1. Las adquisiciones requieren de una adecuada organización, personal idóneo, procedimientos conocidos, un buen sistema de información, un presupuesto adecuado y unos objetivos, metas y prioridades dadas para un período anual de trabajo. Organización adecuada: con las funciones y responsabilidades del jefe del departamento de compras ya establecidas, se establecen las funciones y tareas de cada funcionario. En esta forma se evitan duplicaciones y vacíos y se obtiene un flujo continuo de trabajo. Personal idóneo: No basta la formación académica o técnica apropiada, es fundamental combinarla con una personalidad de servicio y una mentalidad muy amplia. Procedimientos conocidos: Las adquisiciones requieren procedimientos sencillos, bien definidos, claros, que eviten la improvisación y las decisiones conceptuales distintas para cada ocasión. Sistemas de información: Un sistema computarizado organiza, agiliza y disminuye los problemas y los costos de las adquisiciones, si está provisto de un buen sistema de información en red. Presupuesto adecuado: desarrollar un plan de compras que señale las cantidades de los elementos indispensables para adquirir.
1.1. El proceso de las adquisiciones y de los suministros
1.2. Las compras deben ser planeadas y desarrolladas a través de procedimientos establecidos que constituyen todo un proceso. Un presupuesto elaborado para compras, un plan de compras o solicitudes de compras para casos especiales, una disponibilidad de tesorería se cotejan contra los inventarios existentes y la velocidad de rotación de los productos Y por último VERIFICAR el registro de proveedores para conocer con anticipación las facilidades y los inconvenientes que van a tener las adquisiciones. Con toda esa información el Comité de Compras establece los elementos para adquirir, cuántos, hasta qué valor y qué condicionas especiales deben tener los productos.
1.2.1. Costos adicionales
1.2.2. □ Compras de urgencia a intermediarios con precios altos. □ Compras equivocadas. □ Agotamiento de existencias en el hospital. □ Pagos por transporte expreso o por entrega inmediata. □ Incumplimiento del proveedor que obliga a compras adicionales. □ Daños por transporte, empaque inadecuado o por corta vida útil. □ Mala calidad de los productos. □ Robos, hurtos y uso inadecuado de los productos. □ Pago de comisión a agentes o intermediarios locales
1.2.2.1. Inspección y recepción
1.2.2.2. Las metas de las compras son: recibir la cantidad correcta, con la adecuada calidad, en el tiempo correcto con un costo total correcto. Una vez que se reciben entran a formar parte del hospital, es decir, son de su propiedad. Para asegurar que la función de recepción se desarrolle adecuadamente, se deben tener en cuenta los siguientes factores: Personal competente para la recepción. Por competente se entiende inteligente, honesto, interesado en el trabajo, con algunos conocimientos del material que recibe; por ejemplo se recomienda que sea el mismo farmacéutico quien reciba los medicamentos. Equipo de recepción apropiado. Toda vez que muchas entregas deben ser pesadas, las básculas precisas son indispensables. Los termómetros permiten observar las temperaturas a que llegan los materiales refrigerados. Debe disponerse de montacargas eléctricos o manuales, estibas, etc.
2. La gran variedad de elementos hospitalarios para adquirir, sus cantidades, calidades y valor frente a los recursos económicos siempre limitados, hace necesaria una detallada planeación. La planeación se realiza básicamente para: Determinación de necesidades en cantidad, calidad y tiempo, con base en estadísticas de comportamiento y de tendencia al futuro. Normalización de los procedimientos para hacer más eficientes las adquisiciones. Establecimiento de prioridades frente a recursos económicos o humanos escasos. Cronogramas de los pasos o actividades en la compra de los bienes o servicios. Minimización de los costos. □ Control de cumplimiento de los pasos anteriores.
2.1. Determinación de necesidades: Con base en los objetivos trazados y las metas específicas que el hospital debe lograr en un período de tiempo, generalmente un año. Estadísticas de consumo: Las estadísticas son indispensables para conocer las tendencias de consumo de los diferentes bienes y servicios. Calidad de los productos o servicios: El término calidad se refiere a la mejor conveniencia de un producto o servicio, en relación con el uso que se le va a dar, es decir a su eficacia. Para propender la calidad es necesario realizar ciertas actividades como: especificar las características de los productos y de sus envases, analizar al azar muestras de los productos que se reciben, definir las condiciones y tiempo de almacenamiento, efectuar inspecciones periódicas y entrenar al personal de farmacias y almacenes en el manejo adecuado de los mismos.
