Diseño y análisis de puestos

1. Glosario

1.1. Talento Humano

1.1.1. Es un área fundamental de los recursos humanos, son los encargados de realizar el análisis y diseño de los puestos para el reclutamiento necesario en la empresa. (Noriega et al,2024) Afirma que “engloba las estrategias y procesos de atracción, reclutamiento e incorporación, desempeño, evaluación, compensación y desarrollo de los empleados portadores de dicho talento humano” (p.5).

1.1.1.1. Ejemplo: El día de ayer renuncio un funcionario, el área de talento humano deberá realizar un reclutamiento y selección de personal para encontrar una persona acorde al perfil del puesto.

1.2. Reclutamiento

1.2.1. Proceso que realiza una organización para encontrar candidatos que estén en busca de un puesto de trabajo en específico y recluta personas que cumplan con ciertos requisitos. Weihrich et al, 2022) afima que “antes de comenzar con este proceso, deben identificarse con claridad los requisitos del puesto, los cuales se relacionan directamente con las funciones, para facilitar el reclutamiento externo” (pag.289).

1.2.1.1. Ejemplo: La empresa Cocos S.A está iniciando en su ámbito laboral, necesita reclutar personal, para eso, realiza un análisis y diseño de los puestos requeridos en la empresa, mediante algunos sitios digitales publica los puestos y los requisitos necesarios que deben tener para postularse, adicional se coloca el correo de la empresa para poder ver los currículos e iniciar con el proceso de reclutamiento.

1.3. Diseño Organizacional

1.3.1. Una empresa necesita los instrumentos necesarios para su sistema organizacional, es un conjunto de información, sistemas, clasificaciones que permite crear el diseño necesario para el negocio. (Valdez,2024) afirma que “el diseño organizacional es el proceso orientado a establecer la estructura, las funciones y los procesos del sistema organizacional a fin que pueda alcanzar los objetivos estratégicos y lograr las metas propuestas “ (pag.51).

1.3.1.1. Ejemplo: Lucia se encarga del diseño organizacional de una empresa, primero debe tener el marco integrador para clasificar por secciones e iniciar un análisis del diseño y un enfoque sistémico a implementar para la empresa

1.4. Analista

1.4.1. Es un puesto de trabajo del departamento de recursos humanos que se encarga de recolectar los datos necesarios para cada puesto de trabajo y permiten que se cumplan las funciones acorde a las habilidades y destrezas del puesto. “Comprometido a realizar la recolección de los datos, interpretar la información de acuerdo a manual, realizar un informe con el análisis de los hallazgos”( Ramírez, et al,2019, p.83)

1.4.1.1. Ejemplo: En la empresa Industrias de Plastico S.A el analista realizo una recolección de datos de cada puesto para validar que se estén cumpliendo las metas con el objetivo de hallar mejoras que se pueden incluir en la ficha cada puesto.

1.5. Evaluación de desempeño

1.5.1. Es un proceso de control que se debe realizar mediante una evaluación al personal de la empresa que señale el crecimiento y desempeño que ha tenido en su puesto de trabajo. (Noriega et al 2024). Afirma que “impulsa el crecimiento profesional y personal, la mejora de la calidad de vida laboral de los colaboradores”. (p.6)

1.5.1.1. Ejemplo: La empresa va a realizar la evaluación de desempeño del vendedor, se analizan el número de llamadas aceptadas y las ventas que ha realizado para hacer el cálculo de porcentaje de efectividad y así evaluar y comparar con otros meses, permitiendo ver si está realizando un mejor desempeño.

1.6. Comunicación asertiva

1.6.1. Es una de las habilidades blandas que debe tener la mayoría de empleados para encajar en un puesto de trabajo, ya que debe tener una comunicación con los demás colaboradores positiva para que se cumplan las metas de la empresa. “Es vital para establecer un flujo informacional constante que influya de manera significativa en la organización” (Noriega et al 2024, p.13).

