Documentos contables, comerciales y títulos valores
por Concejo Marinilla
1. Clasificación de los documentos
1.1. Contables: son los documentos que soportan una transacción comercial, como: -Factura cambiaria de compra y venta. -Nómina -Extractos bancarios. -Recibos de caja menor
1.2. No Contables: tienen una utilidad previa a la transacción comercial. Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil. Son: -Cotización -Pedido -Remisión
1.3. Títulos Valores: En ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica. Ejemplos de títulos valores son: -Letra de cambio -El cheque -El pagaré
2. Concepto, diferencias, características.
2.1. Factura cambiaria de compra y venta: Según lo determina el Estatuto Tributario, los requerimientos exigidos para la factura son: Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, entre otros.
2.2. Factura electrónica: es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
2.3. Documento equivalente: Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Son todos aquellos inmersos en la resolución de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN 000042 del 2020 en el artículo 13.
2.4. Comprobante de egreso: Soporte que respalda los desembolsos de efectivo. Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada, donde relacione: Número del comprobante, ciudad origen. Fecha. El valor en números y letras.
2.5. Comprobante de ingreso: Representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Características: Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT, entre otros.
2.6. Comprobante de venta con tarjeta de crédito: Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos. Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pagos.
2.7. Nómina: Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos. Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.
2.8. Planilla integrada de liquidación de aportes: Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación. Registra las novedades de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades.
2.9. Declaración de impuestos: Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados. Son ejemplos de soportes los pagos por concepto de las declaraciones de: Impuesto al Valor Agregado (IVA). Retención en la Fuente. Impuesto de Renta y Complementario.
2.10. Recibo de transferencia de fondos y pago interbancario: Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
2.11. Extractos bancarios: Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes.
2.12. Consignaciones bancarias: Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa. El documento contiene los siguientes elementos: Ciudad y fecha. Número de la cuenta bancaria.
2.13. Recibos de caja menor: Allí se establecen los numerales de pago, los montos y la persona responsable del manejo de dicho fondo.
2.14. Notas débito y crédito
2.14.1. Debito: Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes.
2.14.2. Crédito: Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas- Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas,evidencia dineros Devueltos al cliente por inconformidades.