1. conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad
1.1. es la
1.1.1. agrupación documental
1.1.1.1. relacionada en forma
1.1.1.1.1. jerarquica
2. El proceso
2.1. a clasificación es el premier paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos
2.1.1. tendientes a
2.1.1.1. controlar
2.1.1.2. recuperar
2.1.1.2.1. la información contenida en los documentos
2.1.1.3. conservar
3. La Clasificación como Proceso Archivístico
3.1. permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes
4. Agrupaciones Documentales
4.1. Fondo documental
4.1.1. Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades
4.2. Seccion documental
4.2.1. Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo
4.3. Subseccion documental
4.3.1. Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
4.4. Serie documental
4.4.1. Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada
4.5. Subserie documental
4.5.1. Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes
4.6. Unidad documental
4.6.1. Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
4.6.1.1. Compleja
4.6.1.1.1. Cuando está integrada por Material compilado por tipos documentales de diversa índole
4.6.1.2. Simple
4.6.1.2.1. Cuando está constituida por el mismo tipo documental
5. Elementos de la Clasificación
5.1. Acciones
5.1.1. funciones
5.1.1.1. actividades
5.1.1.1.1. Tramites
5.2. Estructura orgánica
5.2.1. Los documentos deben ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización.
5.3. Asuntos
5.3.1. contenido concreto del documento
6. Fundamentos de la Clasificación
6.1. se fundamenta en
6.1.1. La aplicación de los principios de procedencia y de orden original
6.1.2. La identificación de las funciones
6.1.3. Los asuntos que tramita cada división administrativa
7. Principio de procedencia
7.1. permite identificar los creadores de documentos
7.1.1. Institucionales
7.1.1.1. fondos documentales producidos por una entidad
7.1.2. Administrativos
7.1.2.1. secciones y subsecciones documentales donde la procedencia esta dada por dependecias
8. Aplicación del Principio de Procedencia
8.1. debe aplicarse a toda la entidad
8.1.1. Para aplicarlo es importante:
8.1.1.1. Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora
8.1.1.2. Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia
9. Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia
9.1. Protege la integridad de las agrupaciones documentales
9.2. Permite ubicar el documento en el fondo al que pertenece de acuerdo a su actividad
9.3. Aplicacion en todas las tareas que tengan que ver con el quehacer archivistico
10. Principio de Orden Original
10.1. Hace relacion al orden de conservacion de los documentos en cada serie, según el cual cristalizan acciones y procedimientos encaminados a la resolución administrativa de asuntos específicos, iniciados y resueltos en la Oficina, con competencias específica
11. Aplicación del Principio de Orden Original
11.1. Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos
11.1.1. que
11.1.1.1. determinan
11.1.1.1.1. el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite
12. Funciones
12.1. Determinan las series que corresponden a cada agrupacion documental
12.1.1. Comunes
12.1.1.1. Funciones administrativas genericas
12.1.2. Especificas
12.1.2.1. Desarrolo de la mision de la entidad
13. Pasos Metodológicos para la Clasificación
13.1. Identificación de Productores
13.1.1. El primer paso consiste en identificar a los creadores de documentos lo que da como resultado la identificacion de las Agrupaciones Documentales
13.2. Identificación de Fondos Documentales
13.2.1. Es la totalidad de la documentacion producida o recibida por una institucion
13.2.1.1. Para la identificacion de un fondo docmental
13.2.1.1.1. se necesita:
14. Estructura Organica
14.1. Conjunto de
14.1.1. Areas y unidades organizacionales relacionadas entre si
14.1.1.1. a traves de:
14.1.1.1.1. Canales de comunicacion
14.1.1.1.2. Instancias de coordinacion
14.1.1.1.3. Procesos establecidos por una entidad
15. Identificacion de Secciones y Subsecciones Documentales
15.1. Las Secciones
15.1.1. Son subdivisiones
15.1.1.1. del fondo
15.1.1.1.1. Produccion documental
16. Series Documentales y Asuntos
16.1. Se refiere a
16.1.1. Cierto numero de cosas ordenadas de manera sucesiva y conectadas por una relacion similar
16.1.1.1. En los archivos
16.1.1.1.1. Son un grupo de documentos cuyo elemento cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma funcion repetida durante un tiempo largo
17. Identificacion de Series y Subseries
17.1. Varias unidades documentales conforman una serie documental si tienen el mismo origen funcional
17.1.1. Cada serie esta asociada a un asunto cuyo nombramiento resulta del analisis del contenido de los documentos reunidos
17.1.1.1. Los procedimientos para los tramites administrativos pueden varar
17.1.1.1.1. Hace que surjan asuntos relacionados con el principal
18. Tipos Documentales
18.1. Registro de actividades mendiante las cales se ejerce una funcion
18.1.1. Unidad documental
18.1.1.1. Simple
18.1.1.1.1. Cuando está constituida por el mismo tipo documental
18.1.1.2. Compleja
18.1.1.2.1. Cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole
19. Tipos Documentales Comunes y Especificos
19.1. Comunes
19.1.1. Corresponden a actividades similares en todas las entidades. Entre ellas se encuentran
19.1.1.1. Ordenes de pago
19.1.1.2. Actas
19.1.1.3. Solicitudes
19.2. Especificos
19.2.1. Son propios de cada division administrativas
20. Cuadros de Clasificacion de Fondos
20.1. Esquemas que reflejan la jerarquizacion y clasificacion dada a la documentacion producida por una institucion
20.1.1. Se registran jerarquicamente
20.1.1.1. Seciones
20.1.1.1.1. Subsecciones
20.1.1.1.2. Series
20.1.1.1.3. Subseries