1. DOCUMENTOS CONTABLES
1.1. Factura cambiaria de compra y venta
1.1.1. Requerimientos para factura
1.1.1.1. 1. Estar denominada expresamente como factura de venta
1.1.1.2. 2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
1.1.1.3. 3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado
1.1.1.4. 4. Llevar número de factura
1.1.1.5. 5. Fecha de compra
1.1.1.6. 6. Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados
1.1.1.7. 7. Valor total de la compra o venta
1.1.1.8. 8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
1.1.1.9. 9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
1.2. Factura electrónica
1.2.1. De acuerdo al estatuto tributario. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente
1.2.1.1. Obligados a facturar electrónicamente
1.2.1.2. Adquiriente
1.2.1.3. Proveedor tecnológico
1.2.1.4. Catálogo de participantes
1.2.1.5. Código único de facturación
1.3. Factura equivalente
1.3.1. Sirve como documento soporte, normalmente lo usan quienes no están obligados a facturar.
1.4. Comprobante de egreso
1.4.1. También conocido como orden de pago, respalda desembolsos en efectivo
1.4.1.1. Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada
1.5. Comprobante de ingreso
1.5.1. representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos
1.6. Comprobante de venta con tarjetas de crédito
1.6.1. Transacción realizada con tarjeta, cuando se realiza la transacción se debe guardar copia de la transacción y anexar a la venta, como soporte
1.7. Nómina
1.7.1. la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos
1.8. Planilla Integrada de liquidación de aportes
1.8.1. Registra las diferentes novedades por conceptos de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades, las cuales modifican la base para calcular las deducciones en la nómina de las empresas
1.9. Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA
1.9.1. Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos
1.9.1.1. Impuesto al Valor Agregado (IVA)
1.9.1.2. Retención en la Fuente
1.9.1.3. Impuesto de Renta y Complementario
1.9.1.4. Impuesto de Industria y Comercio
1.10. Recibo de transferencia de fondos electrónicos y pago interbancario
1.10.1. Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. por medio de transferencias bancarias
1.11. Extractos bancarios
1.11.1. Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes
1.12. Consignaciones bancarias
1.12.1. Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte
1.13. Recibos de caja menor
1.13.1. soporte para pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna
1.14. Notas débito y notas crédito
1.14.1. Débito: documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones
1.14.2. Crédito: para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente
1.15. Notas de contabilidad
1.15.1. También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.
1.16. Comprobante de contabilidad
1.16.1. Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial
2. DOCUMENTOS NO CONTABLES
2.1. Son documentos informativos
2.1.1. Remisión
2.1.1.1. documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado
2.1.1.1.1. Membrete: logo, nombre de la empresa.
2.1.1.1.2. Descripción del producto.
2.1.1.1.3. Cantidad.
2.1.1.1.4. Referencias del producto.
2.1.1.1.5. Fecha de entrega.
2.1.1.1.6. Número de pedido.
2.1.1.1.7. Transportador.
2.1.2. Cotización
2.1.2.1. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
2.1.2.1.1. Membrete: logo, nombre de la empresa.
2.1.2.1.2. Precio del producto o servicio.
2.1.2.1.3. Descripción del producto o servicio.
2.1.2.1.4. Referencias del producto.
2.1.2.1.5. Fecha de entrega.
2.1.2.1.6. Forma de pago.
2.1.2.1.7. Tiempo de validez de la cotización.
2.1.2.1.8. Nombre de la persona que solicita la cotización.
2.1.2.1.9. Nombre del asesor.
2.1.3. Pedido
2.1.3.1. Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto
2.1.3.1.1. Membrete: logo, nombre de la empresa.
2.1.3.1.2. Precio unitario del producto que se va a comprar.
2.1.3.1.3. Descripción del producto.
2.1.3.1.4. Cantidad.
2.1.3.1.5. Referencias del producto.
2.1.3.1.6. Fecha de entrega.
2.1.3.1.7. Forma de pago.
2.1.3.1.8. Observaciones
2.1.3.1.9. Firmas