1. Áreas del conocimiento empleadas al presupuestar
1.1. En el proceso de presupuestación se utilizan diversas herramientas con el propósito de lograr los mejores resultados posibles en cada una de las etapas. Existen muchas áreas del conocimiento que se aplican en el proceso de presupuestación, cada una de ellas juega un papel fundamental en todo el ciclo de operaciones de la entidad y por ende en la presupuestación entre ellas están:
1.1.1. Economía
1.1.1.1. Se da en cuanto al estudio de las variables que inciden en el entorno de la empresa, como la inflación, las tasas de interés, la devaluación monetaria, entre otros. El análisis de los diversos mercados de dinero ya sean nacionales o internacionales proporcionan a la empresa las herramientas necesarias para decidir la mejor fuente de financiamiento.
1.1.2. Estadística
1.1.2.1. Proporciona instrumentos de suma valía, como los métodos de cálculo de pronósticos,los números índices, las series cronológicas y los análisis de regresión, entre otros, queson clave para reducir el grado de incertidumbre
1.1.3. Administración
1.1.3.1. Se relaciona en el sentido de aplicación de las fases del proceso administrativo al proceso de presupuestación, desde la previsión hasta el control, proporciona a través de sus diferentes departamentos la información necesaria para que el presupuesto sea planeado y ejecutado de la mejor manera.
1.1.4. Contabilidad
1.1.4.1. Constituye la principal fuente de información para la elaboración del presupuesto, representa el insumo principal en la elaboración. “Al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema, por cuanto el presupuesto se ha definido como la contabilidad hacia el futuro”
1.1.5. Finanzas
1.1.5.1. Aportan además información importante como el punto de equilibrio, determinación de proyectos a realizar de expansión o de incursión en nuevos mercados con nuevos productos. Promueve, además, la evaluación objetiva de opciones puestas a la directiva de la empresa.
2. Ventajas
2.1. Los presupuestos constituyen el conjunto de ingresos, egresos, costos de fabricación y comercialización, entre otros y la previsualización de estos elementos.
2.1.1. De acuerdo con los recursos con los que la empresa cuenta, se puede crear la línea a seguir para el logro de los objetivos.
2.1.2. La entidad puede prever de alguna manera los resultados que se obtendrán al final del ciclo de operaciones.
2.1.3. En base a las cifras presupuestadas se pueden hacer ajustes
2.1.4. Dependiendo del porcentaje de logro de los objetivos que se vaya cumpliendo, se pueden replantear las metas, las estrategias, etc.
2.1.5. En la presupuestación se puede establecer los límites inferiores y superiores permitidos para los niveles de inventarios, financiamientos, unidades a producir, etc.
2.1.6. Se puede realizar un análisis especial a las fuentes de financiamiento.
2.1.7. En el presupuesto se puede establecer las formas de control que se aplicarán.
2.1.8. Através de los presupuestos se logra que las áreas o departamentos de la empresa se apoyen de la mejor manera para el logro de los objetivos.
2.1.9. Se logra mayor colaboración entre los empleados sin importar los niveles de autoridad.
2.1.10. Al tener bien definidas las funciones, cada miembro de la empresa logra mejores resultados en su gestión.
2.1.11. Al rendimiento generalmente es mayor que en las empresas que no presupuestan.
2.1.12. Se puede tener pleno conocimiento de todas las áreas de la empresa, identificando debilidades y fortalezas.
2.1.13. La conservación de la información se vuelve más ordenada.
2.1.14. En la etapa de la evaluación se verifica la gestión de cada empleado.
2.1.15. Los procesos se vuelven más ordenados.
3. Desventajas
3.1. A pesar de que los presupuestos son una fuente valiosa de información para garantizar de alguna manera el logro de los objetivos propuestos por la entidad, su implantación no está al alcance de las grandes mayorías y como tal presenta las siguientes desventajas:
3.1.1. No es obligatoria su aplicación.
3.1.2. Los costos de su implementación no están al alcance de la mayoría de pequeñas entidades.
3.1.3. Si los miembros de la entidad no están en sintonía con el logro de los objetivos de la empresa, los resultados no serán los esperados.
3.1.4. La percepción que tienen los elaboradores, sobre el ambiente en el que se desempeña la empresa, hacen que sean subjetivos.
3.1.5. Debe existir unidades encargadas del presupuesto que resultan en la utilización de recursos humanos o financieros que no están al alcance de cualquier empresa.
4. Análisis de las variables internas y externas
4.1. Ningún tipo de entidad económica está exenta de los efectos que pueda tener sobre ella el ambiente en el que se desarrolla, por ello, es de gran importancia el estudio de los elementos internos y externos de que inciden de manera positiva y negativa al que hacer de la empresa.
4.1.1. Variables
4.1.1.1. Internas (controlables)
4.1.1.1.1. Objetivos, metas estrategias
4.1.1.1.2. Politicas de competencia
4.1.1.1.3. Politicas de gestion
4.1.1.1.4. Proyecciones de expancion
4.1.1.1.5. Precios y calidad del producto
4.1.1.1.6. Estrategias de marketing
4.1.1.1.7. Sistema Productivos
4.1.1.2. Externas (no controlables)
4.1.1.2.1. Intencion de gastos del cliente
4.1.1.2.2. Sistema tributario
4.1.1.2.3. Variables economicas
4.1.1.2.4. Politicas del sistema financiero
4.1.1.2.5. Sistema politico
4.1.1.2.6. Poder adquisitivo de los clientes
4.1.1.2.7. La competencia
4.1.1.2.8. La demografia
5. Definicion
5.1. Presupuesto: Es un registro detallado de los ingresos y gastos en un plazo determinado. Sirve para tener el control de tus gastos, identificar los innecesarios, conocer tus posibilidades de ahorro para lograr tus objetivos y saber tu capacidad de pago para evitar contraer deudas que no puedes pagar.
6. Objetivos
6.1. Los objetivos son el conjunto de fines, metas que se pretende alcanzar, en términos empresariales, el objetivo principal es la obtención de ganancias, en términos generales y sin importar el tipo de entidad
6.1.1. Planificar las actividades de la empresa.
6.1.2. Obtener información del ambiente de la empresa para que la preparación del presupuesto sea acorde a la realidad interna y externa de esta.
6.1.3. Asignar tareas a los diferentes departamentos de la empresa con el propósito de lograr los objetivos propuesto en cooperación de los diferentes elementos de la entidad.
6.1.4. Controlar y evaluar los resultados obtenidos con los presupuestados para la toma de decisiones.
7. Clasificación
7.1. Los presupuestos se clasifican desde diferentes puntos de vista, entre ellos, donde se originan, según la flexibilidad, el tiempo de ejecución, el campo de aplicación, entre otras; a continuación, se presenta un esquema que representa la topología básica de los presupuestos.
7.1.1. Flexibilidad
7.1.1.1. Rigidos
7.1.1.1.1. Son aquellos que no permiten ajustes en la marcha sin importar las condiciones en las que se vea inmersa la entidad.
7.1.1.2. Flexibles
7.1.1.2.1. Permiten ajustes que no sean tan significativos y este grado de variación depende de los objetivos que la empresa se trace.
7.1.2. Plazo
7.1.2.1. Corto plazo
7.1.2.1.1. Se puede presupuestar a corto plazo cuando el periodo de ejecución sea inferior a un año, para ellos se toma en cuenta las posibles variables económicas que puedan surgir.
7.1.2.2. Largo plazo
7.1.2.2.1. Cuando son preparados para lapsos de tiempo mayores a un año, generalmente utilizados por las grandes empresas cuyas proyecciones se basan en estudios de factibilidad que muchas veces no están al alcance de las pequeñas entidades.
7.1.3. Unidades
7.1.3.1. Monetarias
7.1.3.1.1. Estos se expresan en terminos de dinero permitiendo compar los valores de los bienes y/o servicios.
7.1.3.2. Unidades
7.1.3.2.1. Representas las unidades a producir, comprar, vender, etc.
7.1.4. Importancia
7.1.4.1. Principales
7.1.4.1.1. Se refieren a aquellos presupuestos de las partidas básicas de los estados financieros.
7.1.4.2. Secundarias
7.1.4.2.1. Se refieren a los presupuestos específicos o analíticos por áreas de gestión.
7.1.5. Sector
7.1.5.1. Publico
7.1.5.1.1. Son los que prepara año con año cada gobierno de un país o los gobiernos municipales.
7.1.5.2. Privado
7.1.5.2.1. Son los preparados por empresa, cuyos propietarios son personas naturales o jurídicas.
7.1.6. Limite
7.1.6.1. Maximos
7.1.6.1.1. Se refieren al tope máximo que pueden llegar los presupuestos
7.1.6.2. Minimos
7.1.6.2.1. Se refriere a cifras mínimas que se pueden presupuestar.
7.1.6.3. Mixtos
7.1.6.3.1. Es la combinacion de los presupuestos maximos y minimos.
7.1.7. Aplicacion
7.1.7.1. Operacion
7.1.7.1.1. Se refieren a los ingresos y egresos que tienen que ver con el giro normal del negocio.
7.1.7.2. Financieros
7.1.7.2.1. Se refiere a los estados financieros presupuestados.
8. Principios
8.1. Son líneas que se recomienda seguir, pero que no constituyen una obligación, estas premisas tienen una estrecha relación con la administración de la empresa
8.1.1. Previsión y planeación
8.1.1.1. Estudio anticipado y logro de metas, Proceso necesario para el logro de objetivos propuestos
8.1.1.1.1. Comprende
8.1.2. Organización
8.1.2.1. Destacan la importancia de las actividades humanas para conseguir metas.
8.1.2.1.1. Comprende
8.1.3. Dirección
8.1.3.1. Muestran como conducir al individuo para lograr objetivos propuestos.
8.1.3.1.1. Comprende
8.1.4. Control
8.1.4.1. Detecta variaciones entre los datos reales y las metas propuestas.
8.1.4.1.1. Comprende
9. Etapas de Preparacion de Presupuestos
9.1. La presupuestación lleva una serie de etapas para su realización y en términos generales las principales que se cumplen son: La preiniciación, elaboración, ejecución, control y evaluación, a continuación, se define cada una de ellas.
9.1.1. Preiniciación
9.1.1.1. En esta etapa es importante que el personal a cargo de la preparación del presupuesto considere la realización de un estudio del ambiente en el que se desempeña la empresa, se debe analizar los presupuestos de años anteriores, con el objetivo de no cometer errores del pasado y potenciar las cosas que ya se hicieron bien, esta información es fundamental para proceder al establecimiento de metas del nuevo presupuesto
9.1.2. Elaboración
9.1.2.1. En esta etapa se elaboran los presupuestos por áreas o departamentos que luego se unirán para conformar el presupuesto maestro de la entidad.
9.1.2.1.1. Los principales presupuestos que se preparan son
9.1.3. Ejecución
9.1.3.1. Es donde realmente se pone en práctica todo lo planificado en las etapas anteriores, es aquí donde cada miembro y recurso de la empresa debe encaminar sus esfuerzos para que los procesos se desarrollen de acuerdo a los planes y por ende los objetivos propuestos sean alcanzados o superados, en esta parte la administración deberá gestionar de la mejor forma las diferentes situaciones que se presenten y que por su naturaleza no fueron consideradas en las primeras etapas, sin importar si estas situaciones sean negativas o positivas la gerencia siempre buscará que todo represente una oportunidad y no una desventaja.
9.1.4. Control
9.1.4.1. En la etapa del control es donde la empresa compara los resultados obtenidos en el ciclo normal de operaciones de la empresa con lo establecido en el presupuesto. “El control presupuestal se inicia cuando, al momento de comparar los datos presupuestados con los realmente obtenidos, se determinan variaciones que al analizarse permitirán tomar medidas que subsanen las inconsistencias”
9.1.5. Evaluación
9.1.5.1. Consiste básicamente en la preparación de informes de los hallazgos de la etapa de control, en el que se incluyen todas las variaciones encontradas y las posibles causas de las mismas. En esta etapa se toma en cuenta todo el proceso presupuestal, en la evaluación se informan los aspectos positivos y negativos del proceso y capitalizarlos para trabajos futuros.