1. TITULO I OBJETO,ÁMBITO DE APLICACIÓN,DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
1.1. ARTICULO 1.OBJETO. La presente ley tienen por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado.
1.2. ARTICULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración publica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones publicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
1.3. ARTICULO 3. DEFINICIONES.Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
1.3.1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuera la fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información ala persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
1.3.1.1. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio publico por entidades privadas.
1.3.1.1.1. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia,la investigación,la ciencia o la cultura es de interés publico y declarado como tal por el legislador.
1.4. ARTICULO 4. Principios generales:Los principios generales que rigen la función archivista son los siguientes:
1.4.1. a) FINES DE LOS ARCHIVOS: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.
1.4.1.1. b) IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
1.4.1.1.1. c) INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del estado y la administración de justicia;son testimonio de los hechos y de las obras;documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del estados en el servicio al ciudadano.
2. TITULO II SISTEMA NACIONAL D ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES.
2.1. ARTICULO 5. El sistema nacional de archivos:
2.1.1. a) es un conjunto de instituciones archivistas articuladas entre si, que posibilitan la homogenizacion y normalizacion de los procesos archivisticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
2.1.1.1. b) integran el sistema nacional de archivos: el archivo general de la nación, los archivos de las entidades del estado en sus diferente niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. los archivos privados podrán hacer parte del sistema nacional de archivo.las entidades del sistema actuaran de conformidad con las políticas y planes generales que par el efecto adopte el ministerio de la cultura.
2.1.1.1.1. c) el sistema nacional de archivos se desarrollara bajo los principios de unidad normativa, descentralizacion administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad.
2.2. ARTICULO 6. De los planes y programas. las entidades integrantes del sistema nacional de archivos, de acuerdo con sus funciones, llevaran a cabo los procesos de planeacion y programación y desarrollaran a cabo los procesos de planeacion y programación y desarrollaran acciones de asistencia técnica, ejecución , control, seguimiento y coordinación, así:
2.2.1. a) la planeacion y programación la formularan las instituciones archivistas de acuerdo con el plan nacional de desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.
2.2.1.1. b) la asistencia técnica estará a cargo del archivo general de la nación, de los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recursos humano, las asociaciones y las entidades publicas y privadas que presten este servicio.
2.2.1.1.1. c) la ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serian responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del estado.