GUIA TECNICA COLOMBIANA 185

1. TRATAMIENTO

1.1. El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial

1.2. Ejemplo: Ejemplo: Señor, Señora, Doctor

2. Saludo

2.1. Se utiliza precedido del titulo: Para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario, para los caballeros, los apellidos.

2.2. Ejemplo: Apreciada Señor Botero García, Respetada Ingeniera Gloria María.

3. Despedida

3.1. Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas breves seguidas de una coma.

3.2. Ejemplo: Sinceramente , agradecemos su gentil colaboración.

4. Cantidades cifras y otras expresiones numéricas

4.1. Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del 10 en adelante, en cifras.

4.2. Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve cada uno.

5. Cifras en documentos legales

5.1. Siempre deben escribirse los números en letras y en cifras. La cifra se debe expresar, primero en números y luego en letras que se escriben entre paréntesis; lo cual debe conservarse a través de todo el documento.

5.2. Ejemplo: $1.500,80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos), 4,50 m (Cuatro metros con cincuenta centímetros)

6. Otras expresiones numéricas" Números telefónicos"

6.1. Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre paréntesis..

6.2. Ejemplo: Teléfono(91) 250 20 39 Celular o móvil312 816 73 80

7. Grados, porcentajes y proporciones

7.1. Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.

7.2. Ejemplo: Para grados: 5o, Para porcentaje:8 %, Para escala1:1000

8. Uso de mayúsculas y minúsculas

8.1. Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y dependencias se escriben con mayúscula inicial.

9. Escritura de fechas, hora y numeros

9.1. Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto

9.2. Ejemplo: 1 de enero de 2009, la reunion del comite 188 sera aa los 8:30 horas.

10. Cantidades en letras

10.1. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras.

10.2. Ejemplo: 16Dieciséis, 17Diecisiete, 18 Dieciocho, 19Diecinueve, 20 Veinte, 21Veintiuno, 22Veintidós.

11. Cifras que representan dinero

11.1. Las unidades de mil se separan con puntos. Los decimales se separan con coma. Se recomienda tener presente la NTC 1000 para la escritura de números.

11.2. Ejemplo: No se deja espacio entre el signo pesos y los números. En el caso de documentos jurídicos, las cifras se escriben en números y luego en letras. 760.400,00, 843,50.

12. Documentos de identificación

12.1. Las series de números de los documentos de identificación se escriben separando las cifras en grupos.

12.2. Ejemplo: Cédula de Ciudadanía C.C. 32.401.285, Cédula de Extranjería C.E. 22.304.544, Registro Único Tributario RUT 32.401.285-1, Número Identificación Tributaria NIT 850.210.636-1, Pasaporte KL 450500 expedido en Bogotá D.C

13. Plegado de los documentos

13.1. En caso de utilizar sobres, serecomienda tener encuenta que el doblez es diferente, según se trate de guardar el documento en sobre rectangular, sobre con ventanilla, sobre tamaños carta u oficio.

13.2. Documentos de un solo folio" Para sobre rectangular"

13.2.1. Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente tres o cuatro centímetros arriba de la mitad del papel, se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo para hacer el último doblez. Se inserta el documento en el sobre, de forma que al extraerlo quede en posición de lectura.

13.2.2. Para sobre con ventanilla: Se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada organización, teniendo cuidado de que se puedan leer todos los datos del destinatario.

13.2.3. Documentos con más de dos folios: Cuando el documento consta de más de dos folios, se recomienda no utilizar sobre rectangular. Lo más conveniente es utilizar el sobre de Manila carta u oficio, dependiendo del tamaño y cantidad de folios de los documentos que se van a enviar.