LA GESTION DEL ALMACEN

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LA GESTION DEL ALMACEN por Mind Map: LA GESTION DEL ALMACEN

1. EL ALMACENAJE EN LA OFICINA DE FARMACIA

1.1. Se entiende por gestión de almacenaje a los procesos de colocación y control de los productos que se encuentran en la oficina de farmacia

1.1.1. Condicionantes a tener en cuenta

1.1.1.1. Los artículos almacenados son medicamentos y productos sanitarios que requieren un control riguroso, especialmente estupefacientes y psicótropos

1.1.1.2. Requieren de condiciones adecuadas de almacenaje, en cuanto a higiene, ordenación y condiciones ambientales

1.1.1.3. Optimizar el espacio ajustando la cantidad de stock a las necesidades de demanda

1.1.1.4. Una parte de los productos almacenados se encuentran en la zona de exposición y la de dispensación

1.1.1.5. El personal debe seguir unas pautas de higiene estrictas

2. ALMACENAJE DE PRODUCTOS

2.1. Identificación de productos farmacéuticos

2.1.1. La normativa actual exige la incorporación de un código de identificación único como parte del Sistema Español de Verificación del Medicamento SEVeM

2.1.1.1. El SEVeM y el identificador único

2.1.1.1.1. El marco legal actual establece la obligación de la incorporación de un doble requisito de seguridad en los envases de los medicamentos

2.1.1.2. El código de barras

2.1.1.2.1. Sistema que sigue la normativa internaciona de codificación EAN, aceptada para facilitar la comercialización e identificación de los productos

2.1.1.3. El código interno del proveedor

2.1.1.3.1. En los productos que no hay CN pero si código de barras, para elaborar los pedidos debemos asignarles el código interno del proveedor al que vayamos a hacer el pedido siempre que el sistema informático del proveedor esté vinculado al código de barras

2.2. Entrada de productos en el sistema informático

2.2.1. Una vez recepcionados, los productos conformes se deben introducir en el sistema informático para darlos de alta y sumarlos al stock. Existen diferentes maneras...

2.2.1.1. Mediante un sistema robotizado

2.2.1.1.1. El sistema identifica a los productos mediante unos lectores y un sistema de volteo y los incorpora al stock. Luego los almacena en las estanterías del robot. Sistema complejo y sofisticado.

2.2.1.2. Procedimiento semiautomático de entrada de productos con un lector escáner

2.2.1.2.1. Quien comprueba el pedido va sacando los productos de las cajas de uno en uno y va leyendo con el escáner el código QR o el código de barras. Con su lectura, el sistema da el alta en el stock

2.2.1.3. Procedimiento de entrada manual

2.2.1.3.1. Suele limitarse a pedidos a laboratorios en los que se piden bastantes unidades de unos mismos productos

2.3. Criterios de ordenación

2.3.1. Los productos han de ser colocados siguiendo un criterio establecido que todo el personal debe conocer

2.3.1.1. Por orden alfabético

2.3.1.1.1. Clasificar los productos por el orden alfabético de su nombre comercial

2.3.1.2. Por formas farmacéuticas

2.3.1.2.1. Se divide el espacio es subzonas, cada una para cada forma o agrupación de forma farmacéutica

2.3.1.3. Por tipo de dispensación

2.3.1.3.1. Se disponen los productos más solicitados más cerca del mostrador y los menos en las zonas más lejanas

2.3.1.4. Por proveedor y secciones

2.3.1.4.1. Por proveedor es un criterio muy empleado en parafarmacia, en muchos casos es la propia empresa proveedora quien alienta la exposición conjunta de sus productos en expositores que los destacan respecto a la competencia

