Clasificacion Documental Juan Esteban Borja Viafara

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Clasificacion Documental Juan Esteban Borja Viafara por Mind Map: Clasificacion Documental Juan Esteban Borja Viafara

1. conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad

1.1. es la

1.1.1. agrupación documental

1.1.1.1. relacionada en forma

1.1.1.1.1. jerarquica

2. El proceso

2.1. a clasificación es el premier paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos

2.1.1. tendientes a

2.1.1.1. controlar

2.1.1.2. recuperar

2.1.1.2.1. la información contenida en los documentos

2.1.1.3. conservar

3. La Clasificación como Proceso Archivístico

3.1. permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes

4. Agrupaciones Documentales

4.1. Fondo documental

4.1.1. Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades

4.2. Seccion documental

4.2.1. Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo

4.3. Subseccion documental

4.3.1. Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.

4.4. Serie documental

4.4.1. Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada

4.5. Subserie documental

4.5.1. Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes

4.6. Unidad documental

4.6.1. Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.

4.6.1.1. Compleja

4.6.1.1.1. Cuando está integrada por Material compilado por tipos documentales de diversa índole

4.6.1.2. Simple

4.6.1.2.1. Cuando está constituida por el mismo tipo documental

5. Elementos de la Clasificación

5.1. Acciones

5.1.1. funciones

5.1.1.1. actividades

5.1.1.1.1. Tramites

5.2. Estructura orgánica

5.2.1. Los documentos deben ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización.

5.3. Asuntos

5.3.1. contenido concreto del documento

6. Fundamentos de la Clasificación

6.1. se fundamenta en

6.1.1. La aplicación de los principios de procedencia y de orden original

6.1.2. La identificación de las funciones

6.1.3. Los asuntos que tramita cada división administrativa

7. Principio de procedencia

7.1. permite identificar los creadores de documentos

7.1.1. Institucionales

7.1.1.1. fondos documentales producidos por una entidad

7.1.2. Administrativos

7.1.2.1. secciones y subsecciones documentales donde la procedencia esta dada por dependecias

8. Aplicación del Principio de Procedencia

8.1. debe aplicarse a toda la entidad

8.1.1. Para aplicarlo es importante:

8.1.1.1. Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora

8.1.1.2. Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia

9. Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia

9.1. Protege la integridad de las agrupaciones documentales

9.2. Permite ubicar el documento en el fondo al que pertenece de acuerdo a su actividad

9.3. Aplicacion en todas las tareas que tengan que ver con el quehacer archivistico

10. Principio de Orden Original

10.1. Hace relacion al orden de conservacion de los documentos en cada serie, según el cual cristalizan acciones y procedimientos encaminados a la resolución administrativa de asuntos específicos, iniciados y resueltos en la Oficina, con competencias específica

11. Aplicación del Principio de Orden Original

11.1. Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos

11.1.1. que

11.1.1.1. determinan

11.1.1.1.1. el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite

12. Funciones

12.1. Determinan las series que corresponden a cada agrupacion documental

12.1.1. Comunes

12.1.1.1. Funciones administrativas genericas

12.1.2. Especificas

12.1.2.1. Desarrolo de la mision de la entidad

13. Pasos Metodológicos para la Clasificación

13.1. Identificación de Productores

13.1.1. El primer paso consiste en identificar a los creadores de documentos lo que da como resultado la identificacion de las Agrupaciones Documentales

13.2. Identificación de Fondos Documentales

13.2.1. Es la totalidad de la documentacion producida o recibida por una institucion

13.2.1.1. Para la identificacion de un fondo docmental

13.2.1.1.1. se necesita:

14. Estructura Organica

14.1. Conjunto de

14.1.1. Areas y unidades organizacionales relacionadas entre si

14.1.1.1. a traves de:

14.1.1.1.1. Canales de comunicacion

14.1.1.1.2. Instancias de coordinacion

14.1.1.1.3. Procesos establecidos por una entidad

15. Identificacion de Secciones y Subsecciones Documentales

15.1. Las Secciones

15.1.1. Son subdivisiones

15.1.1.1. del fondo

15.1.1.1.1. Produccion documental

16. Series Documentales y Asuntos

16.1. Se refiere a

16.1.1. Cierto numero de cosas ordenadas de manera sucesiva y conectadas por una relacion similar

16.1.1.1. En los archivos

16.1.1.1.1. Son un grupo de documentos cuyo elemento cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma funcion repetida durante un tiempo largo

17. Identificacion de Series y Subseries

17.1. Varias unidades documentales conforman una serie documental si tienen el mismo origen funcional

17.1.1. Cada serie esta asociada a un asunto cuyo nombramiento resulta del analisis del contenido de los documentos reunidos

17.1.1.1. Los procedimientos para los tramites administrativos pueden varar

17.1.1.1.1. Hace que surjan asuntos relacionados con el principal

18. Tipos Documentales

18.1. Registro de actividades mendiante las cales se ejerce una funcion

18.1.1. Unidad documental

18.1.1.1. Simple

18.1.1.1.1. Cuando está constituida por el mismo tipo documental

18.1.1.2. Compleja

18.1.1.2.1. Cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole

19. Tipos Documentales Comunes y Especificos

19.1. Comunes

19.1.1. Corresponden a actividades similares en todas las entidades. Entre ellas se encuentran

19.1.1.1. Ordenes de pago

19.1.1.2. Actas

19.1.1.3. Solicitudes

19.2. Especificos

19.2.1. Son propios de cada division administrativas

20. Cuadros de Clasificacion de Fondos

20.1. Esquemas que reflejan la jerarquizacion y clasificacion dada a la documentacion producida por una institucion

20.1.1. Se registran jerarquicamente

20.1.1.1. Seciones

20.1.1.1.1. Subsecciones

20.1.1.1.2. Series

20.1.1.1.3. Subseries

21. Los cuadros tendran tantas casillas como unidades productoras de documentos haya en cada entidad