1. Los documentos contables, los documentos comerciales y los títulos valores son documentos que tienen diferentes funciones y características:
1.1. Documentos contables
1.1.1. Son los documentos que soportan una transacción comercial, entre ellos se encuentran (Angulo, 2018):
1.1.1.1. 1. Factura cambiaria de compra y venta. 2. Factura electrónica. 3. Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta. 4. Comprobante de egreso o comprobante de pago. 5. Comprobante de ingreso o comprobante de caja. 6. Comprobante de venta con tarjetas de crédito. 7. Nómina. 8. Planilla Integrada de liquidación de aportes. 9. Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA. 10. Recibo de transferencia de fondos electrónicos. 11. Recibo de pago interbancario. 12. Comprobante de pago con tarjeta crédito. 13. Extractos bancarios. 14. Consignaciones bancarias. 15. Recibos de caja menor. 16. Notas débito y notas crédito. 17. Notas de contabilidad. 18. Comprobante de contabilidad.
1.2. Documentos no contables
1.2.1. Tienen una utilidad previa a la transacción comercial. Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil, son meramente informativos y no suscita un registro en la contabilidad (Angulo, 2018). Son ejemplos de documentos no contables los siguientes:
1.2.1.1. 1. Cotización. 2. Pedido. 3. Remisión.
1.3. Títulos valores
1.3.1. Son documentos comerciales regidos por el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano. En ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica. En la realidad económica, esta herramienta dinamiza la economía en el comercio formal e informal. Ejemplos de títulos valores son:
1.3.1.1. 1. Letra de cambio. 2. El cheque. 3. El pagaré.
2. En la clasificación de títulos valores se encuentran
2.1. Títulos valores a la orden
2.1.1. Mediante la figura del endoso, se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quién es el que porte el documento, se agrega la expresión “a la orden”. Con la firma del endosante se transfiere responsabilidades al endosatario. Dos ejemplos son: la letra de cambio y el pagaré.
2.2. Títulos al portador
2.2.1. Donde el reconocimiento se hace a quien ostente el título, un ejemplo son los cheques al portador, poco usados por tema de seguridad, pero vigentes aún.
2.3. Títulos valores nominativos
2.3.1. Estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona. En el Código de Comercio se determina que la persona que gira, o transfiere el título debe realizar la inscripción del tenedor en el registro que lleva el creador del título (Secretaría del Senado, 2020. Art. 648).
3. Factura cambiaria de compra y venta
3.1. Según lo determina el Estatuto Tributario, los requerimientos exigidos para la factura son (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617)
3.1.1. A. Estar denominada expresamente como factura de venta. B. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. C. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,} junto con la discriminación del IVA pagado. D. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. E. Fecha de su expedición. F. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. G. Valor total de la operación. H. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. I. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. J. *- Declarado Inexequible Corte Constitucional.
4. Factura electrónica
4.1. Para la figura de facturación electrónica debe considerarse el Estatuto Tributario (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617) y el Decreto 2242 (Sistema Único de Información Normativa, 2020)
4.1.1. Obligado a facturar electrónicamente
4.1.1.1. persona natural o jurídica comprendida en el ámbito de este Decreto y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones que se establecen en los artículos siguientes.
4.1.2. Adquirente
4.1.2.1. persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura o documento equivalente y, que, tratándose de la factura electrónica, la recibe, rechaza, cuando sea del caso, y conserva para su posterior exhibición, en las condiciones que se establecen en el presente decreto.
4.1.3. Proveedor tecnológico
4.1.3.1. es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica en el artículo 7° del presente Decreto, así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación. El proveedor tecnológico deberá surtir el proceso de autorización por parte de la DIAN previsto en el artículo 12 de este decreto.
4.1.4. Catálogo de Participantes de Factura Electrónica
4.1.4.1. es el registro electrónico administrado por la DIAN, que provee información de los obligados a facturar electrónicamente dentro del ámbito del presente Decreto, de los adquirentes que decidan recibirla electrónicamente y proveedores tecnológicos, con el fin de facilitar su operatividad.
4.1.5. Código Único de Factura Electrónica
4.1.5.1. El código único de factura electrónica para las facturas electrónicas, corresponde a un valor alfanumérico, obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.
5. Archivo y conservación de documentos
5.1. Consecutivo, cronológico por asuntos
5.1.1. La forma en que se ordena uno o varios documentos es un proceso de disposición física. En un sentido estricto, es ordenar la documentación eligiendo qué documentos van primero y qué documentos van después.