2.4. Criterios de colocación

2.4.1. Sistema FEFO

2.4.1.1. El primero que caduca es el primero que sale

2.4.1.1.1. Debe comprobarse las fechas de caducidad y dejar accesibles los que caducan antes

2.4.2. Sistema FIFO

2.4.2.1. Retirar del almacén primero los productos más antiguos, los que han entrado primero

2.4.2.1.1. De esta forma, van quedando almacenados los productos comprados más recientemente

2.4.3. Siguiendo estos sistemas se debe:

2.4.3.1. Efectuar la REPOSICION de atrás hacia adelante , de abajo arriba y de izquierda a derecha

2.4.3.2. Efectura la DISPENSACION a la inversa, retirando primero el de delante, el de arriba y el de más a la derecha

2.5. Requisitos especiales de almacenaje

2.5.1. Hay un grupo de productos que por sus especiales características requieren un tratamiento diferente

2.5.1.1. Almacenamiento de productos termolábiles

2.5.1.1.1. Deben conservarse a una temperatura inferior a 8ºC, por lo que deben guardarse en una nevera programada para conservar una temperatura de entre 2 y 8ºC

2.5.1.2. Almacenamiento de productos estupefacientes

2.5.1.2.1. La normativa obliga a llevar un control detallado de estas sustancias

2.5.1.3. Almacenamiento de materias primas para formulación magistral

2.5.1.3.1. Se almacenan en espacios diferenciados de los destinados a los productos de dispensación

2.5.1.4. Almacenamiento de envases de formulación magistral

2.5.1.4.1. Pueden ser de cristal o de plástico, de diferentes formas y tamaños, diferentes sistemas de tapado, con espátulas, dosificadores....

3. LOS ALMACENES DE LA OFICINA DE FARMACIA

3.1. Almacén de reposición

3.1.1. Zona destinada a almacenar aquellos productos comprados en una cantidad que excede a la destinada a la dispensación habitual diaria y otros materiales que no se pueden almacenar en otras zonas

3.1.1.1. Los productos que almacena

3.1.1.1.1. Productos que no caben en las zonas de exposición o dispensación

3.1.1.2. Instalaciones y mobiliario

3.1.1.2.1. Este almacén se sitúa en el lugar más alejado de la zona de dispensación

3.1.1.3. La gestión del espacio del almacén de reposición

3.1.1.3.1. Clave para mejorar la gestión del aprovisionamiento. Toda compra superior a la de dispensación habitual debe estar justificada por razones técnicas o económicas

3.2. Almacén de dispensación

3.2.1. Zona de la oficina de farmacia que cuenta con instalaciones adecuadas para guardar ordenadamente los productos farmacéuticos para su dispensación, incluídas las cajoneras

3.2.1.1. Situado en el propio mostrador o cerca de él. Zona a la que el público no tiene acceso

3.2.1.1.1. Se guardan los medicamentos de dispensación más habitual,pero en cantidades reducidas

3.3. Almacén de exposición

3.3.1. Doble función de contener los productos y de exponerlos a la vista del cliente para su selección

3.3.1.1. Destinada principalmente a productos de parafarmacia o de dispensacion libre, en muchos casos distribuída en secciones o categorías

3.3.1.1.1. Espacio de acceso libre en el que el diseño de espacios, mobiliario, cartelería y todos los elementos en su conjunto están sujetos a criterios y técnicas de merchandising

4. SEGURIDAD E HIGIENE EN EL ALMACEN DE FARMACIA

4.1. El farmacéutico/a titular es responsable de garantizar la seguridad del personal a su cargo, por lo que debe desarrollar un sistema de prevención de riesgos y asignar las personas resposables de su ejecución

4.1.1. Este plan de prevención de riesgos sigue tres fases

4.1.1.1. Identificación de riesgos

4.1.1.1.1. Cuatro categorias

4.1.1.2. Medidas preventivas

4.1.1.2.1. Planificarlas para cada riesgo indentificado para evitarlo y si es posible minimizar las consecuencias si se producen

4.1.1.3. Seguimiento continuado y revisión periódica

4.1.1.3.1. Para todas las medidas adoptadas se debe efectuar un seguimiento continuado para aseguar su cumplimiento y una revisión periódica que permita evaluar su efectividad y detectar posibilidades de mejora