Mecanismos de Afiliación a seguridad social. AA2-EV02

1. Objetivo

1.1. Afiliar en el Sistema de Seguridad Social a los funcionarios que se vinculen laboralmente

1.2. Afiliación

1.2.1. Gestión administrativa mediante la cual se ingresa Sistema General de Riesgos Laborales al personal

1.3. Los afiliados al régimen contributivo.

1.4. Deben estar afiliados al régimen contributivo, todos los empleados, trabajadores independientes (con ingresos totales mensuales, iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente) y los pensionados.

1.5. Los afiliados al régimen subsidiado.

1.6. La población que no tiene recursos económicos y no puede aportar al sistema, es decir, aquellos que no tienen dinero suficiente para afiliarse al régimen contributivo o a un régimen excepcional.

2. CCF: Caja de compensación Familiar

2.1. Para generar la afiliación, las cajas de compensación tienen habilitada en sus páginas web el espacio para hacerlo, lo que mejora la experiencia en la gestión. En caso que el empleador no tenga acceso a la página debe hacer la solicitud de registro para asignación de usuario y no tener que remitirse personalmente a radicar los ingresos

2.2. Para el ingreso del trabajador se debe contar con información completa del documento de identidad, datos de ubicación de residencia, EPS, ARL y AFP. Para la vinculación de los beneficiarios del trabajador la empresa puede apoyar en la gestión o el mismo funcionario puede crear un usuario como empleado e inscribirse adjuntando la documentación que les soliciten para recibir subsidios, beneficios y demás estipulados.

3. AFP: Administradora Fondo de Pensiones

3.1. En Colombia existen entidades encargadas de administrar y gestionar los aportes a pensiones y cesantías que reciben por parte de las empresas o trabajadores independientes. Dentro de la gestión de estos aportes, está también el pago de pensión al funcionario que sale jubilado y el pago de cesantías al trabajador cuando finaliza el contrato o cuando son requeridas para estudio, compra de vivienda y demás necesidades que están estipuladas ante la ley.

3.2. El empleador

3.3. En cuanto a la Administradora de Fondo de Pensiones, mensualmente recibe los aportes correspondientes, mientras que por concepto de cesantías, la empresa consigna el aporte anualmente teniendo en cuenta que cada mes hace su provisión.

3.4. La afiliación

3.5. Para pensiones y cesantías se hace una sola vez, es decir cuando el funcionario inicia su vida laboral o hace la solicitud de traslado de la misma, por ende, estas entidades cuentan con un asesor que hace el debido proceso en la entidad correspondiente.

3.6. Si es su primer empleo, se debe verificar que no esté afiliado, consultando en las plataformas como RUAF, FOSYGA y demás entidades.

3.7. Si definitivamente no aparece, se le puede preguntar al trabajador en dónde desea que lo afilien y se llama al asesor para hacer el diligenciamiento del formato en físico o la gestión en línea de afiliación a la administradora de fondo de pensiones y cesantías.

4. EPS: Entidad promotora de Salud.

4.1. proceso que se encuentra en la contratación laboral es el de afiliación a entidades promotoras de salud EPS, que tienen como función principal ingresar a los trabajadores al sistema de seguridad social en salud y están encargadas de velar que el empleado y sus beneficiarios tengan la cobertura necesaria para recibir una buena atención. A estas entidades las empresas les giran los aportes correspondientes y ellas administran este recurso para la razón por las que fueron creadas.

4.2. Trabajador

4.3. Para la afiliación a EPS el trabajador es quien la escoge

4.4. Talento humano

4.5. El encargado del área de talento humano es quien afilia, por medio de los formatos estipulados por las entidades promotoras de salud.

5. Contratación y afiliación a seguridad social

5.1. Cada contrato tiene una normativa legal constituida como el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 100 de 1993

5.1.1. Brinda protección tanto al empleador como al empleado.

5.1.1.1. Tipos de contratos laborales con normatividad colombiana

5.1.1.1.1. En Colombia los contratos laborales están regidos bajo la normatividad del Código Sustantivo del Trabajo del artículo 22 al 75.

6. ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

6.1. La afiliación de ARL

6.2. Se debe realizar máximo un día antes que el funcionario ingrese a laborar a la empresa para garantizar su cobertura, se debe tener claro el nivel de riesgo que se maneja en el cargo, así como el lugar de trabajo, documento de identidad, datos de residencia, EPS, fondo de pensiones y teléfono.

6.3. Cotización a la ARL en el 2019 por 1 SMMLV

6.4. Nivel de riesgo % Cotización Valor a pagar 2019

6.5. Riesgo I 0.522% $ 4.323

6.6. Riesgo II 1.044% $ 8.646

6.7. Riesgo III 2.436% $ 20.173

6.8. Riesgo IV 4.350% $ 36.023

6.9. La ARL la escoge la empresa contratante y la afiliación de sus colaboradores la hace por canales virtuales, es decir en la página web de la administradora de riesgos laborales, en donde cada empleador ingresa y genera un usuario y contraseña para hacer esta gestión

7. Proceso de afiliación a seguridad social dentro de las organizaciones

7.1. El área de talento humano, por lo general, es la encargada del proceso de afiliación al personal que ingresa al sistema de seguridad social y en cada empresa se puede manejar un proceso diferente según sea la necesidad de contratación. En la siguiente figura se pueden observar los elementos clave dentro de un proceso de afiliación de un trabajador.

7.2. Documentos para contratación Uso

7.3. Documento de identidad del trabajador. Afiliación y contrato.

7.4. Certificado de estudios de hijos mayores de siete años para subsidio de la caja de compensación. Afiliación.

7.5. Libreta militar – Opcional. Contrato.

7.6. Certificados de estudios. Contrato.

7.7. Certificaciones laborales. Contrato.

7.8. Certificados de antecedentes judiciales y de policía, procuraduría, contraloría, RNMC. Contrato.

7.9. Recomendaciones personales o familiares. Contrato.

7.10. Licencia de conducción si es la razón de ser del cargo. Contrato.

7.11. Foto del trabajador – Opcional. Contrato.

7.12. Tarjeta profesional si se requiere para ejercer la profesión. Contrato.

7.13. Licencias de trabajo si se requiere para ejercer la profesión. Contrato.

7.14. Hoja de vida actualizada. Afiliación y contrato.

7.15. Certificado de EPS. Afiliación.

7.16. Certificado de Fondo de Pensiones. Afiliación.

7.17. Certificado de Fondo de Cesantías. Afiliación.

7.18. Certificado de cuenta bancaria de nómina. Contrato.

7.19. Certificado de vacunas - si es requisito para ejercer. Contrato.

7.20. Certificados y cursos especiales según corresponda cada cargo. Contrato.