ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CONGRESOS

1. EVENTOS SOCIALES TIPOS DE CELEBRACIONES CARÁCTER DE EVENTOS COMIDA FORMAL RECEPCIONES APRÉS DINER CÓCTEL O COCKTAIL RECEPCIÓN BUFFET-MESA A LA AMERICANA VINO DE HONOR LA BODA ANIVERSARIO DE BODAS ANIVERSARIO DE NOVIOS Nombres correctos de las comidas del día Por la mañana: DESAYUNO A mediodía: ALMUERZO A las 17 horas: TE A las 18 o 19 horas: CÓCTEL A las 21 horas: COMIDA A las 24 horas: CENA

2. EVENTOS EMPRESARIALES Y AUDIENCIAS VISITAS A PLANTAS-INAUGURACIONES CONFERENCIA DE PRENSA CONFERENCIA PÚBLICA DESAYUNOS DE TRABAJO (El té) REUNIONES DE TRABAJO PRESENTACIÓN DE UN LIBRO FIRMA DE CONVENIO

3. LOS PASOS PREVIOS: Se deben definir las metas y objetivos que se ajusten a un presupuesto. Organizar el staff organizativo con estructura jerárquico, delimitaciones de responsabilidades y el otorgamiento de la autoridad necesaria para la toma de decisión.

3.1. PROYECTO PRELIMINAR

3.1.1. Selección del lugar: si será abierto o no, cercano o no a la ciudad, e en el mismo lugar de los congresos. Selección del hotel: categoría del hotel de acuerdo a la reunión, con la tipificación de las habitaciones según necesidades. Oradores: moderador, oradores, locutores, lectores, anunciantes. Distribución de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelación, invitaciones, programas, material escrito y de trabajo, informaciones internas y memos, cuestionarios, encuestas, periódicos y mailing especifico. Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta estructurados con las compañías aéreas, viajes nocturnos, paseos y tiempo libre. Requerimientos a los participantes: vacunas, seguros, documentación personal. Comidas y bebidas: dietas especiales, platos típicos, refrigerios y servicios. Tiempo: coordinación de cronogramas de viajes, envíos de programas y fichas de inscripción, fechas tope, material informativo y de trabajo.

3.1.2. FINANCIAMIENTO La pregunta es quien pagará las cuentas que demande la organización. El financiamiento puede ser:  Totalmente a cargo de los participantes: gastos cubiertos con aranceles que abonarán los concurrentes.  Parcialmente a cargo de los participantes: a cargo del organizador o con costos absorbidos por la inclusión de sponsor, publicidad, ferias o exposiciones paralelas, subsidios oficiales o privados. Por parte de los participantes solo los viajes, alojamiento, comidas, gastos de inscripción, adquisición de materiales o trabajos.  Totalmente financiado: gastos a cargo de los patrocinantes  Totalmente subsidiado:

3.2. PRESUPUESTO PRELIMINAR Items que deberán tenerse en cuenta para la elaboración de un presupuesto.  Salón: sonido, retroproyectores, iluminación  Imprenta: invitaciones, afiches, certificados, programas, carpetas, sobres y hojas membretadas  Distribución de correspondencia  Oficina: alquiler, mobiliario, telefax  Personal  Artículos de librería  Honorarios de disertantes  Equipamientos: fotocopiadoras, computadoras  Servicio gastronomico: coffe, almuerzos, cenas, recepción de cierre  Difusión

3.3. ELABORACIÓN DE MAILING Determinar a quien va dirigido, quienes serán los concurrentes o participantes, elaborar un mailing en el cual no debe faltar:  Toda área relacionada al tema a tratar en el congreso  Estudiantes de carreras afines  Profesionales  Representantes de instituciones oficiales y privadas  De empresas  Autoridades oficiales  Publico en general interesado en el tema que será captado según la difusión que se realice.

4. Definición: Este es un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico. Es una fuente de trabajo e ingresos. Día D: día de apertura Clave del Éxito: pensar y planificar con tiempo.

5. CAPACIDADES DEL OPC: Elabora la estrategia para que la reunión o el Congreso resulte todo un éxito. También actúa como traductor porque traslada los deseos del uncliente a la terminología técnica de los congresos

6. EL CLIENTE: La mayoría de las veces el cliente no sabe claramente que es lo que quiere, por esto el OPC debe decodificar cual es la idea y el objetivo del cliente.

