1. artículo 3
1.1. unidades de correspondencia
1.1.1. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
2. artículo 4
2.1. firma de responsables
2.1.1. Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación.
3. artículo 5
3.1. procedimiento de radicación de documentos oficiales
3.1.1. velaran por la transparencia de la actuación administrativa
3.1.1.1. pagrafo
3.1.1.1.1. En existencia de errores en la radicación y anulación de números, se debe dejar constancia por escrito
4. artículo 7
4.1. comunicaciones internas
4.1.1. las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas
5. artículo 9
5.1. pautas que aseguran la identidad de los documentos
5.1.1. *Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2 *Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles
6. artículo 1
6.1. establecer los lineamientos y procedimiento que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas, cumplir programas de gestión documental para la produccción,recepción,distribución,seguimiento,conservación y consulta de los documentos.
7. artículo 2
7.1. para el cumplimiento se define como:
7.1.1. archivo electrónico, comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo, documento original, documento publico, radicación de comunicaciones oficiales, registro de comunicaciones oficiales, serie documental, tabla de retención documental.
8. artículo 6
8.1. numeración de actos administrativos
8.1.1. debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios
9. artículo 8
9.1. control de comunicaciones oficiales
9.1.1. elaboración de plantillas, formatos y controles manuales o automatizados que permiten certificar la recepción de los documentos.
10. artículo 10
10.1. comunicaciones oficiales recibidas
10.1.1. cuando entra a las instituciones deberán ser:
10.1.1.1. *revisadas, para verificar la competencia. *(los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, la dirección donde se deba enviar la respuesta y asunto correspondiente, si le compete a la entidad se procederá al radicado.