1. PGD Programas Específicos
1.1. Establecer un marco metodológico Propósito Objetivos Justificación Alcance Beneficios Lineamientos Metodología Recursos Cronograma Responsables
2. Orientar Entidades
2.1. Tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos
3. Carátula
3.1. Título
3.1.1. corresponde a la designación “Programa de Gestión Documental – PGD” para identificarlo dentro de la entidad.
3.2. Nombre entidad
3.2.1. denominación oficial de la entidad, acorde con el acto administrativo de creación, sigla en caso de que exista y logo que identifique la entidad.
3.3. Fecha aprobación
3.3.1. fecha del acta de la reunión del “Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial”8 en la que se oficializa la adopción del PGD.
3.4. Fecha vigencia
3.4.1. se asignará cuando el PGD establezca actividades que apliquen a un periodo de tiempo concertado para su ejecución. Igualmente en los casos determinados por la entidad para hacer revisiones y actualizaciones, motivadas por razones normativas, cambios administrativos, modificación de procesos, entre otros.
3.5. Instancia de aprobación
3.5.1. es el organismo ase- sor de la entidad competente; Comité Institucio- nal de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial.
3.6. Dependencia
3.6.1. nombre estipulado por la entidad mediante acto administrativo para el área responsable del archivo y la gestión documental.
3.7. Versión del documento
3.7.1. secuencia de actualización aprobada formalmente por la entidad de conformidad con el Sistema de Gestión de la Calidad y que determina el nivel de control del documento (controlado y no controlado).
3.8. Responsable elaboración
3.8.1. líder del área de archivo, secretario general o funcionario ad- ministrativo de igual o superior jerarquía de la en- tidad y Comité Institucional de Desarrollo Admi- nistrativo en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial.
3.9. Fecha publicación
3.9.1. se refiere a la fecha en la cual la entidad hace visible en la página web el Programa de Gestión Documental. Esta fecha no podrá superar los treinta días siguientes de la fecha de aprobación9.
4. Elementos PGD
4.1. Cuerpo y Contenido
4.1.1. Presentación
4.1.1.1. Da a conocer el PGD que en contexto histórico de la gestión de documentos, "fue concebida en los Estado Unidos alrededor de 1950, que es donde se inicia una autentica revolución en la teoría y en la practica archivística, y en donde va encaminada a dar soluciones a los problemas relacionados con el alto uso del papel en la administración publica, y en los riesgos que pueden ocasionarse en cuanto a la perdida de información valiosa y nos dan conocimiento de los lineamientos del presente manual. Teniendo en cuenta las Leyes y Decretos, como es la ley 594 de 2000. Ley General de Archivo y el Decreto 2609 de 2012, en donde determina el concepto del ciclo vital del documento y los beneficios de registrar y evidencias las actuaciones de los servidores públicos y funciones legales constitucionales, administrativas que facilitan la eficacia y la eficiencia.
4.1.2. Introducción
4.1.2.1. Referencia el PGD la misión, objetivos, y metas estratégicas de la entidad y los planes de sistema de Gestion.
4.1.3. Alcance
4.1.3.1. *Define la relacion del PGD con el plan estratégico sectorial, institucional, y el plan institucional de archivo-PINAR y el plan de acción anual. *Formula las metas a corto, mediano y largo plazo que es lo que pretende lograr la entidad con el PGD. *Identifique las areas responsables de establecer los requerimientos del PGD (normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión de cambios. ** Identifique los tipos de información11 existentes en la entidad independientemente del medio y soporte utilizado. ** Identifique los requisitos y estándares aplicables y documente cómo se dará cumplimiento a dichos estándares. *
4.1.4. Público dirigido
4.1.4.1. Identifique los usuarios de la entidad, de forma tal que los procesos y actividades del PGD y el mejoramiento de los trámites y servicios (de infor- mación, interacción y participación) giren en tor- no a la solución de las necesidades del público objetivo. Se podrán realizar estudios que permitan conocer características geográficas, demográfi- cas, intrínsecas y de comportamiento de grupos de usuarios conformados por organizaciones, así como las necesidades de interacción con la enti- dad, un referente es la “Guía de caracterización de usuarios de Gobierno en Línea12”
