1. Planilla integrada de liquidación de aportes
1.1. Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social, es un documento que brinda la información a empleados y entidades que vigilan el pago de seguridad social.
2. Declaración de impuestos
2.1. Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario tributario actualizado de cada año fiscal.
3. Recibo de transferencia de fondos y pago interbancario:
3.1. Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Actualmente se utilizan con mayor frecuencia, teniendo en cuenta que se realiza desde un dispositivo móvil con acceso a internet, que genera garantía y seguridad en el momento de realizar la transacción.
4. Extractos bancarios
4.1. Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes. Se registran pagos de cheques, transferencias, notas bancarias, gravámenes financieros. Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.
5. Consignaciones bancarias
5.1. Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad. La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta.
6. Notas
6.1. Nota debito
6.1.1. Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma adicional sobre facturas de compra y venta o notas débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria de la empresa.
6.2. Nota crédito
6.2.1. Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.
6.3. Notas de contabilidad
6.3.1. También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.
7. Documentos
7.1. Documentos contables
7.1.1. 1. Factura cambiaria de compra y venta. 2. Factura electrónica. 3. Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta. 4. Comprobante de egreso o comprobante de pago. 5. Comprobante de ingreso o comprobante de caja. 6. Comprobante de venta con tarjetas de crédito. 7. Nómina. 8. Planilla Integrada de liquidación de aportes. 9. Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA. 10. Recibo de transferencia de fondos electrónicos. 11. Recibo de pago interbancario. 12. Comprobante de pago con tarjeta crédito. 13. Extractos bancarios. 14. Consignaciones bancarias. 15. Recibos de caja menor. 16. Notas débito y notas crédito. 17. Notas de contabilidad. 18. Comprobante de contabilidad.
7.2. Documentos no contables
7.2.1. 1. Cotización: Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
7.2.2. 2. Pedido: Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.
7.2.3. 3. Remisión: Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
7.3. Documento equivalente
7.3.1. Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Algunos ejemplos se encuentran en empresas inscritas al régimen simple que no tienen obligación de facturar.
8. Títulos valores
8.1. Títulos valor a la orden
8.1.1. Dos ejemplos son: la letra de cambio y el pagaré.
8.2. Títulos al portador
8.2.1. Donde el reconocimiento se hace a quien ostente el título, un ejemplo son los cheques al portador, poco usados por tema de seguridad, pero vigentes aún.
8.3. Títulos valores nominativos
8.3.1. Estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona.
9. Facturas
9.1. Factura cambiaria de compra y venta
9.1.1. La factura cambiaria de compraventa es un título valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador.
9.2. Factura electrónica
9.2.1. Es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.
10. Comprobantes
10.1. Comprobante de egreso o comprobante de pago
10.1.1. Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques. Los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del título valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.
10.2. Comprobante de ingreso o comprobante de caja
10.2.1. Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos.
10.3. Comprobante de ingreso o comprobante de caja
10.3.1. Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo, el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio electrónico. Cuando se realiza la transacción se debe guardar copia de la transacción y anexar a la venta, como soporte.