Công việc của vị trí thư ký văn phòng

1. 14. Quàn lý cơ sở vật chất

1.1. quản lý an ninh

1.1.1. vệ sinh phòng ốc

1.1.1.1. chăm sóc cây cảnh, trang trí

2. 10. Sắp xếp lịch, chuẩn bị các cuộc hẹn cho các sếp

2.1. Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác

2.2. tổ chức các cuộc họp

2.3. ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc

3. 12. Quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ, xử lý văn bản

3.1. Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Giám đốc: Lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc khi đi công tác

4. 11. Xử lý thông tin, dữ liệu

5. 13. Quản lý vật tư, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, vật phẩm, quà tặng

6. 15.Quản lý nguồn cung, nhà cung cấp

7. 16.Truyền thông nội bộ, cập nhật thông tin, thiết lập định mức, quy trình v.v...

7.1. Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc

8. 17.Quản lý nhân sự văn phòng

9. 18.Quản lý sổ sách kế toán chi tiêu nhỏ

10. 19.Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập và hoạt động công ty

11. 5.Đánh máy, in ấn/photocopy

12. 3. Tiếp tân-lễ tân

13. 4. Dịch vụ thư ký, ghi biên bản, lập báo cáo

13.1. Chuẩn bị tài liệu

13.1.1. Thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc

14. 6. Lo việc đi lại, vận chuyển cho lãnh đạo, khách và nhân viên.

14.1. Bao gồm quản lý đội xe, tài xế, dịch vụ visa, xuất nhập cảnh

14.1.1. Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa).

15. 7. Quan hệ công chúng/ các cơ quan, báo chí, ngân hàng....

15.1. Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết.

16. 9.Tổ chức hội họp, hội thảo, tổ chức các sự kiện trong công ty.

17. 8. Coi sóc việc giao tế, thiệp quà, thăm viếng vv... trong dịp lễ tết

17.1. Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…)

18. 2.Tiếp nhận, thực hiện các cuộc gọi-giao tiếp với khách qua điện thoại

19. 1.Nhận, gửi và xử lý

19.1. Thư tín

19.1.1. Thư điện tử

19.1.1.1. Công văn đi đến