5.1.1.1. La organización documental de forma cronológica hace referencia a una distribución acorde con fechas, considerando año, mes y día. Esta forma de clasificación es importante en la categorización de expedientes (Jiménez, 2003).
5.1.1.1.1. establecer series y subseries documentales por temas
5.2. Tabla de retención documental
5.2.1. Las tablas de retención documental son listados con tipos de documentos en donde se establece el tiempo que debe permanecer un documento archivado en las diferentes etapas del ciclo vital de un documento, reconocidos desde tres tipos de archivos
5.2.1.1. Archivo de gestión
5.2.1.2. Archivo central
5.2.1.3. Archivo histórico.
5.2.2. Las ventajas de aplicar las Tablas de Retención Documental son:
5.2.2.1. Facilitar el manejo de la información, ayuda a organizar y dar una estructura de la información.
5.2.2.2. Contribuye a la racionalización de la producción documental.
5.2.2.3. Garantiza la conservación de los documentos en las diferentes fases del archivo.
5.2.3. utilizan códigos con ejemplos en números para establecer el orden jerárquico de la empresa
5.2.3.1. Gerencia
5.2.3.2. Recursos humanos.
5.2.3.3. Contabilidad.
5.2.3.4. Almacén.
5.2.3.5. Gestión documental.
6. Libros contables
6.1. Los libros contables son documentos que registran todas las transacciones y eventos de una empresa, como ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Son necesarios para el cumplimiento legal y fiscal de las operaciones financieras y contables de un negocio.
6.1.1. Artículo 48
6.1.1.1. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo, será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
6.1.2. Artículo 49
6.1.2.1. Libros de comercio para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.
6.1.3. Artículo 53
6.1.3.1. De las operaciones mercantiles. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
6.1.4. Artículo 57
6.1.4.1. 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren; 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de estos; 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, 5. Numeral modificado por el artículo 174 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente: Arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilar
7. Conceptos, clasificación, formatos y comprobantes
7.1. Los libros de contabilidad deben respetar los principios básicos de contabilidad. Ser diligenciados y presentados en el momento que las autoridades de inspección los soliciten, so pena de sanciones por no llevar libros de contabilidad. Una vez solicitados dichos libros de contabilidad por parte de la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, después de cinco días sin realizar la entrega efectiva, se generará una sanción (Angulo, 2018).
7.1.1. Dentro de los libros que se deben diligenciar y presentar se encuentran
7.1.2. 1. Libro diario. 2. Libro mayor y balances. 3. Libro de actas de asambleas. 4. Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva 5. Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social. 6. Libro de Registro social. 7. Libros auxiliares.
7.2. Está prohibido llevar doble contabilidad o presentar más de cuatro meses de retraso en el registro de información financiera (Angulo, 2018).
7.2.1. Los libros contables oficiales deben presentar sus respectivos soportes, con documentos que cumplan los requisitos legales, que resguarden las cifras presentadas
7.3. Libro diario
7.3.1. 1. Contiene fecha de elaboración. 2. Códigos contables, aplica principio básico de la partida doble. 3. Presenta una columna de la cuenta auxiliar, generalmente trabajada a seis (6) Dígitos. 4. Columna para los débitos. 5. Columna para créditos. 6. Sumas iguales.
7.3.1.1. El libro diario de contabilidad presenta registros contables clasificados en asientos
7.3.1.1.1. Normales
7.3.1.1.2. De ajustes
7.3.1.1.3. Cierre
8. Libro mayor y balances
8.1. Características
8.1.1. • Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales. • Permite la elaboración de estado de situación financiera. • El resumen de la información se hace mediante la aplicación de cuentas mayores de forma resumida de débitos y créditos. Se deben codificar a cuatro (4) dígitos, contiene la información de los libros auxiliares.
8.2. Diligenciamiento
8.2.1. • Registra número de folio mayor, acorde al consecutivo, donde se realiza el resumen de la transacción económica. • Codifica nombre de la cuenta contable utilizada. • Registra saldo del mes anterior, acorde al principio de partida doble y naturaleza de las cuentas débitos y créditos. • Movimientos del periodo en las columnas debe y haber, que reciben los débitos y créditos de las transacciones. • Restar y sumar acorde al caso y naturaleza de las cuentas para obtener el nuevo saldo de inicio para el nuevo periodo.
9. Libro de actas de asamblea
9.1. Artículo189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
9.2. Artículo 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.
9.3. Diligenciamiento
9.3.1. • Registro fecha de la solicitud. • Registro razón social y NIT. • Indicar el tipo de inscripción. • Dirección de la página web. • Nombre y firma del representante legal de la empresa. • Nombre y firma del Revisor fiscal, anexando número de tarjeta profesional.