4.2. Requerimientos para el desarrollo
4.2.1. Normativos
4.2.2. Económicos
4.2.3. Administrativos
4.2.4. Tecnológicos
4.2.5. Gestión del cambio
5. Lineamientos PGD
5.1. Planeación
5.1.1. Conjunto de actividades encaminadas a generar y valorar documentos
5.2. Producción
5.2.1. Estudio de documentos y procesos esperados
5.3. Gestión y tramite
5.3.1. Registro, trámite, distribución y seguimiento de documentos
5.4. Organización
5.4.1. Clasificar, ubicar, ordenar y describir documentos
5.5. Transferencia
5.5.1. Transferir durante todas las fases del documento
5.6. Disposición de documento
5.6.1. Conservación temporal, permanente o eliminación de documento
5.7. Preservación largo plazo
5.7.1. Garantizar preservación en el tiempo
5.8. Valoración
5.8.1. Establecer permanencia en diferentes fases y destino final del documento
6. Fase Implementación PGD
6.1. Fase Elaboración
6.1.1. Finalidad, identificar las condiciones para la implementación, precisar los requisitos y roles
6.2. Fase de Ejecución y Puesta en Marcha
6.2.1. Actividades y estrategias que garanticen el éxito de la implementación del PGD
6.3. Fase de Seguimiento
6.3.1. Monitoreo y análisis permanente del PGD (revisión y evaluación de la gestión documental)
6.4. Fase de Mejora
6.4.1. Mantener los procesos y actividades de la gestión documental (continúa permanente innovación, desarrollo y actualización)
7. Formulación PGD
7.1. Sujetos Obligados
7.1.1. Entidades Públicas
7.1.1.1. Entidades poder público
7.1.1.1.1. Departamental
7.1.1.1.2. Municipal
7.1.1.1.3. Distrital
7.1.2. Entidades Estatales
7.1.2.1. Independientes
7.1.2.2. Autónomas
7.1.2.3. Control
7.1.3. Personas Naturales y Jurídicas
7.1.3.1. Públicas o privadas
7.1.3.1.1. Servicios públicos
7.1.3.2. Autoridad pública
7.1.3.2.1. Desempeño de su función
7.1.4. Política y ciudadanos
7.1.4.1. Partidos o movimientos políticos
7.1.4.2. Grupos de ciudadanos
7.1.5. Entidades Administrativas
7.1.5.1. Parafiscales
7.1.5.2. Recursos Públicos
7.2. PGD
7.2.1. Instrumentos archivístico, formula y documenta a corto, mediano y largo plazo
7.3. Política PGD
7.3.1. Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012
7.3.1.1. Plan Estratégico Plan de Acción Plan Institucional de Archivos (PINAR)
7.4. Beneficios PDG
7.4.1. Reducir Volumen
7.4.2. Administrar información
7.4.3. Apoyar transparencia
7.4.4. Brindar lineamientos para Planeacion, diseño y operación
7.4.5. Aprovechar TIC'S
7.4.6. Cumplir legalidad-reglamentos
7.4.7. Garantizar disponibilidad
7.4.8. Facilitar información al público
7.4.9. Salvaguardar y preservar largo plazo
7.4.10. Contribuir diálogo información
7.5. Prerequisitos Elaboración PGD
7.5.1. Formular Política Gestión documental
7.5.1.1. Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012
7.5.2. Designar responsabilidad -dependencia correspondiente
7.5.2.1. Artículo No. 10 de la Ley 594 de 2000
7.5.3. Profesionales calificados
7.5.3.1. Artículo No. 8 de la Ley 1409 de 2010
7.5.4. Profesionales diferentes disciplinas
7.5.4.1. Armonizar el PGD
7.5.5. Diagnóstico integral
7.5.5.1. Permita identificar y evaluar los aspectos críticos
7.5.6. Conformar instancia acesora
7.5.6.1. Desarrollo de funciones y procesos
7.5.7. Establecer metodología
7.5.7.1. Alcance, objetivos, indicadores, identifique riesgos
7.5.8. Gestión, cambio, uso TIC'S
7.5.8.1. Confianza
7.5.9. Alinear el PGD etapas y principios
7.5.9.1. Decreto 2609 de 2012
7.5.10. Elaborar, aprobar, publicar e implementar instrumentos archivísticos
7.5.10.1. CCD y TRD.
7.6. Actores Elaboración PGD
7.6.1. Alta Dirección
7.6.1.1. Aprobación
7.6.2. Área de Planeacion
7.6.2.1. Articulación
7.6.3. Control Interno
7.6.3.1. Apoyo, garantizar PGD
7.6.4. Gestión de Calidad
7.6.4.1. Integración
7.6.5. Área Talento Humano
7.6.5.1. Formular plan estratégico
7.6.6. Área Tecnología
7.6.6.1. Orientar buen uso TIC'S
7.6.7. Área comunicaciones
7.6.7.1. Ilustración y difusion PGD
7.6.8. Área Gestión Ambiental
7.6.8.1. Contribución al cumplimiento
7.6.9. Oficina Jurídica
7.6.9.1. Orientaciones legales
7.7. Elaboración-Publicación PGD
7.7.1. Áreas de planeación, tec- nologías, gestión de calidad y control interno
7.7.2. Diseñar PGD; metodología formulación de proyectos
7.7.3. Presentar PGD (aprobación) Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (entidades del orden nacional) Comité Interno de Archivo (entidades del orden territorial)
7.7.4. Estructura Decreto 2609 de 2012
7.7.5. Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberán adoptar el PGD