1. FASE 1 : PLANIFICACIÓN
1.1. Temática
1.1.1. definir sobre qué tema va a tratar.
1.2. ¿Dónde celebrar tu congreso?
1.2.1. Escoger el lugar adecuado para la celebración de un congreso
2. FASE 2: ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO
2.1. Convocatoria
2.1.1. Elabora una convocatoria dirigida al posible público objetivo del congreso
2.2. Diseño e imagen del congreso
2.2.1. Informaciónes:
2.2.1.1. Información general:
2.2.1.1.1. Nombre del congreso, fechas, ciudad donde está previsto
2.2.1.2. Información sobre los pagos para asistentes:
2.2.1.2.1. Cuotas establecidas, fechas de pago y cómo abonar los costes del congreso (nº de cuenta).
2.2.1.3. Información para ponentes:
2.2.1.3.1. Cuándo y cómo presentar los trabajos, duración, fechas de entrega de presentaciones, etc.
2.3. Ponentes
2.3.1. Escoger ponentes que sean referentes en el sector de la temática
2.4. Estrategias de comunicación
2.5. Paquete del congreso
2.5.1. Es muy recomendable que prepares un kit del congreso para entregar a los asistentes cuando acudan el primer día a realizar la inscripción
2.5.2. Kit
2.5.2.1. mochila
2.5.2.2. bolsa
2.5.2.3. carpeta con el programa del evento,
2.5.2.4. un cuaderno de notas
2.5.2.5. un bolígrafo
2.5.2.6. lápiz
2.6. ALOJAMIENTO
2.6.1. ponerte en contacto con algunos hoteles y negociar precios especiales
2.7. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
2.7.1. definir cuáles son las herramientas más eficaces: página web...
2.8. SERVICIO GASTRONÓMICO
2.8.1. Tendrás que ocuparte de organizar los coffee breaks y las comidas del evento.
2.9. ACTIVIDADES SOCIALES Y DE OCIO
2.9.1. planificar algunas actividades de ocio para los asistentes como cenas, espectáculos, visitas guiadas...
3. FASE 3: ACTIVIDADES DURANTE EL CONGRESO
3.1. SECRETARÍA TÉCNICA
3.1.1. El primer día de congreso es fundamental que la secretaría técnica funcione a la perfección,
3.2. CEREMONIAS DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURA
3.2.1. Tanto para dar la bienvenida como para despedir a los asistentes es necesario
3.3. ATENCIÓN GENERAL A CUALQUIER ASPECTO DEL CONGRESO
3.3.1. Durante el desarrollo del evento este equipo deberá estar disponible para solucionar cualquier cuestion
4. FASE 4: POSTCONGRESO
4.1. INFORMES
4.1.1. INFORME FINANCIERO
4.1.1.1. Elabora un documento que recoja cómo ha funcionado el congreso a nivel general
4.1.2. INFORME DE VALORACIÓN
4.1.2.1. elaborar un informe financiero en el que se refleje si se ha cumplido con el presupuesto inicial.
4.2. COMUNICACIÓN POSTEVENTO
4.2.1. Si durante el congreso se ha contado con cobertura por parte de los medios de comunicación, no olvides realizar un comunicado con los resultados del evento