SOBRE DOCUMENTOS CONTABLES, COMERCIALES Y TÍTULOS VALORES.por Adriana Zocadagui
1. Los libros de contabilidad deben respetar los principios básicos de contabilidad. Ser diligenciados y presentados en el momento que las autoridades de inspección los soliciten, so pena de sanciones por no llevar libros de contabilidad.
2. Artículo 53: De las operaciones mercantiles. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación
3. Artículo 57 en los libros de comercio se prohíbe: 1.Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto (etc)
4. Libro diario Es un medio de prueba para las autoridades, registra el día a día las operaciones comerciales
5. Libro mayor y balances Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo
6. Libro de actas de asamblea: Artículo189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto.
6.1. Artículo 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario
7. 10. Recibo de transferencia de fondos electrónicos.
8. 2. Factura electrónica.
9. Documentos contables Son los documentos que soportan una transacción comercial, entre ellos se encuentran (Angulo, 2018):
10. 3.Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta.
11. La forma en que se ordena uno o varios documentos es un proceso de disposición física. En un sentido estricto, es ordenar la documentación eligiendo qué documentos van primero y qué documentos van después. De esta forma, se organiza la gestión administrativa y la documental.
12. 1.Factura cambiaría de compra y venta.
13. 4.Comprobante de egreso o comprobante de pago.
14. 5. Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
15. 6. Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
16. 7. Nómina.
17. 8. Planilla Integrada de liquidación de aportes.
18. 9. Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA.
19. 11. Recibo de pago interbancario.
20. 12. Comprobante de pago con tarjeta crédito.
21. 13. Extractos bancarios.
22. 14. Consignaciones bancarias.
23. 15. Recibos de caja menor.
24. 16. Notas débito y notas crédito.
25. 17. Notas de contabilidad.
26. 18. Comprobante de contabilidad.
27. Libros de Consejo de administración o Junta directiva En este libro se registra la información básica de la empresa, se incluyen todas las decisiones en las actas, como acuerdos a los que llegan los dueños de una empresa.
28. Sistema de gestión documental emitido por el ente regulador El Estado colombiano busca, mediante la Resolución 8934 de febrero de 2014, implementar el sistema de gestión documental, con el objetivo de mantener organizados los archivos en el sector privado
29. Documentos no contables Tienen una utilidad previa a la transacción comercial. Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil
30. Son ejemplos de documentos no contables los siguientes:
31. 1. Cotización.
32. 2. Pedido.
33. 3. Remisión.
34. TÍTULOS DE VALOR: Son documentos comerciales regidos por el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano. Ejemplos de títulos valores son:
35. 1. Letra de cambio.
36. 2. El cheque.
37. Las tablas de retención documental son listados con tipos de documentos en donde se establece el tiempo que debe permanecer un documento archivado en las diferentes etapas del ciclo vital de un documento, reconocidos desde tres tipos de archivos: Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico.
38. En las empresas comúnmente se utilizan códigos con ejemplos en números para establecer el orden jerárquico de la empresa: Gerencia. Recursos humanos. Contabilidad. Almacén. Gestión documental.
39. En la clasificación de títulos valores se encuentran:
40. Títulos valores a la orden:
41. Mediante la figura del endoso, se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quién es el que porte el documento, se agrega la expresión “a la orden”. Con la firma del endosante se transfiere responsabilidades al endosatario. Dos ejemplos son: la letra de cambio y el pagaré.
42. Títulos al portador:
43. Donde el reconocimiento se hace a quien ostente el título, un ejemplo son los cheques al portador, poco usados por tema de seguridad, pero vigentes aún.
44. Títulos valores nominativos:
45. Estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona. En el Código de Comercio se determina que la persona que gira, o transfiere el título debe realizar la inscripción
46. Comprobante de egreso o comprobante de pago Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques.
47. Comprobante de venta con tarjeta de crédito Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo
48. Consignaciones bancarias Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación
49. Ley general de archivos
50. En Colombia, la gestión documental se rige bajo varias leyes, normas que orientan a las empresas sobre cómo desarrollar la organización de los archivos. En este sentido, se aprobó la Ley 594 del 2000, conocida como Ley General de Archivos, estableciendo todos los criterios
51. Tabla de retención documental
52. Consecutivo, cronológico por asuntos
53. Declaración de impuestos Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable
54. Tabla de retención documental
55. Para identificar qué dependencia genera la documentación para conservar la información
56. Sistema de gestión electrónica de documentos
57. Cada vez que progresan las tecnologías, se aplican al control documental de la información.
58. Libros contables
59. Los libros de información financiera están conformados por libros auxiliares y principales
60. Artículo 48: Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros
61. Artículo 49: Libros de comercio para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios
62. Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
63. 3. El pagaré.
64. Proveedor tecnológico: es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico
65. Catálogo de Participantes de Factura Electrónica: es el registro electrónico administrado por la DIAN, que provee información de los obligados a facturar
66. Factura cambiaria de compra y venta: Según lo determina el Estatuto Tributario, los requerimientos exigidos para la factura son (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617):
67. A. Estar denominada expresamente como factura de venta.
68. B. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
69. D. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
70. E. Fecha de su expedición.
71. F. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
72. G. Valor total de la operación.
73. H. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
74. C. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
75. I. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
77. PAR. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte, no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
78. PAR 2. ** Adicionado- Para el caso de facturación por máquinas registradoras, será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada
79. Código Único de Factura Electrónica: El código único de factura electrónica para las facturas electrónicas, corresponde a un valor alfanumérico. El Código Único de Factura Electrónica deberá ser incluido como un campo más dentro de la factura electrónica. Este código deberá visualizarse en la representación gráfica de las facturas electrónicas y en los códigos bidimensionales QR definidos para tal fin.
80. Para la figura de facturación electrónica debe considerarse el Estatuto Tributario (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617) y el Decreto 2242 (Sistema Único de Información Normativa, 2020):a factura electrónica: es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen
81. Obligado a facturar electrónicamente: persona natural o jurídica comprendida en el ámbito de este Decreto
82. Adquirente: persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura
83. Factura electrónica
84. A. Comerciantes minoristas, siempre y cuando no excedan los topes de venta. Algunos ejemplos son: los comerciantes de productos del agro
85. B. Personas naturales con vínculos laborales.
86. C. Las empresas de servicio público de transporte urbano de pasajeros.
87. D. Tiquetes de transporte de pasajero de forma aérea
88. Comprobante de ingreso o comprobante de caja Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos.
89. Comprobante de venta con tarjeta de crédito Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo
90. Documento equivalente Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte
91. Nómina Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos.
92. Recibos de caja menor Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna
93. Planilla integrada de liquidación de aportes Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados
94. Extractos bancarios Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes.
95. Recibo de transferencia de fondos y pago interbancario Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes.
