RESOLUCIÓN 839 DE 23 DE MARZO DE 2017por Maria Garzon
1. 5.4. El siguiente proceso lo seguirán las entidades que se liquiden o se liquiden, así como las demás entidades aquí mencionadas. Las entidades pertenecientes al SGSSS que se encuentren en proceso de liquidación o sean liquidadas con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución y las entidades, mandatos y bienes autónomos de remanentes que, como consecuencia de procesos de liquidación o cierre definitivo de servicios, hayan recibido y tengan bajo su custodia historias clínicas, deberán:. 5.4. 1. El síndico, el representante legal de la entidad que haya recibido las historias clínicas, o quien éste delegue, el apoderado o el portavoz del patrimonio autonómico de remanentes, según corresponda, firmarán el "informe de eliminación", en el que se hará constar cada uno de los registros médicos que se van a eliminar junto con la fecha y el número de registros que se eliminarán. A la que contenga la declaración expresa de que se han observado los plazos de retención y conservación señalados en el artículo 3 de esta resolución, deberá acompañarse un acta que contenga un análisis del valor secundario de las historias clínicas. 5.4. 2. Elaborar el inventario documental de acuerdo con el formato normalizado de inventario documental del Archivo General de la Nación y sus instrucciones, el cual deberá publicarse en una publicación de amplia difusión o en su sitio web. 5.4. 3. Las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental deberán acreditar a favor de la supresión de las historias clínicas. Cuando hayan acumulado fondos documentales, esta última herramienta de archivo se desarrollará y utilizará de acuerdo con los soportes técnicos, legales o administrativos necesarios, según se indica en los conceptos técnicos pertinentes. Las entidades que recibieron historias clínicas como resultado de la conclusión de un proceso de liquidación pero que actualmente no cuentan con tablas de retención documental o tablas de valoración documental están obligadas a crearlas, aprobarlas y obtener la validación de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Archivo General. del país. PAR. En primer lugar, se debe enviar una copia del “acto de baja” y sus anexos al organismo distrital o departamental de salud del país de origen de la entidad, donde tenga su sede, o donde el profesional independiente esté adelantando el proceso de eliminación. También deberá enviarse una copia a la Superintendencia Nacional de Salud, la cual la conservará a fin de brindar la información pertinente al usuario oa la autoridad que lo solicite. Asimismo, las entidades de régimen especial y de excepción deberán remitir copia del “certificado de eliminación” a las dependencias y demás entidades que consideren pertinentes para su estructura orgánica. PAR. En segundo lugar, se deben eliminar las series y subseries documentales, no tipos documentales individuales. Una historia clínica o una serie de documentos no podrán ser sustraídos por ningún motivo, a menos que sean copias idénticas o duplicadas.
2. ART 5: Procedimiento de supresión de la historia clínica. Las historias clínicas serán eliminadas tan pronto como se hayan cumplido los criterios señalados en el artículo anterior. 5.1. Las organizaciones públicas deberán apegarse a los lineamientos señalados en el artículo 15 del Acuerdo de Directorio del Archivo General de la Nación de 2013 4 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. 5.2. El siguiente proceso será realizado por entidades privadas:. 5.2. 1. Enumerarán todas las historias clínicas que se eliminarán y luego crearán un documento llamado "acto de eliminación" que contendrá la fecha, el número de registros que se eliminarán y las firmas de los apoderados legales de la entidad. representante, el encargado del archivo de la historia clínica y el inspector de hacienda, según lo exija la ley. A la que contenga la declaración expresa de que se han cumplido los plazos de retención y conservación señalados en el artículo 3 de esta resolución, deberá acompañarse un acta que contenga un análisis del valor secundario de las historias clínicas. 5.2. 2. Por requerimiento del Archivo General de la Nación, elaborarán el inventario documental de acuerdo con su formato e instrucciones específicas antes de publicarlo en una publicación de amplia difusión o en su sitio web. 5.2. 3. Las tablas de retención o las tablas de valoración documental deberán acreditar a favor de la supresión de las historias clínicas. Cuando hayan acumulado fondos documentales, se desarrollará y utilizará esta última herramienta de archivo, todo ello de conformidad con el soporte técnico, legal o administrativo necesario, y consignado en conceptos técnicos emitidos por el comité de registros clínicos. 5.3. El proceso posterior será realizado por expertos independientes:. 5.3. 1. Enumerarán todos los registros médicos que deben destruirse y crearán un documento llamado "informe de eliminación" que incluye la fecha y la cantidad de registros que deben destruirse, y será firmado por el profesional independiente que tiene la custodia, posesión o control de los registros. las historias medicas. A la que contenga la declaración expresa de que se han cumplido los plazos de retención y conservación señalados en el artículo 3 de esta resolución, deberá acompañarse un acta que contenga un análisis del valor secundario de las historias clínicas. 5.3. 2. Por requerimiento del Archivo General de la Nación, elaborarán el inventario documental de acuerdo con su formato e instrucciones específicas antes de publicarlo en una publicación de amplia difusión o en su sitio web.
