1. NOTA DEBITO
1.1. Las empresas nunca deben realizar cargos de forma unilateral a la cuenta de sus clientes. Por tanto, mediante la nota de débito se le avisa al cliente que la empresa estará efectuando el cobro de una determinada cuenta, cuota o pagaré con un monto adicional al valor original.
1.1.1. PARA QUE SE UTILIZA: si se cometió un error al ingresar el monto del producto y el IVA en la factura electrónica, normalmente se genera una nota de débito. Sin embargo, tiene más usos, dependiendo del caso: Cuando se deben agregar intereses por operaciones a largo plazo. Cuando se deben agregar gastos de cobranza de una factura. Para anular una nota de crédito emitida (entendiendo que la emisión de una nota corresponde a la reducción del monto final de una factura). Por cualquier otro motivo que aumente el precio del bien o servicio facturado (incluyendo el IVA de este).
1.1.1.1. REQUISITOS 2. Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor. 3. Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra registrado en el RUT es necesario incluir tipo y número de documento de identidad. 4. Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia. 5. Fecha y hora de generación. 6. Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN. 7. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos. 8. Valor total de la operación. 9. Forma de pago, según sea de contado o crédito. 10. Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica. 11.Indicar la calidad de retenedor del IVA. 12.Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente. 13.Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente. Incluir firma digital. 14.Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica). 15.Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).
2. FACTURA DE VENTA
2.1. Las facturas de venta son una parte esencial de las transacciones comerciales. La información que contiene y la forma en que está escrita tienen un impacto significativo en las operaciones y la contabilidad de la empresa.
2.1.1. PARA QUE SE UTILIZA: Verifica que las transacciones entre las dos partes se hayan realizado de manera legal y satisfactoria. De este modo, verifica y declara que se ha pagado el impuesto correspondiente.
2.1.1.1. REQUISITOS: Quien vende o presta servicios y además está obligado a facturar, deberá expedir factura con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta e. Fecha de su expedición f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados g. Valor total de la operación h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas Nota: Deberá contar con el numero y fecha de resolución de facturación emitida por la DIAN
3. FACTURA ELECTRONICA
3.1. Funcionalmente similares a las facturas en papel, las facturas electrónicas brindan garantías para compra y venta de bienes o prestamos de servicios, lo que permite a los contribuyentes verificar sus ingresos y gastos. y son documentos importantes para la declaración de impuestos, ya que contribuyentes pueden recibir el reembolso del impuesto correspondiente a través de la DIAN.
3.1.1. PARA QUE SE UTILIZA: Este documento impone obligaciones tanto a los compradores como a los vendedores; el vendedor y el comprador porque promete que el vendedor entregara los bienes y servicios tal como se especifica en la factura.
3.1.1.1. REQUISITOS: 1. Indicar que se trata de una factura electrónica de venta. 2. Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor. 3. Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra registrado en el RUT es necesario incluir tipo y número de documento de identidad. 4. Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este debe tener la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia. 5. Fecha y hora de generación. 6. Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN. 7. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos. 8. Valor total de la operación. 9. Forma de pago, según sea de contado o crédito. 10. Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica. 11.Indicar la calidad de retenedor del IVA. 12.Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente. 13.Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente. Incluir firma digital. 14.Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica). 15.Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).
4. RECIBO DE CAJA
4.1. Un recibo de caja es un documento que respalda la inclusión de fondos en su negocio. cada vez que se registra un ingreso, ya sea un pago como factura de venta u otro ingreso asociado con su cuenta contable.
4.1.1. REQUISITOS: 1. Numeración en orden consecutivo 2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio 3. Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios 4. Fecha de expedición
5. COMPROBANTE DE EGRESO
5.1. Es un documento contable que permite registrar los pagos de la entidad económica o los pagos de diversas obligaciones. Estas obligaciones pueden ser acreedores a proveedores, deudas laborales, cancelación de gastos económicos, ( servicios, papelería, comerciales, prepagos) etc.
5.1.1. PARA QUE SE UTILIZA: Se puede crear para confirmar que la factura ha sido aprobada y el pago puede proceder también se puede usar para respaldar cheques o como alternativa efectivo durante las transacciones.
5.1.1.1. REQUISITOS: • Datos del tercero • La fecha de expedición • El valor a pagar • Método de pago • Abono o anticipo • Indicar si aplica cobro de impuestos o descuentos • Código de cuentas
6. NOTA DE CREDITO
6.1. La nota de crédito es un comprobante fiscal digital que sirve para anular facturas e indicar que se ha llevado a cabo un reembolso. Cuando ello ocurre, la anulación del monto que se había cobrado puede ser total o parcial. Éste es el caso contrario a la nota de débito, empleada en casos de un aumento de la deuda.
6.1.1. PARA QUE SE UTILIZA: Las notas de crédito pueden emitirse en los siguientes casos cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado. Cuando es necesario corregir facturas de venta emitidas con errores. Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
6.1.1.1. REQUISITOS: Paso #1: Ingresa al portal de SUNAT. Paso #2: Selecciona la opción nota de crédito. Paso #3: Indica el tipo, motivo y número factura. Paso #4: Emite la nota de crédito.