1.6.1.1. Ejemplo: El día de hoy se realizaron varias entrevistas laborales, de la cual 3 personas indican que no desean tener contacto con otras personas y desea trabajar solos, efectivamente para el puesto de bodeguero se necesita que posea la habilidad de comunicación asertiva, por lo tanto, esas 3 personas no van a ser seleccionadas para el puesto que se requiere.

1.7. Presupuesto

1.7.1. Es un plan económico financiero que permite obtener datos precisos del dinero que debe tener la empresa para poder fluir con sus metas, incluyendo sus gastos y egresos.” plan de la situación económica que puede expresarse en términos financieros y de horas laborables, en unidades de producto u horas máquina, o en cualquier término numérico medible” (Weihrich et al.,2022, pag.114).

1.7.1.1. Ejemplo: La Industria de Plastico S.A desea iniciar un proyecto con una franquicia para realizar sus vasos de plástico personalizados, se debe realizar el presupuesto de los gastos para establecer un precio en el producto que desea el cliente.

1.8. Organigrama

1.8.1. Es una estructura que va desentiendo los puestos laborales con forme a sus requisitos y responsabilidades, toda empresa debe tener un organigrama para un mejor control del personal. “permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización que desempeña un papel informativo y presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos” (Ramírez y Tejada, 2019, p.136).

1.8.1.1. Ejemplo: Andrea y Alejandro desean iniciar su fábrica de Plástico, deben realizar su organigrama para conocer el nivel jerárquico, las contrataciones y puestos que deben diseñarse para cumplir con los objetivos del negocio.

1.9. Selección de personal

1.9.1. Cuando se realizan entrevistas de trabajo para un puesto en específico se debe seleccionar al personal que cumpla con los requisitos, habilidades y destrezas necesarias con forme a la ficha de puesto, permitiendo seleccionar al mejor candidato para el puesto. “es elegir de entre los candidatos al que mejor cumpla con los requisitos del puesto” (Weihrich, et al 2022, pag.289).

1.9.1.1. Ejemplo: Se está haciendo una entrevista de trabajo para el puesto de contabilidad, hay 2 postulantes que cumplen con el requisito de la experiencia laboral, sin embargo solo uno de ellos tiene los requisitos legales que se solicitan, la licenciatura de contabilidad, por lo que se procede a realizar la selección del personal que cumpla con todos los requisitos.

1.10. Puesto de trabajo

1.10.1. La empresa se compone de puestos de trabajo, es el conjunto de funciones específicas que tiene cada empleado, el cual incluye responsabilidades y destrezas depende a sus conocimientos. Afirma (Ramírez y Tejada, 2019) que “Es el conjunto de tareas, deberes, responsabilidades y obligaciones relacionadas entre sí y asignadas por autoridad competente para que sean atendidas por un empleado en una unidad de tiempo determinada” (p.23).

1.10.1.1. Ejemplo: Keilyn termino sus estudios y desea emprender con su propio negocio, necesita de personal a cargo para atender la pastelería, lo cual realiza un análisis del diseño de puestos de trabajo que necesita para que fluya efectivamente su negocio.

2. Ideas principales

2.1. Idea 1: proceso inicial de análisis mediante el uso de diferentes herramientas

2.1.1. Los puestos dentro de una empresa conllevan un análisis de diferentes herramientas, para empezar, recolecta los registros y actualiza la información en el sistema de gestión de personas y por consiguiente, permite diseñar una ficha del puesto, se describe como, donde y para que se necesita en la empresa así su finalidad es garantizar que se cumplan según los objetivos establecidos por la dirección.

2.2. Idea 2: Necesidad de una relación entre puestos

2.2.1. La mayoría de los puestos tienen tareas en común del cual necesitan tener una relación laboral , por ende, tomar en cuenta las responsabilidades que implican dentro de la empresa, como el impacto de los errores, la gestión de presupuesto, la responsabilidad de los equipos y materiales de la empresa y la responsabilidad sobre las personas dado que este compromiso tiene un impacto en los resultados del negocio.