3. CAPITULO II
4. Proceso de gestión documental de la historia clínica
5. ART 3: En tercer lugar se encuentran los plazos de retención del expediente de historia clínica y de conservación documental. La persona encargada de su custodia está obligada a conservar la historia clínica por un mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha del último tratamiento. El archivo de gestión se utilizará para la retención y conservación de los primeros cinco (5) años, y el archivo central para los diez (10) años restantes. Se duplicarán los plazos de retención y conservación documental de las historias clínicas de víctimas de graves violaciones al derecho internacional humanitario o abusos a los derechos humanos. Los expedientes clínicos deben conservarse de forma permanente si son detenidos como parte de una investigación penal por crímenes de lesa humanidad. Esta conservación deberá ser asegurada por la entidad encargada de la custodia, quien utilizará cuantos medios sean necesarios para llevarla a cabo. Una vez cumplidas estas condiciones, un mínimo de dos (2)) avisos en un diario de amplia circulación nacional, según lo determine la entidad responsable de dicha publicación, con un lapso de ocho (8) días entre el primer aviso y el segundo , en la que se notifique al usuario, a su representante legal o al encargado de su custodia que se le entregará la historia clínica, deberá publicarse antes del proceso de disposición final a que se refiere el artículo siguiente. PAR. Las entidades del SGSSS que se encuentren en liquidación a la fecha de entrada en vigor de la presente resolución y que ya hayan publicado los avisos mencionados en este artículo, no podrán publicar nada nuevo para agilizar el proceso. Asimismo, no debe ser realizado por organizaciones, agentes o sucesiones independientes de remanentes que simultáneamente hayan adquirido y estén en posesión de expedientes clínicos como consecuencia de procedimientos de liquidación o cierre definitivo de establecimientos de salud. Lo anterior, sin perjuicio de que, si lo estiman pertinente y con el fin de avanzar en la entrega de las historias clínicas a los usuarios, realicen nuevamente la publicación de que trata el presente artículo.
6. ART 5: La disposición final del expediente de la historia clínica. La persona encargada de su custodia dispondrá definitivamente de los expedientes médicos y los suprimirá en consecuencia, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 4.1. Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental a que se refiere el artículo anterior. 4.2. Se ha realizado el proceso de publicación a que se refiere el artículo 3 de esta resolución, con excepción de las entidades enumeradas en el párrafo correspondiente. 4.3. Que se haya realizado la evaluación correspondiente, de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación, para determinar si la información contenida en los relatos a eliminar tiene o no valor secundario (científico, histórico o cultural), y que así lo evidencie acta que será suscrita por el representante legal de la entidad y el revisor fiscal en su caso, junto con el correspondiente inventario en el que se documente la evaluación. Sólo el profesional independiente que realizó el proceso de valoración firmará el acta en el caso de profesionales independientes. El encargado de la liquidación deberá suscribir el acta que contenga el análisis secundario de valor de las entidades del SGSSS que se encuentren en proceso de liquidación o se liquiden con posterioridad a la vigencia de la presente resolución. Las referidas actas serán suscritas por el representante legal de la entidad que recibió los registros o por quien éste delegue en el caso de entidades que hayan recibido y estén en posesión de registros clínicos con motivo de procedimientos de liquidación o cierre definitivo de servicios. En el caso de bienes autónomos de remanentes, dicha acta será aprobada y firmada por el correspondiente vocero o administrador de los bienes autónomos de remanentes. El mandatario debe firmar el acta en caso de mandato. PAR. —Cuando los expedientes médicos con valor secundario sean descubiertos mediante la evaluación a que se refiere el inciso 4° punto 3 de este artículo, deberán ser conservados en forma permanente y trasladados conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Salud y Asuntos Sociales.
