1. Si el país al que se dirige el producto a exportar ha firmado cualquier tipo de acuerdo internacional con Colombia, en donde se ha negociado gravamen preferencial en destino, para gozar de las preferencias acordadas debe ir acompañado de una certificación de origen previo al embarque, donde se demuestre que el producto cumple con los requisitos de origen negociados. La autocertificación es la prueba de origen sin intervención de la DIAN que certifica directamente el productor, exportador en Colombia o por el importador en el país de destino. Recuerde que quien firma responde por la veracidad de la información suministrada. Con la Unión Europea se admite la certificación de origen en factura, nota de entrega o cualquier otro documento que describa los productos en detalle para hacer posible su identificación cuando el valor de la factura no supere EUR6.000 o USD8.500.
2. Envió de la cotización, aceptación y establecimiento del medio de pago.
2.1. Para realizar el envió de una cotización se debe tener en cuenta la manera de la negociación, estando de acuerdo con el importador. Es recomendable tener en cuenta los términos Incoterms 2020 para así poder saber cuales son las obligaciones con la mercancía. Por ejemplo, si tiene que negociar el transporte y el seguro, o su obligación finaliza cuando entrega la mercancía a la puerta de la fábrica o carga el transporte internacional, por favor negocie el método de pago, carta de crédito, etc. Según el método de envío, considere los Incoterms: Transporte multimodal o marítimo.
3. Remisión de la factura y confirmación de la carta de crédito, si es el caso: Exportador y banco
3.1. La factura debe estar en inglés y español y contener la siguiente información: Nombre, dirección y otros datos identificativos del exportador, nombre, dirección, número de teléfono, etc. del importador, descripción detallada del producto, condiciones de entrega del producto, título arancelario, origen del producto, modo de transporte, unidad de valor y monto total de el producto y las formas y condiciones de pago.
4. Contratación del transporte y seguro: exportador o importador según el término de negociación acordado
4.1. Este seguro está asegurado por el exportador o importador de acuerdo con los términos pactados (Incoterms). Si negocia bajo los términos que el vendedor está obligado a obtener un seguro que sea beneficioso para el comprador, incluso si el riesgo le ha pasado antes del inicio del transporte. En todos los demás casos, las propias partes deben decidir si necesitan un seguro y en qué medida.
5. Tramité de requisitos, permisos o autorizaciones ante la VUCE
5.1. De acuerdo al artículo 160 del Decreto No. 12 de 2012, debe registrarse en la VUCE en cualquier entidad certificada por ONAC, y debe tener una firma digital (diferente a la firma electrónica de la DIAN). Después de tener una firma digital, ingrese a VUCE, complete los datos requeridos en FUCE y luego siga los procedimientos de exportación. En la VUCE están vinculadas 21 entidades nacionales que garantizan el cumplimiento de los requisitos de los productos de exportación; por ejemplo, Invima e ICA, autoridades ambientales, Ingeominas, y todo lo relacionado con los cupos de exportación de productos establecidos por convenios internacionales suscritos con Colombia.
6. Solicitud de la expedición del certificado de origen: Exportador, DIAN
7. Presentación de la solicitud de autorización de embarque
7.1. La solicitud de petición de embarque deberá realizarse como embarque único con datos definitivos o temporales o se podrá efectuar de manera global con embarques fraccionados y con datos definitivos o provisionales, el declarante deberá suministrar la información pertinente a la aduana y a la DIAN. Además el declarante debe conservar por 5 años desde la fecha de presentación y aceptación de la SAE, el original de los siguientes documentos: Documento que acredite la operación que dio lugar a la exportación, Certificación de marcación física o electrónica expedida por el Sunir, para bienes sujetos al pago del impuesto al consumo, mandato, cuando actúe como declarante una agencia de aduanas o un apoderado, vistos buenos o autorizaciones y demás documentos que sean utilizados para la SAE.
8. Ingreso de mercancías a zona primaria aduanera
8.1. La solicitud de autorización de embarque solo tiene 1 mes de vigencia contando desde el día de aprobación, ya cuando esté se vence debe transmitirse una nueva solicitud para poder realizar la exportación Solo la DIAN, mediante resolución podrá autorizar el ingreso de mercancías sin esta solicitud. Cuando la mercancía ingresa al embarque o zona franca:
8.1.1. 1. El puerto, transportador o usuario informa a la DIAN llegada de mercancía.
8.1.2. 2. Una vez dentro de la zona franca, se autoriza embarque o inspección aduanera documental.
8.1.3. 3. La zona primaria aduanera cambia según la vía de exportación: Si es vía aérea, la declara el transportador según necesidad. Si es vía terrestre, puerto o muelle por donde se embarca mercancía. Y si es vía marítima, es el puerto o muelle por donde se embarca mercancía.
8.1.4. Si el medio de transporte no está disponible para el cargue inmediato una vez esté en Zona Primaria Aduanera... La autoridad aduanera ordenará el ingreso de dicha mercancía a un depósito habilitado por el término máximo de la vigencia de la autorización de embarque, si dentro de dicho término no se produce el embarque y salida de la mercancía del territorio aduanero nacional o a zona franca perderá vigencia la autorización de embarque.
9. Embarque de la mercancía
9.1. En el momento que la DIAN autoriza la mercancía, esta podrá ser cargada por medio de transporte y el transportador tiene máximo 24 horas para enviar a través de los servicios electrónicos de la DIAN el manifiesto de carga, que relaciona las mercancías según los embarques autorizados por autoridad aduanera.
10. Firma y presentación de la declaración de exportación (DEX).
10.1. Una vez cumplidos todos los pasos anteriores, se presenta la declaración de exportación pertinente, ´por medio e los servicios electrónicos de la DIAN. Por medio de la pagina de la DIAN se puede descargar el formulario.
11. Reintegro del pago de exportación y diligenciamiento de la declaración de cambio
11.1. Dentro de los seis meses de haber recibido el pago de la exportación, incluso si recibió pagos en efectivo o anticipado de exportaciones futuras, debe presentar la declaración de cambio ante un intermediario del mercado cambiario, así como las divisas adquiridas por concepto de garantías otorgadas en desarrollo de sus exportaciones. Si la operación se canaliza a través de cuenta de compensación, el formulario Nº 10 hará las veces de declaración de cambio.
11.1.1. En la declaración de cambio por exportaciones de bienes usted debe indicar: NIT del intermediario, número de máximo 5 dígitos asignado por intermediario cambiario, identificación del exportador, solo un tipo de operación, valor moneda, descripción de la operación, fecha, tipo de cambio a USD y código que identifica ingreso de divisas.
11.1.2. Si es modificación o cambio se adiciona: Objeto de cambio, fecha de solicitación, identificación declaración anterior y código de la moneda de reintegro. Teniendo en cuenta que, todos los documentos que hacen parte de la exportación debe conservarlos por un tiempo mínimo de 5 años para cuando las autoridades de control los soliciten