1. Post-evento Se cree que cuando termina el evento, ya todo acabó, y esto es falso. Pues el post-evento es igual de importante que las dos anteriores etapas. Es cerrar el evento de la mejor manera y que se pueda ir pensando en la realización de la próxima versión. Primero realizar cartas de agradecimiento. Segundo tabulación de las evaluaciones y diseñar los planes de mejoramiento. Tercero envío de memorias y certificado (evento corporativo) si no se logró realizar la evaluación en el evento, se puede programar que si alguno de los asistentes quiere su certificado y memorias, debe contestar una pequeña encuesta o evaluación. Cuarto enviar una foto de recuerdo del evento (digital). Quinto resultados financieros. Sexto realización de una retroalimentación por parte de todo el grupo de trabajo. Séptimo realización de informe final. Y octavo envío de boletín de prensa a los diferentes medios de comunicación.
2. Las tres etapas para realizar un excelente evento
2.1. Pre-evento Es desde el momento que se pensó en la idea de crear o desarrollar un evento. se debe tener claro qué debe ir en esta etapa. Lo primero es la búsqueda o rastreo de información de interés, si ya se ha realizado el evento en la ciudad, en el país, en el continente o en algún otro lugar. Segundo un brief donde vaya la descripción, objetivos, público, programa, fecha, lugar y hora. Tercero elaboración del presupuesto. Cuarto reserva del lugar. Quinto la realización de la imagen del evento y de todas las piezas gráficas. Sexto invitación o gestión de los conferencistas (si es un evento corporativo). Séptimo estrategia de convocatoria para los asistentes. Octavo desarrollo del plan de relaciones públicas. Noveno permisos que se requieran y cumplimiento con la normatividad.
2.1.1. Evento Es la hora de la verdad, ya lo que no se previó es muy difícil que se pueda tener en cuenta. Lo que queremos es que todo lo que se tenía planeado salga según se pensó. Si hay inconvenientes, lo deseable es que sean los mínimos posibles. No hay texto alternativo para esta imagen Como en la anterior etapa también hay unos pasos, los cuales pueden ser: primero desarrollo del evento, segundo registro o control de asistencia. Tercero toda la logística en el evento. Cuarto establecimiento de alianzas. Quinto relaciones públicas con los medios de comunicación. Sexto registro fotográfico. Séptimo aplicación de la evaluación del evento. Y octavo cierre del evento.
3. Comité de registro: Coordina todo lo referente a la inscripción. Diseña las planillas de inscripción. Entrega el material y suministra información.
3.1. Comité de alojamiento: Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje. Contrata los servicios de alojamiento. Distribuye las habitaciones Asigna la habitación a los invitados especiales.
3.1.1. Comité de alimentos y bebidas: Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre otros.) Organiza los horarios para la alimentación.
4. Comité de promoción/ relaciones publicas: Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Diseño y compra del impreso. Elaboración de pancartas Actos de inauguración y clausura. Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación. Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte. Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales. Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.
4.1. Comité de seguridad: Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes. Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios. Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios. Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.
4.1.1. Comité de recepción: Da la bienvenida a todos los participantes Recibe a los invitados especiales. Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por los delegados e invitados.
5. CÓMITES DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
5.1. Comité de programas: Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques. Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar. Estructura el programa técnico Establece los mecanismos para la preselección. Selecciona los ponentes y conferencistas. Selecciona coordinadores de actividades. Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y exposición. Estructura el programa social. Elabora el programa de visitantes. Fija fechas de reuniones Programa acciones pendientes. Mantiene informado al comité organizador.
5.1.1. Comité de apoyo o servicios generales: colabora en todo lo referente a planificación y logística. Reservación del centro de convenciones -Montaje de salones. Alquiler de equipos de sonido. Reproducción del material organizador del personal técnico.
6. tipos de eventos
6.1. Eventos corporativos externos
6.1.1. Eventos corporativos internos
6.1.1.1. Eventos sociales
6.1.1.1.1. Eventos culturales
6.1.1.1.2. Promovidos por cualquier entidad, su objetivo fundamental es desarrollar o dar a conocer actividades de tipo cultural, ya sean conciertos, exposiciones, entregas de premios de carácter cultural, recitales, etc.
6.1.1.2. Entendemos como eventos sociales aquellos que tienen como objetivo principal el encuentro entre personas, sin que medie otro interés que la convivencia y la relación social. Normalmente en los actos sociales media un evento de tipo gastronómico.
6.1.2. Constituyen sin duda un alto porcentaje de los eventos que se organizan cada año, y se trata de eventos producidos por empresas, corporaciones, o instituciones cuyo target son sus propios empleados, con varios objetivos, que pueden ir desde la presentación de nuevos productos, la presentación de los resultados, la motivación de equipos, la creación de identidad corporativa, etc.