3. Funciones del Director de Adquisiciones
3.1. □ Hacer las compras al más bajo precio □ Proyectar las condiciones del mercado, la abundancia o escasez de elementos □ Establecer normas para el rechazo de elementos que no llenan las condiciones pedidas o la calidad exigida. □ Establecer estándares de negociación para contratar la adquisición de medicamentos, otros elementos y servicios bajo los mismos criterios y dentro de la más absoluta imparcialidad. □ Coordinar con los asesores jurídicos y financieros la revisión de los contratos de compras. □ Hacer los pedidos cuantificados por elemento, cantidad y precio haciendo el mejor uso de los descuentos. □ Supervisar las órdenes de compras para determinar si son correctas. □ Tener control inmediato e. n relación con faltantes, mermas, variación de los consumos, y todo lo relacionado con administración por excepción
3.1.1. Relaciones con los proveedores
3.1.2. □ Tener ofertas de un amplio número de proveedores. □ Establecer el sistema de selección de los proveedores y de términos de negociación. □ Manejar y controlar la ejecución del presupuesto de compras. □ Conocer y solucionar los problemas que se presenten con los productos adquiridos. □ Obtener economías para la institución a través de una actitud escrupulosa y altamente ética. □ Conocer las instalaciones de los proveedores cuando sea del caso.
3.1.2.1. Administración de personal
3.1.2.2. □ Determinar las responsabilidades de funcionarios a su cargo y desarrollar sus funciones. □ Entrenar y administrar el personal a su cargo. □ Promover las relaciones interpersonales con otras dependencias para buscar una integración productiva. □ Evaluar el personal y propender por su progreso y su moral. □ Máximo entrenamiento del personal en control interno (control de procesos
3.1.2.2.1. Procedimientos para las adquisiciones
4. Cantidades a adquirir: Estimar la cantidad de elementos a adquirir no es fácil, sobre todo si se trata de bienes de consumo repetitivo como medicamentos, papelería, etc. Es importante apoyarse en estadísticas mensuales de períodos anteriores. Las cantidades a adquirir dependen de seis aspectos importantes a saber: □ Presupuesto destinado para las adquisiciones □ Los consumos estimados en el período. □ Las existencias mínimas y máximas que se desea tener, incluyendo dentro de las primeras las existencias de seguridad. □ El tiempo necesario para hacer el pedido y recibir en la farmacia o almacén los elementos a satisfacción. □ Los imprevistos o casos especiales (demoras en las entregas, escasez, deterioros o pérdidas, robos, etc.). □ Prioridad de los productos según las necesidades estacionales.
5. Inventarios adecuados En la planeación de las adquisiciones es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: □ Hacer una planeación, programación y ejecución de las adquisiciones en forma oportuna □ Las pérdidas reales y potenciales, mermas y daños se deben sacar de los inventarios □ La demora o falta de cumplimiento en el tiempo de entrega por parte del proveedor, obliga a ampliar los inventarios. □ Los presupuestos y flujos de fondos imponen prioridades en las compras. □ La capacidad de los almacenes limita las adquisiciones. □ Los excesos en compras, así sean a precios rebajados, siempre producen desperdicio y sobrecostos. □ Las estadísticas de consumo son una gran guía en las compras □ Las redes, diagramas o barras que representan cronogramas de actividades o flujos de control son muy importantes
6. Existen algunas recomendaciones para recepción: □ Ser precavido de las personas que quieran ayudar al recepcionista; quizá buscan distraer. □ No firmar recibo de todos los elementos bajo la promesa que los otros llegarán después. □ Evitar el afán; pueden confundirse cantidades, marcas, etc. □ No recibir producto sustituto si no se está autorizado por escrito. □ Siempre abrir las cajas y revisar la calidad de la primera capa y observar que las otras capas o hileras sean iguales. □ Anotar si los empaques tienen fecha de expiración y que se encuentra dentro de los límites normales establecidos. □ Pesar y medir los elementos que lleguen y estar seguro que corresponden a las compras efectuadas.
