1. COTAÇÕES Responsável: Comprador
1.1. CAPTAÇÃO DE NOVOS FORNECEDORES
1.1.1. Comprador: Fazer a captação de, no mínimo, um novo fornecedor a cada cotação e incluí-lo na base de dados do ObraPrima
1.2. ABASTECIMENTO DAS OBRAS
1.2.1. OBRA: Enviar as solicitações de compras toda segunda-feira, via sistema ObraPrima, somente após a aprovação do supervisor direto.
1.2.2. COMPRADOR: Na terça-feira pela manhã, deve alinhar as dúvidas com o supervisor direto da obra, analisar os prazos e estabelecer prioridades para iniciar as cotações da semana..
1.3. ABASTECIMENTO DO ESCRITÓRIO
1.3.1. LÍDER DO SETOR: Enviar a solicitação de compras na sexta-feira, via e-mail, na planilha modelo disponibilizada no drive, na pasta de material de apoio, com os prazos de entrega.
1.3.2. COMPRADOR: Verificar na segunda-feira as solicitações recebidas por e-mail, alinhar com os líderes os prazos e estabelecer as prioridades.
2. CONTROLE DE ESTOQUE Responsável: Comprador
2.1. ESTOQUE DE OBRA/ CENTRAL
2.1.1. FERRAMENTAS (EQUIP. DE OBRA - PATRIMÔNIO)
2.1.1.1. OBRA: Contabilizar os equipamentos de obra no levantamento de estoques na primeira semana de cada mês, especificando o seu estado de conservação. Informar ao setor de compras as movimentações de equipamentos, conforme explicado no tópico referente a essa atividade.
2.1.1.2. COMPRADOR: Acompanhar os registros de movimentações de equipamentos e conferir com os levantamentos de estoques. Também é necessário fazer todos esses registros no sistema ObraPrima
2.1.2. MATERIAIS
2.1.2.1. VENDA ENTRE ESTOQUES (MOVIMENTAÇÕES)
2.1.2.1.1. OBRA: Informar diariamente via toda movimentação de materiais em seu estoque, incluindo as informações sobre data e responsável pela retirada/ entrada
2.1.2.1.2. COMPRADOR: Alimentar as informações de movimentações dos estoques toda quinta-feira no ObraPrima.
2.1.2.2. ENTRADAS E SAÍDAS
2.1.2.2.1. OBRA: Informar diariamente ao setor de compras no grupo de supervisão de compras o recebimento de materiais que foram comprados pelo setor, assim como monitorar os estoques mínimos de cada material para balizar as reposições.
2.1.2.2.2. COMPRADOR: Acompanhar o recebimento dos materiais pelos responsáveis pelas solicitações de compras.
3. CONTOLE DE PATRIMÔNIO Responsável: Jovem Aprendiz
3.1. VEÍCULOS
3.1.1. ABASTECIMENTO
3.1.1.1. OBRA: Inserir no drive, toda quinta-feira, as informações sobre o abastecimento dos veículos na planilha modelo que consta na pasta do veículo. Todos os veículos devem ser abastecidos semanalmente, exceto em casos de uso exporádico.
3.1.1.2. APRENDIZ: Conferir as informações recebidas e atualizar a planilha de indicadores toda terça-feira. Em seguida, enviar os índices para análise pelo supervisor de compras.
3.1.2. MANUTENÇÃO
3.1.2.1. OBRA: Atualizar no drive a planilha de checklist dos veículos quinzenalmente, na pasta do veículo, nas quintas-feiras. Deve-se contar a partir da primeira quinta-feira do mês e duassemanas depois.
3.1.2.2. APRENDIZ: Reunir as informações do checklist na planilha-resumo e apresentar ao coordenador para alinhar as prioridades de manutenção.
3.2. EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO
3.2.1. SAÍDAS
3.2.1.1. OBRA/LÍDER DE SETOR: Informar ao setor de compras, via e-mail, junto com as demais solicitações de compras, com, no mínimo, uma semana de antecedência, a necessidade de equipamentos (computadores, celulares, impressoras, etc), estabelecendo especificações técnicas, data de recebimento, nome completo e função do colaborador que fará uso do equipamento
3.2.1.2. APRENDIZ: Verificar disponibilidade de estoque do equipamento solicitado e, caso não haja, repassar a necessidade de compra ao comprador. Elaborar o termo de recebimento e enviar para assinatura do colaborador junto do equipamento. Alimentar a planilha de controle com a movimentação e, em caso de equipamento novo, registrar o patrimônio novo.
3.2.2. DEVOLUÇÕES
3.2.2.1. APRENDIZ: Verficiar o estado de conservação do equipamento na devolução, elaborar o termo de entrega e recolher a assinatura do colaborador que está fazendo a devolução. Em seguida, o termo de entrega deve ser entregue ao RH para arquivamento.
3.2.3. MANUTENÇÃO
3.2.3.1. OBRA/ LÍDER DE SETOR: Informar via e-mail a necessidade de troca/manutenção do equipamento, especificando qual o problema detectado e o prazo máximo para substituição.
3.2.3.2. APRENDIZ: Contatar técnicos especializados na manutenção e informá-los sobre a necessidade. Reunir as informações sobre prazos, preços e condições de pagamento e enviar no mapa de cotação para o seu líder autorizar o serviço.
3.3. EQUIPAMENTOS DE OBRA
3.3.1. VENDA ENTRE ESTOQUES (MOVIMENTAÇÕES)
3.3.1.1. OBRA/ LÍDER DE SETOR: Informar, via e-mail, ao setor de compras toda movimentação de equipamentos que estão sob sua responsabilidade.Seja a troca de setor/obra que está fazendo uso do equipamento ou a de colaborador.
3.3.1.2. APRENDIZ: Registrar as movimentações de equipamentos nas suas respectivas planilhas e repassar ao Comprador as informações para que sejam registradas no ObraPrima
3.4. LOCAÇÕES
3.4.1. LOCAÇÕES
3.4.1.1. OBRA: Atualizar toda quarta-feira, na planilha da pasta de locações do drive, a relação de equipamentos locados na obra, constando as suas datas de locação e de devolução prevista. Também deve ser repassado caso haja algum equipamento a ser devolvido na próxima semana. Assim como a necessidade de locações futuras para a semana seguinte. Toda locação de duração de uma semana ou mais e valor acima de R$250,00 deve ser solicitada ao setor de compras.
3.4.1.2. APRENDIZ: Solicitar toda segunda-feira ao supervisor da obra que sejam organizadas as informações sobre locações a serem repassadas na quarta-feira. Ao receber essas informações, deve-se contatar o fornecedor para alinhar as possíveis devoluções, renovações ou novas locações. Toda nova locação deve ser registrada na pasta da obra, assim como anexados o seu contrato e os termos de recebimento e entrega assinado pelas duas partes.
3.4.2. RENOVAÇÕES
3.4.2.1. OBRA: Informar ao setor de compras as renovações da semana no grupo de supervisão de compras , já estabelecendo o período pelo qual a locação será renovada e a nova data de devolução prevista. Assim como acompanhar o andamento da renovação e os pagamentos referentes a essa locação.
3.4.2.2. APRENDIZ: Entrar em contato com os fornecedores para alinhar o período de renovação dos equipamentos, repassar as informações sobre contato para envio de boletos e notas fiscais, solicitar ao financeiro os pagamentos nas datas pré-estabelecidas, repassar ao responsável pela solicitação as informações e acompanhar a emissão de novos contratos e termos de devolução.