1. Resolución 839 de 2017
1.1. Modifica la resolución 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones.
1.1.1. Capitulo I. Disposiciones generales.
1.1.1.1. Articulo 1. Objeto. Establecer el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, así como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del SGSSS-, para el manejo de estas en caso de liquidación.
1.1.1.2. Artículo 2. Ámbito de aplicación. Entidades que integran el SGSSS, a las entidades con regímenes especiales y de excepción y demás personas naturales o jurídicas, que se relacionan con la atención en salud.
1.1.2. Capitulo II. Proceso de gestión documental de la histroia clínica.
1.1.2.1. Artículo 3.Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia clínica.eriodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Los cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los diez (10) años siguientes en el archivo central.
1.1.2.2. Artículo 4. Disposición final del expediente de la historia clínica.
1.1.2.2.1. Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental de que trata el artículo anterior.
1.1.2.2.2. Que se haya adelantado el procedimiento de publicación a que refiere el artículo 3 de la presente resolución, salvo lo previsto para las entidades a que refiere el parágrafo de dicho artículo.
1.1.2.2.3. Que se haya adelantado la valoración correspondiente, orientada a determinar si la información contenida en las historias a eliminar posee o no valor secundario (científico, histórico o cultural), en los términos establecidos por el Archivo General de la Nación, de lo cual se dejará constancia en un acta, que será firmada por el representante legal de la entidad y por el revisor fiscal cuando a ello haya lugar, acompañada del respectivo inventario en el que se identifique la valoración realizada a cada una de aquellas. En el caso de profesionales independientes, una vez realizado el proceso de valoración, el acta será suscrita únicamente por dicho profesional.
1.1.2.3. Artículo 5.Procedimiento de eliminación de historias clínicas.
1.1.2.3.1. Las entidades públicas seguirán el procedimiento contemplado en el artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
1.1.2.3.2. Las entidades privadas. Identificarán cada una de las historias clínicas que se vayan a eliminar, de lo cual levantarán un acta denominada "acta de eliminación", indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, que será firmada por el representante legal de la entidad, por el responsable del archivo de historias clínicas y por el revisor fiscal cuando normativamente deba tenerlo
1.1.2.3.3. Los profesionales independientes, Identificarán cada una de las historias clínicas a eliminar, de lo cual levantarán un acta denominada "acta de eliminación", indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, que será firmada por el profesional independiente que tenga la custodia, posesión o control de las historias clínicas. Dicha acta, adicionalmente deberá contener el señalamiento expreso de que se ha cumplido con los tiempos de retención y conservación establecidos en el artículo 3 de esta resolución, a la cual, deberá anexarse el acta que contenga el análisis sobre el valor secundario de las historias clínicas.
1.1.2.3.4. Las Entidades en Liquidación o a liquidar y otras entidades aquí indicadas, Identificar cada una de las historias clínicas a eliminar, de lo cual levantarán un acta denominada "acta de eliminación", indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, que será firmada por el liquidador, el representante legal de la entidad que haya recibido las historias clínicas o quien éste delegue, por el mandatario o por el vocero del Patrimonio Autónomo de Remanentes, según corresponda, laborar el inventario documental, de conformidad con el Formato Único de Inventario Documental y su instructivo, reglamentado por el Archivo General de la Nación, que deberán publicar en medio de amplia difusión o en su página de internet, a eliminación de historias clínicas deberá estar respaldada en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental.
1.1.3. Capitulo III.Manejo de los expedientes de las historias clínicas en el proceso de liquidación de una entidad o ante el cierre definitivo del servicio. Las entidades pertenecientes al SGSSS que se encuentren en proceso de liquidación o se liquiden con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, así como los profesionales independientes que decidan no continuar con la prestación del servicio de salud, en el marco de sus responsabilidades sobre la custodia y conservación de las historias clínicas, deberán proceder a entregarlas a los respectivos usuarios, representantes legales o apoderados de aquellos, antes del cierre de la liquidación o del servicio.
1.1.3.1. Artículo 6. Manejo de los expedientes de las historias clínicas en el proceso de liquidación de una entidad o ante el cierre definitivo del servicio. Las entidades pertenecientes al SGSSS que se encuentren en proceso de liquidación o se liquiden con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, así como los profesionales independientes que decidan no continuar con la prestación del servicio de salud
1.1.3.2. Artículo 7. Expedientes de historias clínicas de personas sin afiliación. Cuando en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6 de la presente resolución, se encuentren historias clínicas de personas sin afiliación a una Entidad Promotora de Salud, estas serán entregadas a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio y sede donde se les haya prestado el servicio por parte de la entidad liquidada o en liquidación.
1.1.3.3. Artículo 8. Expedientes de historias clínicas en custodia de profesionales independientes que fallezcan. Cuando el profesional independiente fallezca, sus herederos entregarán las historias clínicas a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio donde aquél venía prestando sus servicios al momento del fallecimiento o a la entidad departamental o distrital de salud, donde estén ubicadas las sedes en las cuales se prestó el servicio, en el caso de que estas se encuentren en otro departamento o distrito
1.1.3.4. Artículo 9. Manejo de historias clínicas por parte de la entidad distrital o departamental de salud para los casos de los artículos 7 y 8 de la presente resolución. La entidad distrital o departamental de salud que reciba historias clínicas en aplicación de los artículos 7 y 8 de esta resolución, deberá adelantar el procedimiento establecido en el inciso 2 del artículo 6 de la presente resolución, para entregar al usuario, su representante legal o apoderado, la correspondiente historia clínica.