2.3. Idea 3: Crear el perfil del puesto

2.3.1. Presenta ventajas al momento del reclutamiento ya que permite obtener una correcta descripción de las funciones y conocimientos que deben tener los postulantes, conocer cuáles son las exigencias físicas que se llevaran a cabo, y resulta de gran ayuda revisar el correcto proceso para la implementación de las políticas de la gestión de personas y la evaluación del rendimiento y desempeño de cada puesto en una organización.

3. Fichas

3.1. Categoría Operativo Nombre del puesto: Secretaria administrativa Entorno: Recepción Tiene persona a cargo: No Tareas principales: 1. Redactar documentos administrativos 2. Recibir a los clientes y proveedores 3. Atender llamadas telefónicas 4. Llevar el control de agenda empresarial 5. Archivar la documentación Requisitos académicos: Bachiller en Secretariado Requisitos legales: Título de Bachiller en secretariado Competencias técnicas: 1. Manejo de los programas de ofimática 2. Archivar los documentos clasificados por orden alfabético y fechas. 3. Capacidad de resolución de problemas Competencias blandas: 1. Habilidades de escritura 2. Atención al cliente 3. Comunicación efectiva Recibe o no supervisión Si

3.2. Categoría Administrativo Nombre del puesto: Jefe financiero Entorno: Oficina Tiene persona a cargo: Si Tareas principales:1. Gestionar el crédito de la empresa 2. Controlar el capital 3. Realizar resultados financieros semanalmente 4. Controlar los gastos de caja chica 5. Supervisar a los trabajadores financieros Requisitos académicos: Licenciatura en Finanzas y contabilidad Requisitos legales: Incorporación al Colegio de ciencias económicas Competencias técnicas: 1. Toma de decisiones en momentos críticos 2.Establecer informes fiscales 3. Realizar un plan financiero para la empresa Competencias blandas: 1. Toma de decisiones éticas 2.Capacidad de análisis 3.Comunicación efectiva Recibe o no supervisión Si

3.3. Categoría Gerencial Nombre del puesto: Gerente general Entorno: Teletrabajo Tiene persona a cargo: Si Tareas principales: 1.Tomar decisiones importantes en la empresa 2. Supervisar a las jefaturas 3.Proporcionar retroalimentación 4.Solucionar conflictos 5.Planificar los proyectos de la empresa Requisitos académicos: Licenciatura en administración de empresas Requisitos legales: Incorporación al colegio de administración empresarial Competencias técnicas: 1. Toma de decisiones en momentos críticos 2.Capacidad de resolver los problemas 3. Capacidad de negociación Competencias blandas: 1. Escucha efectiva 2.Empatia a nivel interno y externo de la empresa 3.Motivacion empresarial Recibe o no supervisión No

4. ¿De qúe manera el diseño y análisis de puestos pueden contribuir al éxito de la estrategia empresarial?

4.1. Las empresas siempre se encuentran con desafíos para lograr sus objetivos, por eso, es importante crear una estrategia profesional que permita de manera positiva cumplir con las metas. “Es un proceso que ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos mediante una mejor gestión de su fuerza laboral. Al tomarse el tiempo para desarrollar un plan SHRM, las empresas pueden asegurarse de contar con las personas adecuadas para lograr sus objetivos” (Forbes, 2024).

4.2. “El análisis de puestos se convierte en elementos esenciales del sistema informativos del departamento de gestión humana, permitiendo a este llevar a cabo las tareas y laborales.”(Ramírez y Tejada, 2019, p.27). En la estrategia empresarial se tienen tareas que realizar, para eso, el diseño y análisis de los puestos es primordial para verificar las funciones y obligaciones de cada empleado.

4.3. Para el éxito de la estrategia empresarial se debe tener un personal que cumpla con éxito todas sus obligaciones y sea de crecimiento personal, así un personal feliz va a dar todo de sí mismo para mejorar su desempeño y cumplir las metas. “Es importante diseñar los puestos de modo que se sientan contentas con su trabajo. Lograr este objetivo requiere que el puesto tenga una estructura correcta en términos de contenido, función y relaciones” (Weihrich et al, 2022, p.286).