LA CONTABILIDAD Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LAS ORGANIZACIONES
1. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
1.1. Es un subsistema dependiente del Sistema de Información.
1.2. Tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable, procesarlos a través de un sistema adecuado de procesamiento, crear y mantener archivos y producir información contable para la toma de decisiones de los distintos usuarios.
1.3. PARTES DE LAS QUE CONSTA EL SISTEMA:
1.3.1. A) Reunión de datos
1.3.2. B) Procesamiento de datos
1.3.3. C) Producción de información contable
1.4. A través de esta nueva visión se le quita a la Contabilidad esa responsabilidad de brindar la información con la que la empresa, decidía en el desarrollo de sus actividades, pues queda demostrado de la insuficiencia de la misma para realizar semejante aporte a la acción de administrar, de dirigir y direccionar los recursos de la organización.
1.5. La información que surge del sistema de información contable, se le conoce como informes contables.
1.6. El Sistema de Información Contable a diferencia de la Contabilidad Clásica, ha ocupado dentro de las organizaciones su verdadero papel, el de un instrumental o herramienta muy importante, del cual se desprende información que conjuntamente con la producida por otros sistemas, van a permitir que la acción administrativa, desplegada a través del Sistema de Administración, logre el adecuado uso de los recursos organizacionales.
1.7. Con esta nueva visión y misión de la contabilidad en las empresas, puede colaborar más intensamente en el logro de los objetivos organizacionales participando dentro de sus posibilidades en la toma de decisiones.
2. CONTABILIDAD Y SISTEMAS
2.1. Estos dos conceptos, son el fruto de un recorrido histórico y de evolución en la aplicación de herramientas de La Administración, para ayudar en la gestión de los recursos de las organizaciones.
2.1.1. LA CONTABILIDAD: Lo relacionamos directamente con los términos empresa, toma de decisiones, control, hacienda y patrimonio.
2.1.2. La Contabilidad es la TÉCNICA basada en reglas, documentos y procedimientos, proveen información y permite el control de las operaciones de una empresa con el objeto de tomar decisiones en orden a un patrimonio.
2.1.3. También, permite obtener información sobre composición y evolución del patrimonio de un empresa, los bienes de propiedad de terceros y las contingencias para la toma de decisiones y el control.
2.1.4. La Contabilidad no es suficiente para explicar los hechos económicos patrimoniales, el gerenciamiento de los recursos y el control de los mismos, sino que ayuda a comprender parcialmente dichos hechos y sus consecuencias dentro de las empresas, siendo necesaria información adicional y complementaria para una adecuada decisión.
3. EMPRESAS
3.1. Es la organización económica donde se combinan los factores de la producción, capital, trabajo y naturaleza para el logro de un beneficio, a través de la venta bienes o servicios producidos o adquiridos.
4. INFORMACIÓN
4.1. Es la base para la toma de decisiones.
4.2. Es un conjunto de datos intencionalmente organizados, estructurados y codificados por un emisor y transmitidos a un receptor.
4.3. En cuanto mayor es el volumen de información y calidad, menor es la posibilidad de equivocarnos.
4.4. Es importante tener información exacta, para el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas legales profesionales y sus respectivas restricciones.
4.5. La información para la toma de decisiones es una necesidad no solo de las empresas sino también de todas las organizaciones que se encuentran desarrollando actividades dentro de la sociedad.
4.6. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
4.6.1. A) Internas
4.6.1.1. Los dueños: con el objeto de conocer el manejo del capital aportado, y para evaluar la utilización de los recursos aplicados a la organización.
4.6.1.2. Los gerentes: para evaluar las necesidades de financiación y evaluar los resultados de las decisiones tomadas y los resultados obtenidos, basándose de los objetivos organizacionales.
4.6.1.3. Los empleados: con el fin de poder negociar sus salarios, los niveles de personal, políticas de jerarquizacion, instrucción, preparación, calificación e incorporación de personal.
4.6.2. B) Externas
4.6.2.1. Los proveedores: para poder establecer pautas y condiciones respecto de los créditos, etc.
4.6.2.2. Los clientes: para poder realizar pronósticos respecto a los precios, capacidad de suministro, etc.
4.6.2.3. El Estado: para poder determinar la capacidad contributiva de las empresas y para la confección de sus bases de datos, confección de políticas, etc.
4.6.2.4. Los Inversores: debido a la posibilidad de invertir recursos en la organización atento a su perfomance (desempeño de los empleados), su trayectoria, sus resultados y seguridad jurídica, etc.
5. SISTEMA DE INFORMACIÓN
5.1. Es un conjunto integrado y coordinado de personas y recursos materiales y procedimientos que captan y procesan datos para transformarla en información, que es almacenada en bases de datos para la toma de decisiones eficientes.
5.2. TIPOS DE HECHOS A SER REGISTRADOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN:
5.2.1. A) Los hechos que surgen de las relaciones jurídicos con terceros (ventas, compres, cobros y pagos ).
5.2.1.1. Se respaldan en documentación comercial (comprobantes), los mismos pueden ser de origen interno y otros de origen externo que deben cumplimentar requisitos legales.
5.2.2. B) Todos los hechos internos relacionados con el control y la gestión administrativa.
5.2.2.1. Pueden ser para uso interno o para uso externo. La organización tiene un mayor control sobre aquellos comprobantes emitidos por ella, que los recibidos de otros entes.
5.2.2.1.1. La documentación que respalda los hechos del control interno y la gestión, cumplen solamente requisitos de formalidades establecidas por las organizaciones y cumplen solamente formatos determinados por las necesidades de información.