1. La implementación de un buen gobierno se ejecutaría desde el carácter de formalización al plantear auditorías y certificaciones en la gestión documental de las entidades públicas y entidades privadas que funjan acciones públicas, dado que esta -la formalización- da paso al proceso de normalización del ejercicio archivista que responde a una aspiración individual y colectiva y que supone un alcance internacional debido al desarrollo e implementación de las normas, de manera que, estas - las normas y su certificación- prevén potencial extraordinario, valor notable y valor estratégico en las políticas de accesibilidad, transparencia, buen gobierno y rendición de cuentas, contribuyendo así, a la eficacia, eficiencia y productividad de los procesos documentales.
2. ISO 30301:
2.1. CARACTERÍSTICAS SIGNIFICATIVAS: -La definición del contexto externo e interno de la organización. -Las figuras del Representante específico de la dirección y del Representante de gestión documental a nivel operativo. -Identificación, análisis y tratamiento de riesgos y oportunidades. -Diseño de los procesos de gestión documental. -Implementación de las aplicaciones de gestión documental. -Anexo A (normativo), relativo a los procesos y controles de gestión documental que deben implantarse.
2.1.1. NORMAS ISO ASOCIADAS
2.1.1.1. ISO 15489
2.1.1.1.1. Tiene como objetivo homogeneizar las políticas de implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y formato, tanto en organizaciones públicas como privadas. Esta norma consta de dos partes, la parte 1 versa sobre las generalidades y la parte 2 sobre las directrices. Ha sido traducida al español por el SC1 Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones.
2.1.1.2. ISO 30300
2.1.1.2.1. La norma ISO 30300 tiene como propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados. Esta norma ha sido revisada por ISO 30300: 2020.
2.1.1.3. ISO 19005
2.1.1.3.1. Tiene el objetivo principal de definir un formato de archivo basado en PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de forma que se conserven a largo plazo, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos.
2.1.1.4. ISO 14721
2.1.1.4.1. El objetivo de esta norma es establecer un sistema para archivar información, tanto digitalizada como física, con un esquema organizacional compuesto por personas que acepten la responsabilidad de preservar la información y ponerla a disposición de una comunidad designada.
2.1.2. NORMATIVA TÉCNICA COLOMBIANA ASOCIADA
2.1.2.1. NTC 4095
2.1.2.1.1. Norma general para la descripción archivística
2.1.2.2. NTC 6052
2.1.2.2.1. Norma sobre registros de autoridades de archivos relativos a instituciones, personas y familias
2.1.2.3. NTC 15409
2.1.2.3.1. Información y documentos - Gestión de documentos
2.1.2.4. NTC 6165
2.1.2.4.1. Norma para descripción de instituciones con fondos de archivos
2.1.2.5. NTC 27001
2.1.2.5.1. Técnicas de seguridad, sistemas de Gestión de seguridad de la información.
2.2. NORMATIVA DE GD
2.2.1. ISAD G 2000
2.2.1.1. Norma internacional General de Descripción archivística
2.2.2. ISAAR CPF
2.2.2.1. Norma internacional sobre los regustros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familia,
2.2.3. ISDIAH
2.2.3.1. Norma internacional para describir instituciones con fodos de archivo
3. LEYES A IMPLEMENTAR RELACIONADAS CON NORMATIVA COLOMBIANA
3.1. LEY 1712 DE 2014
3.1.1. Consagró el Derecho de Acceso a la Información Pública como un derecho fundamental que tienen todas las personas para conocer de la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados, consiste en la posibilidad real que tiene toda persona para conocer acerca de la existencia y poder acceder a la información pública que tengan en posesión o bajo control los sujetos obligados.
3.2. LEY 2106 DE 2019
3.2.1. Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública.
3.3. LEY 1581 DE 2012
3.3.1. Prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. ... Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
3.4. LEY 594 del 2000
3.4.1. Establece las reglas y principios que regulan la función archivistas del estado. Función archivística: Actividades que hacen referencia a la labor a realizar en el tema de archivo, en donde se elabora el documento hasta su eliminación o conservación permanente.
3.5. DECRETO 1499 del 11 de septiembre de 2017
3.5.1. Reglamenta el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Estado.
4. CUMPLIMIENTO DE:
4.1. LEY 1712 DEL 2012
4.1.1. LEY DE TRANSPARENCIA
4.1.1.1. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
4.2. LEY 1581 DEL 2012
4.2.1. LEY DE HABEAS DATA
4.2.1.1. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.