1. Levantamiento de Actas
1.1. Proceso de registrar formalmente eventos, acuerdos o incidencias en reuniones de proyecto.
1.1.1. Acta administrativa
1.1.2. Registrar los acuerdos alcanzados en una reunión de obra para asegurar el cumplimiento de plazos y responsabilidades.
2. Tramitación de Garantías
2.1. Una garantía es un contrato que asegura el cumplimiento del pago de una deuda y protege al consumidor ante vicios o defectos del producto, asegurando su reparación. Los responsables de la garantía incluyen productores, importadores, distribuidores y vendedores. Si el producto necesita traslado para su reparación, los gastos de transporte son cubiertos por la garantía. El Gerente de Proyecto debe conocer este trámite para asegurar la calidad del servicio o producto ofrecido al cliente.
2.1.1. Carta de garantia por equis periodo de tiempo
2.2. Gestión de las garantías ofrecidas por contratistas y proveedores para asegurar la calidad y durabilidad del trabajo realizado.
2.2.1. Solicitar la reparación de un defecto constructivo dentro del período de garantía estipulado en el contrato.
3. Cumplimiento de Normas
3.1. La normatividad empresarial abarca el conjunto de reglas que rigen el funcionamiento de la empresa y regulan el comportamiento de los empleados, promoviendo un ambiente de respeto y cordialidad. Estas normas varían según el tipo de empresa y su actividad principal, como construcción o recursos humanos, y deben adaptarse a factores como el riesgo laboral y el número de empleados.
3.2. Asegurarse de que todos los aspectos del proyecto cumplen con las regulaciones y estándares establecidos por las autoridades competentes.
3.2.1. Verificar que los materiales utilizados cumplen con las normativas de seguridad y calidad locales.
3.2.1.1. El Gerente de proyecto (GP) deberá tener el conocimiento para que puedan ser cumplidas, sin embargo, como parte de la organización, el área legal es la directamente encargada.
4. Manejo de Anticipos
4.1. Gestión y control de los pagos anticipados realizados a los contratistas o proveedores para la ejecución de trabajos específicos.
4.1.1. Realizar el seguimiento de un anticipo para la compra de materiales críticos y verificar su correcta aplicación.
4.2. Por la cantidad pagada Anticipo parcial: El anticipo supone una parte del total de la operación principal. Por quien realiza el anticipo Anticipo de clientes: Suponiendo una empresa A, el anticipo de clientes se produce cuando la empresa A realiza una venta a un cliente y este le paga una parte de forma anticipada.
5. Control de Cuentas
5.1. Monitoreo y revisión de las cuentas financieras relacionadas con el proyecto para asegurar una correcta administración de los recursos.
5.1.1. Este proceso es fundamental para el funcionamiento de cualquier organización, ya que permite gestionar adecuadamente sus recursos económicos, tomar decisiones fundamentadas y asegurar que la operativa y cuentas del negocio funcionan dentro de la legalidad. Todo esto lo debe conocer el GP y lo lleva a cabo el Área contable de la organización.
6. Control de Flujo de Fondos
6.1. Supervisión del flujo de dinero para asegurar que los fondos estén disponibles cuando se necesiten y se utilicen de manera eficiente.
6.2. El GP deberá tener en consideración la cantidad de dinero con la que se dispone para poder tomar decisiones, el área que lo apoya en esta información es el área contable.
6.2.1. Planificar los desembolsos de acuerdo con el cronograma de avance de obra para evitar retrasos financieros.
7. Control de Costos y Presupuestos
7.1. Supervisión y ajuste continuo de los costos del proyecto para mantenerse dentro del presupuesto aprobado.
7.1.1. Revisar los costos reales frente a los presupuestados y ajustar las previsiones de gastos futuros.