunicaciones oficiales • Registro de Comunicaciones oficiales • Serie documental • Tabla de retención documental
1.1.3. ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia
1.1.4. ARTICULO CUARTO: Firmas responsables
1.1.5. ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales
1.1.6. ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos
1.1.7. ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas
1.1.8. ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales
1.1.9. ARTICULO NOVENO : Conservación documental
1.1.10. ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas
1.1.11. ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas
1.1.12. ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax
1.1.13. ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico
1.1.14. ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa
1.1.15. ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público
1.1.16. ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO
2. Ley 594 del 2000
2.1. POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
2.1.1. TITULO I OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
2.1.1.1. Artículo -1. Objeto
2.1.1.2. Artículo 2. Ámbito de aplicación
2.1.1.3. Artículo 3. Definiciones
2.1.1.3.1. • ARCHIVO • ARCHIVO PÚBLICO • ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO • ARCHIVO TOTAL • DOCUMENTO DE ARCHIVO • FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA • GESTIÓN DOCUMENTAL • PATRIMONIO DOCUMENTAL • SOPORTE DOCUMENTAL • TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL • DOCUMENTO ORIGINAL
2.1.1.4. Artículo 4. Principios Generales.
2.1.1.4.1. • Fines de los archivos • Importancia de los archivos. • Institucionalidad e instrumentalidad. • Responsabilidad. • Dirección y coordinación de la función archivística. • Administración y acceso. • Modernización. • Función de los archivos. • Manejo y aprovechamiento de los archivos • Interpretación.
2.1.2. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
2.1.2.1. Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos
2.1.2.2. Artículo 6. De los planes y programas.
2.1.3. TITULO III CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
2.1.3.1. Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.
2.1.3.1.1. • Archivo General de la Nación • Archivo General del Departamento • Archivo General del Municipio • Archivo General del Distrito
2.1.3.2. Artículo 8. Archivos Territoriales.
2.1.3.2.1. • Archivos de Entidades del Orden Nacional • Archivos de Entidades del Orden Departamental • Archivos de Entidades del Orden Distrital • Archivos de Entidades del Orden Metropolitano • Archivos de Entidades del Orden Municipal • Archivos de Entidades de Orden Local • Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. • Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.
2.1.3.3. Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado.
2.1.3.3.1. • Archivos de la Rama Ejecutiva • Archivos de la Rama Legislativa • Archivos de la Rama Judicial • Archivos de los Organismos de Control • Archivos de los Organismos Autónomos
2.1.3.4. Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos.
2.1.4. TITULO IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
2.1.4.1. Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
2.1.4.2. Artículo 12. Responsabilidad.
2.1.4.3. Artículo 13. Instalaciones para los Archivos
2.1.4.4. Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
2.1.4.5. Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos
2.1.4.6. Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas.
2.1.4.7. Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo
2.1.4.8. Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo.
2.1.4.9. Artículo 19. Soporte Documental.
2.1.4.9.1. Requisitos: • Organización archivística de los documentos. • Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
2.1.4.10. Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
2.1.5. TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
2.1.5.1. Artículo 21. Programas de Gestión Documental.
2.1.5.2. Artículo 22. Procesos Archivísticos
2.1.5.3. Artículo 23. Formación de archivos
2.1.5.3.1. • ARCHIVO DE GESTIÓN • ARCHIVO CENTRAL • ARCHIVO HISTÓRICO
2.1.5.4. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención
2.1.5.5. Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros.
2.1.5.6. Artículo 26. Inventario Documental.
2.1.6. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
2.1.6.1. Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos.
2.1.6.2. Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985
2.1.6.3. Artículo 29. Restricciones por razones de conservación.
2.1.7. TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS
2.1.7.1. Artículo 30. Documentos Administrativos
2.1.7.2. Artículo 31. Documentos Históricos.
2.1.7.2.1. • Motivos legales • Procesos técnicos • Exposiciones Culturales
2.1.8. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA
2.1.8.1. Artículo 32. Visitas de Inspección.
2.1.8.2. Artículo 33. Órgano Competente.
2.1.8.3. Artículo 34. Normalización.
2.1.8.4. Artículo 35. Prevención y sanción.
2.1.9. TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS
2.1.9.1. Artículo 36. Archivo Privado.
2.1.9.2. Artículo 37. Asistencia a los archivos privados
2.1.9.3. Artículo 38. Registro de Archivos.
2.1.9.4. Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados.
2.1.9.5. Artículo 40. Régimen de estímulos
2.1.9.6. Artículo 41. Prohibiciones.
2.1.9.7. Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual.
2.1.9.8. Artículo 43. Protocolos Notariales.
2.1.10. TITULO X DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN
2.1.10.1. Artículo 44. Donaciones.
2.1.10.2. Artículo 45. Adquisición y/o expropiación.
2.1.11. TITULO XI CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
2.1.11.1. Artículo 46. Conservación de documentos
2.1.11.2. Artículo 47. Calidad de los soportes.
2.1.11.3. Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.
2.1.11.4. Artículo 49. Reproducción de documentos.
2.1.12. TITULO XII ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN
2.1.12.1. Artículo 50. Estímulos.
2.1.13. TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES
2.1.13.1. Artículo 51. Apoyo de los organismos de control.
2.1.13.2. Artículo 52. Vigencias y Derogatorias.
3. Acuerdo 042 del 2002
3.1. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
3.1.1. ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley 594 de 2000.
3.1.2. ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión
3.1.3. ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas
3.1.4. ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión
3.1.5. ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos
3.1.6. ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos.
3.1.7. ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental
3.1.7.1. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
3.1.7.1.1. 1. ENTIDAD REMITENTE
3.1.7.1.2. 2. ENTIDAD PRODUCTORA.
3.1.7.1.3. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA.
3.1.7.1.4. 4.OFICINA PRODUCTORA
3.1.7.1.5. 5. OBJETO.
3.1.7.1.6. 6. HOJA No.
3.1.7.1.7. 7. REGISTRO DE ENTRADA.
3.1.7.1.8. 8. No. DE ORDEN.
3.1.7.1.9. 9. CODIGO.
3.1.7.1.10. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS.
3.1.7.1.11. 11. FECHAS EXTREMAS.
3.1.7.1.12. 12. UNIDAD DE CONSERVACION.
3.1.7.1.13. 13. NUMERO DE FOLIOS.
3.1.7.1.14. 14. SOPORTE
3.1.7.1.15. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA
3.1.7.1.16. 16. NOTAS.
3.1.7.1.17. 17. ELABORADO POR.
3.1.7.1.18. 18. ENTREGADO POR.
3.1.7.1.19. 19. RECIBIDO POR