1.1.3.5. Artículo 10. Continuidad en la prestación de servicios de salud. Cuando en las instalaciones de una institución prestadora de servicios de salud que ha sido objeto de liquidación, se continúen prestando servicios de salud, quien asuma su prestación deberá recibir las historias clínicas de la entidad objeto de liquidación, en el estado en que se encuentren, custodiarlas y llevar a cabo los procesos de gestión documental que estas requieran, para garantizar la continuidad de la prestación de servicios a la comunidad
1.1.4. CAPÍTULO IV. Disposiciones finales
1.1.4.1. Artículo 11. Protección de datos personales. El uso, manejo, recolección, tratamiento de la información y disposición final de las historias clínicas, deberá observar lo correspondiente a la protección de datos personales, de que trata la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las disposiciones que las modifiquen o sustituyan.
1.1.4.2. Artículo 12. Normativa aplicable en el caso de personas naturales o jurídicas que custodian y manejan historias clínicas. Las personas naturales o jurídicas que pese a no tener la calidad de prestadores de servicios de salud, contraten profesionales de la salud para prestar servicios en sus sedes e instalaciones y que como tal, custodien y conserven expedientes de historias clínicas, se sujetarán a lo dispuesto en la presente resolución
1.1.4.3. Artículo 13. Sanciones. Los prestadores de servicios de salud y demás destinatarios que incumplan lo establecido en esta resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
1.1.4.4. Artículo 14. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999.
2. Capítulo III
2.1. Organización y manejo del archivo de las historias clínicas.
2.1.1. Artículo 12. obligatoriedad del archivo.Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo único de historias clínicas en las etapas de archivo de gestión, central e histórico
2.1.2. Artículo 13. Custodia de la historia clínica. Estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo señalados en la presente resolución, sin perjuicio de los señalados en otras normas legales vigentes
2.1.3. Artículo 14. Acceso a la historia clínica. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:
2.1.3.1. Usuario.
2.1.3.2. Equipo de salud.
2.1.3.3. Autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
2.1.3.4. Las demás personas determinadas en la ley.
2.1.4. Articulo 15. Retención y tiempo de conservación. debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central.
2.1.5. Artículo 16. Seguridad del archivo de historias clínicas. El prestador de servicios de salud, debe archivar la historia clínica en un área restringida, con acceso limitado al personal de salud autorizado, conservando las historias clínicas en condiciones que garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información.
2.1.6. Artículo 17. Condiciones físicas de conservación de la historia clínica. Los archivos de historias clínicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales, medioambientales y materiales, propias para tal fin.
2.1.7. Artículo 18. De los medios técnicos de registro y conservación de la historia clínica. Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente, atendiendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nación, o las normas que la modifiquen o adicionen.
3. Capítulo II. Diligenciamiento
3.1. Articulo 5. Generalidades. La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.
3.2. Artículo 6. Apertura e identificación de la historia clínica. Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe realizar el proceso de apertura de historia clínica.
3.3. Articulo 7. Numeración consecutiva de la historia clínica.Todos los folios que componen la historia clínica deben numerarse en forma consecutiva, por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma.
3.4. Articulo 8. Componentes. Historia clínica, identificación del usuario, registros específicos. y registros anexos.
3.5. Articulo 9. Identificación del usuario.
3.5.1. Datos de identificación
3.5.1.1. Nombres y apellidos
3.5.1.2. Estado civil
3.5.1.3. Documento de identidad
3.5.1.4. Edad
3.5.1.5. Sexo
3.5.1.6. Ocupación
3.5.1.7. Direccion
3.5.1.8. Teléfono
3.6. Artículo 10. Registros específicos. Documento en el que se consignan los datos e informes de un tipo determinado de atención.
3.7. Artículo 11. Anexos.documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atención.
3.7.1. Autorizaciones para intervenciones quirúrgicas.
3.7.2. Procedimientos.
3.7.3. Autorización para necropsia.
3.7.4. Declaración de retiro voluntario.
4. Capitulo IV.
4.1. Comité de historias de clínicas.
4.1.1. Artículo 19. Definición. Conjunto de personas que al interior de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica.
4.1.2. Artículo 20. Funciones del comité de historias clínicas.
4.1.2.1. Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre historia clínica y velar porque estas se cumplan.
4.1.2.2. Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clínicos del Prestador, incluida la historia clínica.
4.1.2.3. Elevar a la Dirección y al Comité Técnico-Científico, recomendaciones sobre los formatos de los registros específicos y anexos que debe contener la historia clínica, así como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados.
4.1.2.4. Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y funcionamiento del archivo de Historias Clínicas.
4.1.3. Artículo 21. Sanciones. Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
4.1.4. Artículo 22. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
5. Capitulo I
5.1. Definiciones y disposiciones generales.
5.1.1. Articulo 1. definiciones.
5.1.1.1. Historia clinica
5.1.1.2. Estado de salud
5.1.1.3. Equipo de salud
5.1.1.4. Historia Clínica para efectos archivísticos
5.1.1.5. Archivo de Gestión
5.1.1.6. Archivo Central
5.1.2. Articulo 2. Ámbito de aplicación.
5.1.2.1. Obligatorio cumplimiento para todos los prestadores de servicios de salud y demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud.
5.1.3. Articulo 3. Características de la historia clínica.
5.1.3.1. Integralidad
5.1.3.2. Secuencialidad
5.1.3.3. Racionalidad científica
5.1.3.4. Disponibilidad
5.1.3.5. Oportunidad
5.1.4. Articulo 4. Obligatoriedad del registro.
5.1.4.1. Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características señaladas en la presente resolución.