1. Establece
1.1. Pautas para la Administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas
2. Algunos conceptos claves que nos ayudan a entender el acuerdo son:
2.1. Serie documental
2.1.1. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
2.2. Comunicación Oficial
2.2.1. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado
2.3. Radicación de comunicaciones oficiales
2.3.1. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
2.3.1.1. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
2.4. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales
2.4.1. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos
2.4.1.1. Cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.
2.4.1.2. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
2.5. Registro de Comunicaciones oficiales
2.5.1. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
2.5.1.1. Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
2.5.1.2. competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite
2.5.1.3. Anexos y tiempo de respuesta, entre otros.
2.6. Comunicaciones internas
2.6.1. Según este acuerdo las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
2.7. Comunicaciones oficiales recibidas
2.7.1. Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
2.8. Comunicaciones oficiales enviadas
2.8.1. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.
2.8.1.1. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
2.8.2. Comunicaciones oficiales vía fax
2.8.3. Comunicaciones oficiales por correo electrónico
2.9. Control de comunicaciones oficiales
2.9.1. Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.