10. Libros de Consejo de administración o Junta directiva
10.1. En este libro se registra la información básica de la empresa, se incluyen todas las decisiones en las actas, como acuerdos a los que llegan los dueños de una empresa. Se debe llevar un orden cronológico de las reuniones, en él se encuentran inscritos los dueños, administradores y representante legal, siempre debe estar firmado por secretario y presidente.
10.2. Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria. Además, la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
11. Libros de actas de Junta de vigilancia o Comité de control social y registro social.
11.1. Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libros.
11.1.1. • Fecha de solicitud. • Nombre de la sociedad y número de -matrícula. • Nombre de libro registro social o junta de vigilancia. • Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad.
12. Características
12.1. Según Circular 002 de 2016 de la Super Intendencia de Industria y Comercio (Cámara de Comercio de Santa Marta, 2020):
12.1.1. 2.1.9.2
12.1.1.1. Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la Cámara de Comercio insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos
12.1.1.1.1. • Cámara de Comercio. • Nombre de la persona a quien pertenece. • Fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó. • Nombre del libro o uso al que se destina, y Código del libro y número de hojas útiles de que está compuesto.
12.1.2. 2.1.9.2.1
12.1.2.1. Registro de libros de comercio en medios electrónicos
12.1.2.1.1. Teniendo en cuenta que la ley facultó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos, es necesario que las Cámaras de Comercio implementen dentro de sus servicios virtuales, en los términos y condiciones señalados en las normas que rijan la materia, la posibilidad de efectuar el registro de estos libros, para lo cual deberán habilitar en sus plataformas electrónicas o sistemas de información, dicho servicio, garantizando su disponibilidad y fácil acceso para su posterior consulta. Las Cámaras de Comercio deberán dar publicidad al servicio de registro de libros de comercio en medios electrónicos y establecer los controles respectivos que impidan el registro en forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o de forma física, a fin de evitar su duplicidad. Las Cámaras de Comercio podrán facilitar la utilización de los mecanismos de firma digital o electrónica, no obstante, corresponde al comerciante la elección de cualquiera de estos siempre y cuando cumplan con los requisitos previstos en las normas que rijan la materia. El servicio de registro de libros en medios electrónicos deberá estar disponible para las entidades sin ánimo de lucro inscritas en las Cámaras de Comercio, en los mismos términos y condiciones de las sociedades comerciales, de acuerdo con las normas que rijan esta materia.
12.1.3. 2.1.9.2.2
12.1.3.1. Procedimiento para efectuar registro de los libros de comercio registrables en medios electrónicos
12.1.3.1.1. De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables, en medios electrónicos, deberán solicitarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio, indicando una dirección de correo electrónico a la cual se le puedan remitir las inscripciones efectuadas y aceptando los términos y condiciones por ella establecidas para el efecto. Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables, por parte del interesado, la Cámara de Comercio correspondiente deberá efectuar una inscripción por cada uno de los libros en el Libro respectivo del registro de que se trate, debiendo devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible. De conformidad con lo establecido en las normas que rigen la materia, la constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, deberá tener la siguiente información: – Cámara de Comercio receptora. – Fecha de presentación del libro para registro. – Fecha de inscripción. – Número de inscripción. – Identificación del comerciante o persona obligada a registrar. – Nombre del libro, y – Uso al que se destina. A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberán ser anuladas, de acuerdo con lo previsto en las normas que rigen la materia.
12.1.4. 2.1.9.2.3
12.1.4.1. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario. Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y, estampas cronológicas necesarias. Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio correspondiente deberá devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible.
13. Libros auxiliares
13.1. Son los libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa, afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas, con el fin de generar el saldo en una fecha determinada.
13.1.1. Características
13.1.1.1. • Nombre del libro auxiliar. • Fecha de la transacción • Detalle de la transacción • Débitos • Créditos • Saldo
14. Diligenciamiento y registro
14.1. esquema de registro en un Sistema de información financiera
14.1.1. Sistema de gestión documental emitido por el ente regulador
14.1.2. El Estado colombiano busca, mediante la Resolución 8934 de febrero de 2014, implementar el sistema de gestión documental, con el objetivo de mantener organizados los archivos en el sector privado, enfocada básicamente en la organización de:
14.1.2.1. Tablas de retención documental. Programa de gestión documental. Cuadros de clasificación documental. Tablas de valoración documental. Reglamento interno de archivo