2. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONA
2.1. Se sugiere ubicar el encabezado y el número de página en la parte superior izquierda, una o dos líneas por debajo de la zona 1, y justificarlos. Además, se recomienda colocar el código a 3 cm o 4 cm del borde superior, seguido del lugar de origen y la fecha, con una o dos líneas de espacio entre ellos. En cuanto a los datos del destinatario, se sugiere dejar de dos a tres líneas libres, y se proporcionan recomendaciones específicas para la escritura de la denominación o título académico, el nombre del destinatario y el cargo.
2.2. El 'Asunto' se coloca con mayúscula y dos puntos, dos líneas después de los datos del destinatario, resumiendo el tema del documento. El texto principal debe ser claro y cortés. En 'Datos del remitente,' se usa mayúscula para el nombre, preferiblemente ambos apellidos sin negrilla. Para 'Líneas especiales,' se separan dos líneas después del remitente, usando una fuente más pequeña que el texto. Los 'Anexos' se detallan al final, a dos líneas del remitente, escribiendo 'Anexo' o 'Anexos' en mayúscula con dos puntos, indicando cantidad, hojas, folios y tipo.
3. Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones
3.1. ncluir los nombres de las personas involucradas en la redacción o transcripción de la comunicación, a dos interlíneas del remitente o una del bloque de anexos y copias, con alineación adecuada. El número de copias debe seguir las políticas de la organización. Para más detalles sobre los tipos de soportes, consulte el Anexo B (Informativo). Las comunicaciones deben estar libres de errores técnicos, ortográficos, gramaticales y de puntuación, con presentación impecable, sin borrones ni correcciones.
4. Impresion de documento
4.1. todos los documentos que se presentan en esta guía pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.
5. Zonas:
5.1. Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).
5.2. Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país
5.3. Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.
6. Margenes
6.1. Se sugiere dejar un margen superior de 3 cm a 4 cm, reservado para la razón social de la organización.
7. Estilos
7.1. Bloque extremo Todas las líneas parten del margen izquierdo.
7.2. Bloque Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
7.3. Semibloque Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
8. Fuente
8.1. Se aconseja usar una fuente clara y legible para toda comunicación, preferiblemente en tamaños de 10 a 12, comunes en procesadores de texto.