7. LINEAMIENTOS GENERALES ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA En primer lugar hay que determinar que tipo de reunión se va a hacer, luego establecer la finalidad del mismo. Preguntar o preguntarnos: ¿por qué se debe realizar esta reunión? ¿qué o quien debe destacarse? ¿si meramente se busca un rédito económico? ¿se busca difundir los temas a tratar?

8. Tipos de congreso: Congreso Internacional: la primera comunicación habitual se realiza 24 meses antes. Congreso Latinoamericano: lo recomendable es una antelación no menor a los 12 meses. Congreso Nacional: se requieren no menos de 10 meses.

9. RESUMEN PRE-CONGRESO (i) Proveedores (ii) Requerimientos a participantes (iii) Actividades receptivas (iv) Puesta en marcha (v) Puntos en clave (vi) Gastos varios (vii) Gastos a tener en cuenta (viii) Actiividades al cierre

10. Objetivo: Capacitar a Organizadores Profesionales para que puedan planificar y ejecutar todo tipo de reuniones institucionales y empresariale

11. Tipos: OPC: Organizador Profesional de Congresos OPR: Organizador Profesional de Reuniones MP Meeting Planner: Management Organizativo de Alto Nivel.

12. TIPOS DE REUNIONES: Grupos de Debate o Buzz Group Reuniones depequeños grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas decididos con anterioridad, dando a conocer los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz. Coloquio Reunión informar con el fin de discutir un problema, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. Conferencia Reunión para que un grupo u organización, publica o privada, una institución o un organismo, transmita un mensaje. No hay reglas fijas en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duración y con fines predeterminados. Congreso Reunión de varias personas en la que los miembros de un organismo, asociaciones o ente, se reúnen en fechas y lugares pre establecidos para tratar asuntos de interés, para debatir cuestiones previamente fijadas, anunciar avances y acordar conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman convenios y se labra un acta. Se estructura mediante una presentación de ponencias, debate y conclusiones. Convención Reunión formar y genérica de cuerpos legislativos, políticos – sociales o económicos que provee información respecto de una situación particular, para luego deliberar. Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de carácter empresarial, se reúnen los profesionales de una organización orientada al aspecto comercial. Cumbre Reunión del más alto nivel cuyos integrantes son los mas altos dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos Internacionales. Debate Dirigido Intercambio informal de ideas e información sobre un tema bajo la conducción de un profesor. El debate no debe ser una improvisación. Lo ideal es que el grupo no pase los 12 integrantes.

13. Razones que definen el objetivo de la reunión:  Devolver la hospitalidad que nos ha sido ofrecida  Conocer a una persona como posible colaborador, socio o miembro de nuestra actividad  Solicitar o devolver favores  Conocer la oposición, la competencia y averiguar sus objetivos  Asegurar y enriquecer nuestra clientela  Atraer a nuestro campo a personas de interés  Convencer a los dudosos  Encontrar una solución oportuna a un determinado problema  Iniciar o cerrar una operación  Celebrar un éxito  Agradecer la destacada labor de un compañero, colaborador o colega  Honrar a una personalidad, institución o empresa  Darse a conocer  Informar sobre una realidad o aclarar situaciones  Capacitar sobre algún tema

14. TIEMPOS Nivel Internacional: 12 a 18 meses de antelación Nivel Latinoamericano: 6 a 12 meses de antelación Nivel Nacional: 6 a 10 meses de antelación.

15. DECLARACION DE INTERES NACIONAL DECLARACIÓN DE INTERES TURÍSTICO FIESTA NACIONAL

16. POST-CONGRESO: EL EQUIPO HUMANO Director del Congreso: se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo. Jefe de Prensa: que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa. Jefe de Relaciones Humanas: se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajaran en el evento. También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento. Presentador: podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones. Promoción: se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento. Economía: se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También de la inscripción de los participantes. Protocolo: se encarga de velar por la correcta imagen del evento, esto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargara de guiar al personal auxiliar de salas y a la seguridad contratada. Seguridad: deberá velar por la seguridad de los asistentes- Personal Auxiliar de Salas: realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, cargo del micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistente