1. PROCEDIMIENTO AL RECIBIR (Dayanna Duran)
1.1. Apertura de sobres
1.1.1. Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de frente.
1.1.1.1. luego se comparan los siguientes criterios
1.1.1.1.1. La fecha impresa en el documento
1.1.1.1.2. La firma manuscrita del remitente
1.1.1.1.3. La dirección del remitente
1.1.1.1.4. La inclusión de anexos u otro documento
1.2. Radicación
1.2.1. Se hace con el sello radicado de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento
1.2.1.1. los datos que contiene el sello son
1.2.1.1.1. No. De Orden: Se imprime con un numerador.
1.2.1.1.2. Fecha de Recibido: La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente
1.2.1.1.3. Pase a: Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.
2. CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS DESPACHO DE DOCUMENTOS (Zharik Tatiana Martínez)
2.1. Las oficinas encargadas de lo mencionado reciben y despachan documentos. Las fechas y direcciones la generan dichas empresas encargadas de estipular sus propias normas. Como por ejemplo cantidad de copias, firmas, horario de despacho, tipos de sobres etc.
2.2. También devuelven la correspondencia cuando presentan errores, borrones o inconformidades entre otros, son devueltos a su oficina donde se recogieron
2.2.1. LEGISLACIÓN VIGENTE
2.2.1.1. Tiene que cumplir con dichos códigos o legislaciones al pie de la letra para funcionar ante el público cómo
2.2.1.1.1. Ley 594 de 2000
2.2.1.1.2. Ley 527 de 1999
2.2.1.1.3. Decreto Nacional 2609 de 2012
2.2.1.1.4. Acuerdo 004 de 2013
2.2.1.1.5. Acuerdo 060 de 2001
2.3. Recopilan números cronológicos y las reseñas confirman y entregan para descargar la hoja de registro también encargan de realizar archivos físicos para llevar el control de la empresa.
3. CONTROL MESAJERIA (Mariana Torres)
3.1. Recibo y control de documentos
3.2. Debe llevarse un control de mensajería según formato establecido por la empresa
3.3. Servicio que brindan compañías dedicadas a la entrega de paquetes y correspondencia
3.3.1. Recomendaciones
3.3.1.1. Acción y la consecuencia de recomendar (sugerir algo, brindar un consejo)
3.3.1.2. También se utiliza con referencia a los cumplidos
3.3.1.3. Constituyen un apartado muy importante en los procesos de selección personal
3.3.2. Registro
3.3.2.1. Sentido similar se refiere a el listado del documento
3.3.2.2. Conjunto de datos que pertenecen a una misma tabla, se ubica en diferentes columnas
3.3.2.3. Serie de funciones que toda base de batos debe proveer
3.3.2.4. Pueden ser ingresados como campo a campo o de una vez
3.4. Una persona puede enviar un objeto, un documento etc, a otros individuos
4. RECIBO DE DOCUMENTOS (Maia Bravo)
4.1. Registro De Correspondencia Recibida
4.1.1. Es el
4.1.2. Control o disposición de ciertos documentos
4.1.2.1. Esto permite
4.1.2.2. Comprobar el recibo y su tramitación
4.1.2.2.1. Es preciso que
4.1.2.2.2. Este proceso lo haga una sola persona u oficina y se establezcan normas o procedimientos