6.1. Almacenamiento
6.2. El almacenamiento es una actividad típica que se ejecuta en conjunción con recepción. En algunos casos desde el sitio de recepción pueden enviarse los elementos a los pisos o servicios cuando las existencias se han agotado. Se deben evitar las siguientes deficiencias: Deterioro, normalmente los daños por deterioro son proporcionales al volumen de las existencias y al tiempo de permanencia de los productos Vencimiento, en especial los productos químicos como los medicamentos tienen fecha de expiración Hurto. Su magnitud depende de los controles y la motivación del personal tanto de almacén como del hospital en general. Accidentes, dando tratamiento especial a los elementos pesados, peligrosos o de alta contaminación potencial.
6.2.1. Control de existencias
6.2.2. Dentro de los beneficios que tiene un buen control de elementos se destacan los siguientes: □ Minimizar los faltantes de productos □ Permitir compras de gran volumen con entregas periódicas lo que puede conllevar precios más bajos, disminución de intermediarios, competencia entre proveedores. □ Anticipar las fluctuaciones estacionales, es decir las de incrementos en la demanda de determinados medicamentos □ El control de los elementos se hace indispensable para asegurar el flujo normal de los suministros, evitar pérdidas y deterioros □ Ajusta los requerimientos de los diferentes servicios y departamentos □ Compara las nuevas existencias contra las cantidades mínimas y máximas de cada producto □ Al controlar los elementos con poco movimiento se toman decisiones que disminuyen los costos del hospital toda vez que se pueden devolver o cambiar productos □ Se conoce la cantidad y lugar de ubicación precisos de cada producto □ Permite informes de existencias, consumos y costos □ Sirve de base para estadísticas y bioestadísticas.
7. Adecuadas instalaciones para recepción. Son necesarias si se desea que el trabajo de recepción se efectúe correctamente. Horario de recepción adecuado. El horario debe ser amplio y terminar antes del fin de la jomada de trabajo de quienes reciben para evitar que se acepten elementos de afán Copia de las especificaciones de cada uno de los productos debe estar disponible como referencia de consulta obligatoria en cada recepción de elementos. Copia de la orden de compra debe estar disponible en el momento de recepción para asegurar que se recibe exactamente
7.1. Recomendaciones para la recepción de elementos
8. Se entiende por abastecimientos y suministros la parte de la logística que trata sobre las actividades que se desarrollan para la adquisición, el almacenamiento y el suministro a los pacientes de un hospital y a todos sus trabajadores, tanto de los medicamentos, los alimentos, como de los demás elementos y servicios de uso sanitario y administrativo, de manera oportuna, en las cantidades exactas, con la calidad óptima y en el lugar apropiado, de tal forma que el hospital cumpla plenamente con sus objetivos y metas en cuanto a prevención, diagnóstico, tratamiento y recuperación de la salud.
8.1. proceso de comprar y entregar los elementos es todo un proceso de planeación coordinado con todas las dependencias del hospital. El departamento de compras tiene muchas actividades que realizar entre las que se destacan: □ Determinar las especificaciones de los elementos o servicios. Determinar cuándo comprar. Controlar los niveles de inventario y vigilar los puntos máximos y mínimos. Establecer y/o controlar la calidad, ojalá con estándares. Obtener ofertas competitivas. Establecer los precios óptimos. Evaluar los proveedores y cambiarlos de acuerdo a la mejor conveniencia. Establecer la política óptima de pagos en cada período. Arreglar términos financieros. Establecer los procedimientos para las órdenes de compras. Recibir, almacenar y entregar los elementos.
8.1.1. Objetivos del sistema de adquisiciones
8.1.1.1. Problemas en el departamento de compras
8.1.1.2. □ Compras descentralizadas, no formales □ Gasto excesivo de tiempo en el procedimiento de compras □ Trampas o trucos fraudulentos ocultos o semiocultos. □ Los compradores asumen la responsabilidad de las compras aunque no tengan los conocimientos. □ Generalmente hay grandes dificultades de coordinación con los jefes de los departamentos médicos para satisfacer sus necesidades □ Incumplimiento de los proveedores con los subsecuentes problemas de suministros □ Compra de sustitutos que pueden o no ser aceptables. □ Las devoluciones de productos no aceptados Muchas fuerzas exteriores a las funciones de abastecimientos y suministros tienen efectos importantes que pueden modificar los planes de adquisición
8.1.1.2.1. Planeación
8.1.2. □ Mantener un adecuado suministro □ Minimizar los costos □ Mantener la calidad Obtener el menor costo total posible □ Mantener la excelencia en el servicio en el hospital