1. CARTAS
1.1. QUE ES
1.1.1. son documentos elaborados en tamaño carta para informar o persuadir a su destinario
1.2. UTILIZACIÓN
1.2.1. Informar sobre un hecho en forma breve
1.2.2. Regular o a clarar una situación
1.3. PARTES
1.3.1. codigo
1.3.2. lugar de origen y fecha de elaboracion
1.3.3. Destinatario y remitente
1.3.4. asunto
1.3.5. texto
1.3.6. denominación o titulo académico
1.3.7. cargo
1.3.8. organización
1.3.9. saludo
2. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
2.1. Que son
2.1.1. Certificados
2.1.1.1. El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho
2.1.2. Constancias
2.1.2.1. La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
2.2. Características de redacción y presentación
2.2.1. redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
2.2.2. emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
2.2.3. utilizar los formatos establecidos en cada organización
2.2.4. distribuir el texto de acuerdo con su extensión
2.3. PARTES
2.3.1. Lugar de origen y fecha de elaboración
2.3.2. Código
2.3.3. Cargo
2.3.4. Identificación del documento
2.3.5. Remitente y firmas responsables
2.3.6. Texto
3. Hoja de vida corporativa
3.1. Que es
3.1.1. Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona
3.2. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
3.2.1. Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere necesarios y relevantes
3.3. PARTES
3.3.1. Identificación del documento
3.3.2. Nombre
3.3.3. Datos básicos
3.3.4. Información laboral
3.3.5. Información académica
3.3.6. Experiencia laboral
3.3.7. Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios
4. Mensajes electrónicos
4.1. Que es
4.1.1. El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet.
4.2. Características de la redacción y la presentación
4.2.1. Tratar un solo tema por comunicación;
4.2.2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
4.2.3. Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural
4.3. PARTES
4.3.1. Encabezamiento
4.3.2. Cuerpo del texto
4.3.3. Recomendaciones
4.3.3.1. Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.
4.3.3.2. Se recomienda no participar en cadenas de mensajes
4.3.3.3. Se debería tener cuidado con los archivos adjuntos
5. INFORMES
5.1. UTILIZACIÓN
5.1.1. impugnar o corregir una situación
5.1.2. regular o aclarar una situacion
5.2. CLASES
5.2.1. encabezamiento
5.2.2. razon social
5.2.3. dependencia
5.2.4. codigo
5.2.5. titulo
5.3. QUE ES
5.3.1. documento escrito que da a conocer el estado o cualquier actividad
6. CIRCULARES
6.1. UTILIZACIÓN
6.1.1. informar sobre un hecho
6.2. QUE ES
6.2.1. comunicaciones escritas de interés común publicas
6.3. PARTES
6.3.1. Encabezado y destinatarios
6.3.2. resumen ejecutivo
6.3.3. objetivo
6.3.4. dependencia
6.3.5. concluciones
6.3.6. temas o numerales
7. MEMORANDOS
7.1. UTILIZACIÓN
7.1.1. hacer requerimientos
7.1.2. impugnar o corregir una situación
7.2. QUE ES
7.2.1. Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información
7.3. PARTES
7.3.1. Encabezado
7.3.2. Destinatario y remitente
7.3.3. Código y Fecha
7.3.4. Destinatario y remitente
7.3.5. Asunto
7.3.6. Texto
7.3.7. Despedida, Remitente y firmas responsables
8. ACTAS
8.1. UTILIZACIÓN
8.1.1. registro de todo lo acontecido en una Reunión o en situación
8.2. QUE ES
8.2.1. expresan lo tratado en una Reunión y cogen valor administrativo.
8.3. CLASES
8.3.1. comite
8.3.2. concejos
8.3.3. asambleas
8.3.4. reuniones administrativas
8.3.5. eliminación de documentos
8.3.6. entrega de elementos, servicios o información
9. Sobres comerciales
9.1. Que es
9.1.1. El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
9.2. Características de la presentación
9.3. Clases de sobres
9.3.1. sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla;
9.3.2. sobre carta con ventanilla o sin ventanilla
9.3.3. sobre para tarjeta, y sobre de manila
9.4. Utilización
9.4.1. Proteger el documento y la información
9.5. Modelos
9.5.1. 1
9.5.1.1. Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina
9.5.2. 2
9.5.2.1. Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos
9.6. Zonas
9.6.1. 1
9.6.1.1. Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT de la entidad que remite
9.6.2. 2
9.6.2.1. Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y otras menciones obligatorias, según disposiciones legales
9.6.3. 3
9.6.3.1. Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.
10. Tarjetas protocolarios
10.1. Que es
10.1.1. Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios
10.2. Características de la redacción y la presentación
10.2.1. La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan
10.2.2. Tarjetas de presentación
10.2.2.1. Buscan facilitar, a quien las recibe, tener la información para contactar al directivo o funcionario requerido.
10.2.3. a) logotipo de la organización (adaptado al tamaño de la tarjeta); b) razón social completa con el acrónimo o sigla que lo representa; c) nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la organización que va a utilizar la tarjeta; d) cargo que desempeña, y e) dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y país