Niveles de concreción educativa

1. Bases de la gestión de proyectos

1.1. Para que la gestión de proyectos pueda constituirse en una herramienta efectiva en su aplicación al gerenciamiento de los proyectos en las organizaciones públicas y privadas;

1.2. Es necesario sentar las bases de su desarrollo en base a cuatro estructuras importantes que se relacionan con las funciones previamente definidas. •La delimitación de los proveedores o estructura de descomposición del producto (PBS, que responde al ¿QUE?) • La descomposición en tareas o estructura de descomposición del trabajo (WBS, que responde al ¿ COMO?) • La atribución de responsabilidades o estructura de descomposición de la organización (OBS, que responde al ¿QUIÉN?) •La evaluación de los costos o estructura de descomposición del costo (CBS, que responde al ¿CUANTO?)

2. Planteamiento del modelo de gestión de proyectos

2.1. El objetivo es sistematizar y organizar la base teórica y práctica que permita aplicar estas herramientas en el gerenciamiento de los proyectos, teniendo en cuenta tanto las estructuras como las funciones y su integración entre ambas.

2.2. El objetivo es sistematizar y organizar la base teórica y práctica que permita aplicar estas herramientas en el gerenciamiento de los proyectos, teniendo en cuenta tanto las estructuras como las funciones y su integración entre ambas.

3. Desarrollo de las estructuras del modelo

3.1. La estructura de descomposición del producto, equivale a una descomposición técnica y a una definición de nomenclatura; es la representación estructurada de los constituyentes del proyecto. Se utiliza una representación por niveles y de tipo arborescente, donde "descendiendo" significa "está compuesto de" y "subiendo" significa "hace parte de".

3.2. Work breakdown estructure: La estructura de descomposición de la organización es la representación de los roles y responsabilidades respectivas de los actores de un proyecto, esto quiere decir la identificación de las responsabilidades para cada una de las tareas de la WBS:

3.3. Organización line y staff: Llamada organización funcional. Una persona es colocada en una posición "staff" y es designada para coordinar el proyecto. Su misión consiste en, coordinar, planificar y constatar el avance del proyecto.

3.4. Organización task force: Llamada organización divisional. Todas las personas de la empresa que trabajan en un proyecto determinado son reagrupadas bajo la autoridad exclusiva del jefe proyecto por todo el tiempo de la duración del proyecto. Esta forma es opuesta la precedente, en ella el jefe dirige, organiza, planifica y cortrola las actividades.

3.5. Organización matrix: La organización matricial tiene la característica de que toda persona que trabaja en un proyecto tiene un jefe funcional (jerárquico), además del jefe del proyecto, donde la autoridad es repartida entre estos dos jefes. Esta organización mantiene una descomposición funcional única en la empresa y permite el desarrollo de expertos.

3.6. Cost breakdown structure: es necesario remarcar que esta • representación se concretiza por la determinación y definición de centros de costo (Cost Account) y por un plan de codificación analítico (Cost Coding System).

4. El concepto de proyectos

4.1. "Proyecto es un emprendimiento no repetitivo, caracterizado por una secuencia clara y lógica de eventos, con inicio, medio y fin,

5. Gestión de proyectos

5.1. Comprometer las acciones necesarias para llevar un proyecto acabo, a su término o finalización.

5.1.1. El propósito de lograr esta actividad es planificar, organizar, dirigir y controlar los eventos asociados al proyecto, dentro de un escenario de tiempo, costo y calidad predeterminados.

6. Fases de un proyecto y escala temporal.

6.1. Esta perspectiva de análisis permite denotar en el tiempo una serie de fases de una manera natural y por las que necesariamente pasará el proyecto.

6.2. Este concepto y esta óptica de análisis se pueden aplicar a diferentes situaciones o casos que se encuentran por ejemplo en la realidad industrial, tales como: - Desarrollo de un nuevo producto; • Automatización de una línea de producción; • Construcción de una nueva planta de producción; Traslado y estudio de nuevas ubicaciones: • Reorganización de una empresa o parte de ella; • Realización de ajustes tanto cualitativos como cuantitativos en las organizaciones; • Realización de estudios de reducción de costos, etc.

7. Fases y ciclo de vida de un proyecto.

7.1. A) Fase de definición: Esta es la fase de reflexión estratégica; consiste en la definición del objetivo de un proyecto o de un conjunto de proyectos. Aquí la idea se concretiza y se hacen estudios y evaluaciones preliminares; se analiza el entorno, se preparan las previsiones, se evalúan objetivos y alternativas, realizando un primer examen de la misión, visión, objetivos, costos y programa; se justifican los presupuestos y se trata de fijar plazos;

7.2. B) Fase de concepción: Esta fase de estudio conceptual y evaluación tiene por finalidad el estudio de las características de la obra y del procedimiento que permitirá alcanzar el resultado esperado.

7.3. C) Fase de construcción: Es la denominada fase de ingeniería. Esta fase es la más larga y costosa en la mayoría de los casos y se trata de hacer realidad lo que se ha definido anteriormente. No es una fase de estudio, sino de gestión (planificación, organización, dirección y control).

7.4. D) Fase de puesta en marcha: juzgar que el proyecto es factible técnica y económicamente y que se llevara a cabo para alcanzar los objetivos deseados. En esta fase se desarrollan las siguientes actividades: • Realización de los ensayos y pruebas finales del sistema; • Utilización del sistema para los fines previstos por el usuario o cliente; Evaluación de las prestaciones suficientes del sistema en los aspectos técnico, económico y social, de tal manera que se puedan alcanzar las condiciones operativas reales;

7.5. E) Fase de operación y cesión: En esta fase se inicia la operación productiva del proyecto y comienza su vida útil; se puede también tener la situación de que el proyecto ha terminado en un fracaso y debe ser cancelado. Esta fase incluye la elaboración de documentos finales, archivos de documentos, balances financieros, microfilmes, "disquetes", bases de datos, etc.

8. Funciones de la gestión de proyectos

8.1. A) Función de planificación: Que se ocupa de dos aspectos fundamentales: El ordenamiento en orden lógico y cronológico de las tareas con el propósito de optimizar el uso de recursos disponibles y de esta manera intentar respetar los plazos fijados. El escalonamiento de los flujos financieros con miras a definir un presupuesto de ingresos y gastos de tal manera que se pueda prever a ocurrencia de flujos positivos a lo largo de todo el desarrollo del proyecto.

8.2. B) Función de organización: Tiene que ver específicamente con la composición del equipo, la repartición de tareas, el método de trabajo y la constitución de un medio ambiente adecuado asegurando un máximo de productividad y seguridad.

8.3. C) Función de dirección: Dirigir un proyecto consiste en: • Tomar buenas decisiones, • Obtener el mejor rendimiento del personal involucrado, • Hacer converger las energías hacia los fines y objetivos, • Saber llevar el proyecto hacia un buen término, • Establecer un buen liderazgo. Las acciones de la función de dirección requieren habilidades de relaciones humanas, motivación, espíritu de equipo, delegación, etc.

8.4. D) Función de control: El control se puede hacer de dos formas: • El control del avance físico que apunta a detectar las diferencias existentes con relación a la planificación, El control presupuestario, que trata de relievar las diferencias existentes con relación al presupuesto y de esta manera estimar el resultado financiero del proyecto.

8.5. E) Función de la gestión de calidad: Tiene por objetivo esencial el de vigilar la calidad de los bienes y servicios generados por el proyecto. Esta función debe velar por la satisfacción del cliente y de todos los actores del proyecto.