1. Características de los documentos
1.1. Los documentos de archivo cuentan con características, las cuales son:
1.1.1. Características internas
1.1.1.1. aquellas que hacen parte de la esencia del documento y que están implícitas en él. Las más comunes son:
1.1.1.1.1. Entidad productora
1.1.1.1.2. Origenes funcionales
1.1.1.1.3. Fecha y lugar de produccion
1.1.1.1.4. Contenido sustantivo o substancial
1.1.2. Características externas
1.1.2.1. son aquellas características que no dependen del cuerpo del documento, sino que son parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera, y se pueden clasificar de la siguiente forma:
1.1.2.1.1. Clase
1.1.2.1.2. Textual
1.1.2.1.3. No textual
1.1.2.1.4. Tipo
1.1.2.1.5. Forma
1.1.2.1.6. Formato
1.1.2.1.7. Cantidad
2. Clases de documentos
2.1. Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Exisiten dos clases de documentos:
2.1.1. Documentos de archivo
2.1.2. Documento electronico
3. Clasificacion de los documentos
3.1. Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios; su principal objetivo radica en la rápida y efectiva localización de la información que contienen, a partir de los conceptos que los agrupa como reflejo de sus funciones generales, lo que les concede una estructura jerárquica y lógica. Se clasifican en cinco aspectos:
3.1.1. 1-Según el soporte
3.1.1.1. Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación, entre ellas textuales, gráficos, imagen, etc.
3.1.2. 2-Según el productor o autor
3.1.2.1. Se refiere a la empresa o persona que elabora el documento y la función a la cual se destina. Son dos tipos:
3.1.2.1.1. Documento publico
3.1.2.1.2. Documento privado
3.1.3. 3-Según su finalidad
3.1.3.1. Cuando los documentos tienen una función con un objetivo que deben cumplir, pero que considera la circunstancia que hace que se genere la información que esté soportando. Su clasificación es:
3.1.3.1.1. Documentos dispositivos
3.1.3.1.2. Documentos informativos
3.1.3.1.3. Documentos testimoniales
3.1.4. Según su Difusión en el Tiempo
3.1.4.1. Es importante tener en cuenta, que no todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se de conservación o eliminación.
3.1.5. Según su Funcionalidad
3.1.5.1. Los documentos se crean con el ánimo de apoyar una gestión.
3.1.5.1.1. Sustantivos o específicos
3.1.5.1.2. Facilítativos o Comunes
4. Tipología documental
4.1. La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa.
4.1.1. Un ejemplo de tipo documental son; resoluciones, memorandos, informes, entre otros.