1. ¿Qué es?
1.1. Es el proceso de elaboración de documentos debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad determinada.
1.1.1. Palabras claves
1.1.1.1. Archivista
1.1.1.1.1. Profesional con la capacidad de conservar y almacenar información y documentación.
1.1.1.2. Archivística
1.1.1.2.1. Estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos.
1.1.1.3. Archivo
1.1.1.3.1. Se puede definir como un contenedor de información que asegura la conservación de datos, información y garantiza la rapidez al localizarlos.
1.1.1.4. Archivología
1.1.1.4.1. Ciencia que se dedica al estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal y funcionamiento de los archivos.
1.1.1.5. Descarte
1.1.1.5.1. Eliminación de documentos cuando ya han perdido su valor o utilidad.
1.1.1.6. Expurgo
1.1.1.6.1. Proceso en el que se seleccionan documentos para retirarlos definitivamente o pasarlos a una zona de almacenamiento.
1.1.1.7. Tabla de retención documental
1.1.1.7.1. Listados de series y sub series con sus tipos de documentos a los que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
1.1.2. ¿Qué relación tiene el expurgo y la selección documental?
1.1.2.1. La relación que existe entre la selección y el expurgo documental es que los dos determinan el destino final de los documentos para su eliminación o conservación.
2. ¿Por qué es importante?
2.1. Es importante porque nos ayuda a tener un registro, evidencia de un proceso o una información organizada.
2.1.1. ¿Por qué es necesaria la información en la administración documental?
2.1.1.1. Brinda lo necesario para responder a un requerimiento, una respuesta que puede servir para conocer el registro de algo.
3. Elementos
3.1. Comprende 4 elementos que son:
3.1.1. Planeación
3.1.1.1. Supone la proyección de lo que puede llegar a ser la propuesta inicial.
3.1.2. Organización
3.1.2.1. Vincula acciones y elementos en un proceso para lograr los objetivos trazados.
3.1.3. Ejecución
3.1.3.1. Busca que los primeros elementos sean llevados a la realidad para visualizar los aciertos o modificaciones a realizar.
3.1.4. Control
3.1.4.1. Verificación que permite ver el desarrollo de acciones que conllevan a obtener resultados en el proceso.
4. Funciones
4.1. Busca que el proceso administrativo sea coordinado.
4.1.1. Las funciones que destacan son:
4.1.1.1. Control
4.1.1.1.1. Es la verificación que se realiza apoyándose en herramientas para la comprobación, ilustración y soportes del contenido de documentos.
4.1.1.2. Mantenimiento
4.1.1.2.1. Se refiere al cuidado y actualización del documento.
4.1.1.3. Almacenamiento de documentos
4.1.1.3.1. Recopila documentos clasificados y organizados de forma específica en un lugar adecuado.
4.1.1.4. Descarte de documentos
4.1.1.4.1. Los documentos obsoletos e inservibles son desalojados de donde estaban archivados.
4.1.1.5. Recuperación de la información
4.1.1.5.1. Es el proceso que se lleva a cabo a partir de exploración de bases de datos. Para que sea efectiva se acude a la búsqueda detallada de información en medios físicos o correos electrónicos, se pueden encontrar 2 resultados: