1. TITULO DE VALORES
1.1. Son documentos comerciales regidos por el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano. En ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica. En la realidad económica, esta herramienta dinamiza la economía en el comercio formal e informal.
1.1.1. Los títulos valores son documentos legales esenciales para validar el derecho de propiedad o crédito que representan. Estos títulos permiten el ejercicio de derechos económicos y pueden dividirse en tres tipos, crediticios, corporativos (de participación) y de tradición (que representan mercancías).
1.1.1.1. Requisitos
1.1.1.1.1. De acuerdo con el Código de Comercio (Art. 621), un título valor debe incluir:
1.1.1.1.2. La mención del derecho que representa.
1.1.1.1.3. La firma del creador o un signo mecánico que la reemplace.
1.1.1.1.4. Si no se especifican detalles como el lugar de cumplimiento o la fecha, se asume el domicilio o fecha de entrega del título.
1.1.1.2. Características
1.1.1.2.1. Los espacios en blanco pueden ser completados por el tenedor legítimo de acuerdo con las instrucciones del suscriptor.
1.1.1.2.2. La legitimidad de un título puede ser reconocida, incluso si se negocia tras su llenado, siempre que el tenedor actúe de buena fe.
1.1.1.3. Clases de Títulos Valores
1.1.1.3.1. Nominativos: El titular debe estar registrado, y solo será reconocido si está en el documento y el registro del creador (Art. 648).
1.1.1.3.2. A la orden: Transferibles mediante endoso y entrega, con la cláusula "a la orden" o términos que indican su negociabilidad (Art. 651).
1.1.1.3.3. Al portador: No requieren especificar un beneficiario, y el derecho se valida con solo exhibir el título (Art. 668).
1.1.1.4. Títulos de Valores más Comunes
1.1.1.4.1. Letra de cambio: Documento crediticio con un pacto de pago futuro.
1.1.1.4.2. Pagaré a la orden: Similar a la letra de cambio, representa una promesa de pago.
1.1.1.4.3. Cheque: Orden de pago inmediata contra fondos disponibles.
1.1.1.4.4. Factura cambiaria: Representa una deuda por la venta de bienes o servicios.
1.1.1.4.5. Bonos: Usados para obtener financiamiento, implican una promesa de pago a largo plazo.
2. DOCUMENTOS NO CONTABLES
2.1. No estan directamente relacionados con la contabilidad de la empresa, pero son necesarios para la gestión organizacional o el cumplimiento de obligaciones legales.
2.1.1. Tienen una utilidad previa a la transacción comercial, Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil, son solamente de caracter informativo y no suscita un registro en la contabilidad.
2.1.1.1. 1. COTIZACIÓN
2.1.1.1.1. Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
2.1.1.2. 2. PEDIDO
2.1.1.2.1. Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto
2.1.1.3. 3. REMISIÓN
2.1.1.3.1. Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
3. DOCUMENTOS
3.1. Hablar de documentos en el ámbito comercial, es permitir la construcción de una contabilidad que brinda información de hechos económicos organizados de forma cronológica. Además de posibilitar la organización de todos los procesos financieros de una empresa con ánimo o sin ánimo de lucro.
3.1.1. DOCUMENTOS O SOPORTES COMERCIALES
3.1.1.1. Los documentos comerciales son registros escritos utilizados en transacciones comerciales para documentar y respaldar las actividades y acuerdos entre empresas o individuos
3.1.1.2. Estos documentos son de suma importancia para llevar un registro de las operaciones comerciales y servir de evidencia en caso de presentar disputas o auditorías.
4. DOCUMENTOS CONTABLES
4.1. Estos documentos son clave para el registro y control financiero de una empresa, y sirven de base para la elaboración de los estados financieros.
4.1.1. SON LOS DOCUMENTOS QUE SOPORTAN UNA TRANSACCIÓN COMERCIAL, ENTRE ELLOS ESTÁN LOS SIGUIENTES:
4.1.1.1. 1. Factura cambiaria de compra y venta
4.1.1.1.1. Es un documento comercial que proporciona un registro detallado de una transacción de venta entre un vendedor y un comprador.
4.1.1.2. 2. Factura electrónica
4.1.1.2.1. La factura electrónica, regulada por el Estatuto Tributario (Art. 617) y el Decreto 2242, es un documento digital que respalda la venta de bienes y servicios, cumpliendo condiciones establecidas para su emisión, recepción, rechazo y conservación. La DIAN exige que ciertos contribuyentes usen la facturación electrónica y define las partes involucradas
4.1.1.3. 3. Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta
4.1.1.3.1. El documento equivalente es similar a la factura pero no es obligatorio; se utiliza como soporte en transacciones y es requerido en casos específicos, como en empresas de régimen simple que no están obligadas a facturar
4.1.1.3.2. Requisitos para el Documento Equivalente (Resolución DIAN 000042 de 2020, Art. 13)
4.1.1.3.3. Registro Contable de Factura al Contado
4.1.1.4. 4. Comprobante de egreso o comprobante de pago
4.1.1.4.1. El comprobante de egreso, también conocido como orden de pago, es un documento de respaldo para desembolsos de efectivo, comúnmente realizados mediante cheques. Este comprobante se elabora en duplicado y se adjunta a la cuenta que justifica el pago
4.1.1.5. 5. Comprobante de ingreso o comprobante de caja
4.1.1.5.1. El comprobante de ingreso, también llamado comprobante de caja, documenta los fondos recibidos en la empresa, destinados a ser consignados en el banco. Se elabora en dos copias: una para el cliente como respaldo del efectivo recibido y otra para la contabilidad interna, que genera el devengo contable, especialmente en abonos a ventas a plazos
4.1.1.6. 6. Comprobante de venta con tarjetas de crédito
4.1.1.6.1. El comprobante de venta con tarjeta de crédito es un soporte de pago utilizado cuando un cliente, como titular de tarjeta, realiza una compra mediante datáfono, evitando el manejo de efectivo. La entidad financiera cobra a la empresa una comisión por esta forma de pago. Se debe conservar una copia de la transacción como respaldo de la venta.
4.1.1.7. 7. Nómina
4.1.1.7.1. El soporte de pago de nómina es un documento contable que respalda los pagos de sueldos a los empleados de la empresa en períodos establecidos (mensual, quincenal, etc.)
4.1.1.8. 8. Planilla Integrada de liquidación de aportes
4.1.1.8.1. La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es un soporte donde las empresas registran novedades de sus empleados en temas de salud, pensión, riesgos laborales y cajas de compensación. La información es gestionada por un tercero y enviada a las entidades de seguridad social, garantizando el cumplimiento en el pago de aportes sociales
4.1.1.9. 9. Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA
4.1.1.9.1. La declaración de impuestos es un documento que las empresas deben presentar cada vez que realizan compras y ventas de productos o bienes gravados. Esta declaración implica descontar valores de acuerdo con la base gravable y las tarifas aplicables, que se transfieren a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) en las fechas establecidas en el calendario tributario de cada año fiscal
4.1.1.10. 10. Recibo de transferencia de fondos electrónicos y pago interbancario
4.1.1.10.1. El recibo de transferencia de fondos y pago interbancario es un documento que facilita y agiliza las transacciones entre entidades financieras y clientes. Su uso se ha incrementado gracias a la posibilidad de realizar estas transferencias desde dispositivos móviles con acceso a internet, lo que garantiza seguridad y rapidez en las transacciones
4.1.1.11. 13. Extractos bancarios
4.1.1.11.1. Los extractos bancarios son documentos emitidos por las entidades financieras que registran todos los movimientos de una cuenta durante un mes, incluyendo pagos de cheques, transferencias, notas bancarias y gravámenes financieros. Son esenciales para la conciliación bancaria y el control del efectivo.
4.1.1.12. 14. Consignaciones bancarias
4.1.1.12.1. Las consignaciones bancarias son transacciones en las que se deposita efectivo en entidades financieras. El banco emite un comprobante de consignación, que actúa como soporte para registrar el hecho económico en la contabilidad.
4.1.1.13. 15. Recibos de caja menor
4.1.1.13.1. Los recibos de caja menor son documentos utilizados por las empresas para registrar pagos mínimos, según los montos establecidos en las políticas contables y en la resolución interna que regula los gastos de caja menor. Este sistema determina los montos, la persona responsable y las condiciones para el uso de estos fondos
4.1.1.14. 16. Notas débito y notas crédito
4.1.1.14.1. Nota Debito
4.1.1.14.2. Nota Crédito
4.1.1.15. 17. Notas de contabilidad
4.1.1.15.1. Las notas de contabilidad, también conocidas como notas internas, son documentos utilizados para corregir errores o realizar ajustes contables en operaciones que no cuentan con un soporte específico
4.1.1.16. 18. Comprobante de contabilidad
4.1.1.16.1. Los comprobantes de contabilidad son documentos fundamentales para la elaboración de estados financieros, asegurando que las sumas de los débitos y créditos de una transacción comercial sean iguales