1. ALAPFOGALMAK
1.1. Projektmenedzsment
1.1.1. A projekt tevékenység megvalósítási folyamatának - vezetése - irányítása - szervezése
1.1.2. - Az erőforrások - az információk - a rendelkezésre álló módszertani és technikai eszközök cél elérése érdekében történő összpontosítása
1.2. Stakeholder
1.2.1. A projektben érintett minden személy
1.3. A projekttől eltérő feladatmegoldási módok
1.3.1. PROGRAM
1.3.1.1. - A projekt stratégiai "nagytestvére" - Célként nagyobb horderejű változást fogalmaz meg - A megvalósítás években mérhető - Indításakor a konkrét végeredmények nem specifikálhatók pontosan (a célok igen!!!) - Előnye, hogy operatív feladatmegoldási módok (pl. projekt, teammunka) koordinált irányítására alkalmas
1.3.2. TEAMMUNKA
1.3.2.1. - Kisebb komplexitású feladatok hatékony megoldási módja - Nem szerveződik hierarchikus struktúrába, a felelősség csoportos - A teamtagok különböző szakmai területeket képviselhetnek, eltérő kompetenciával rendelkezhetnek
1.3.3. HAGYOMÁNYOS (HIERARCHIKUS) SZERVEZET
1.3.3.1. - Nagy volumenű, rendszeresen ismétlődő, rutinszerű feladatok ellátása - Feladat-, és felelősség-elhatárolások - Pontosan egymásba illeszkedő együttműködési és munkafolyamatok - A változásokra való reagálási képessége gyengébb
1.3.4. BESZERZÉSI VÁSÁRLÁS
1.3.4.1. - Ha nincs megfelelő erőforrás, más piaci szereplő szolgáltatása kel - Pl. sztenderd szoftver beszerzése, könyvelés elvégzésére külső cég megbízása
1.3.5. DELEGÁLÁS, AKCIÓ
1.3.5.1. - Újszerű, ugyanakkor nem túlzottan komplex feladat esetén - Alapvetően egyféle kompetencia szükséges a megoldásához - A felelős vezető delegálja a feladatot (megbíz a megoldásával egy személyt vagy egy szervezeti egységet) - Pl. egy adhoc termelési jelentés összeállítása vagy egy egyszerű szabályozás elkészítése
1.4. A projekt
1.4.1. FOGALMA
1.4.1.1. - Egyszeri, komplex, önmagában működőképes tevékenységfolyamat - Előre meghatározott célja, paraméterekkel leírható eredményei vannak - Megvalósulása időben és pénzértékben egyaránt meghatározott
1.4.1.2. - Nem sorolható a hagyományos cégek, szervezetek egységeinek szokásos és ismétlődő tevékenységei közé - Ideiglenes szervezetként egy meghatározott feladat megvalósítására hozzák létre - Egyszeri, konkrétan körülhatárolt célt kell elérnie - Jól meghatározott erőforrásokkal, pontosan rögzített határidőkkel jellemezhető
1.4.2. A PROJEKT FOLYAMATA
1.4.2.1. 1. szakasz
1.4.2.1.1. Kezdeményezés: - igény - a lehetséges megoldási módok elemzése - döntés (konkrét megoldási módról) - indítás
1.4.2.2. 2. szakasz
1.4.2.2.1. Előkészítés (definiálás): - a stakeholderek igényeinek és elvárásainak felmérése, egyeztetése - a projekt célrendszerének és hatókörének meghatározása - becslés (felső szintű fázisterv és ráfordításbecslés - PDD (Projekt Definíciós Dokumentum) - döntés a részletes tervezés megkezdéséről
1.4.2.3. 3. szakasz
1.4.2.3.1. Tervezés: - a tervezési szakaszban kidolgozott és elfogadott, integrált projekt dokumentáció képezi majd alapját a projekt végrehajtásának
1.4.2.4. 4. szakasz
1.4.2.4.1. Végrehajtás (megvalósítás) - eltérhet a becsléseken alapuló tervektől
1.4.2.4.2. A terv szerinti végrehajtás megvalósításában segít - a monitoring-kontrolling tevékenység - a tudatos változáskezelés - a kockázatmenedzsment - a kommunikációs rendszer működtetése - a beszerzés, beszállító menedzsment
1.4.2.5. 5. szakasz
1.4.2.5.1. Zárás, értékelés (gyakran elmarad) - a termék átadása után esedékes - lezáró adminisztrációs anyagok elkészítése - a munka során megszerzett tapasztalatok rögzítése - annak biztosítására, hogy a szervezeti tanulást elősegítendő ezek a tapasztalatok elérhetők legyenek az újabb projektek indításakor
1.4.3. A FOLYAMAT SAJÁTOSSÁGAI
1.4.3.1. Iteráció
1.4.3.1.1. - A projektfolyamatban felmerülhetnek új szempontok, amelyek eredeti terveink módosítására kényszerítenek - A megfelelő minőségű befejezéshez korábbi szakaszokhoz tartozó tevékenységeket újra (mélyebben, szélesebb kört bevonva) végezzük el - A visszalépés itt semmiféle negatív minősítést nem jelent
1.4.3.2. Ciklikusság
1.4.3.2.1. - Érvényes a projekt egészére, és az egyes szakaszokra, azokon belül a lépésekre és feladatokra is - Az egész projekt ciklikussága megjelenik a lépésekben (a termékben) is - A teendőket meghatározzuk mind a szakmai, mind a projekt oldalról párhuzamosan
1.4.3.2.2. Egy ciklus
1.4.3.3. A projekt értékelésének szempontjai
1.4.3.3.1. A célok elérése
1.4.3.3.2. A célcsoport, illetve a belső és külső partnerek elégedettsége
1.4.3.3.3. A külső és belső kommunikáció
1.5. Projektmenedzser
1.5.1. A projektet irányítja
1.5.2. Egyszemélyi felelősséggel tartozik - a projekt teljesítéséért, - a teljesítmény-paraméterekért, - a költségekért - a határidőkért
1.6. A projektciklus-menedzsment (PCM) fogalma és sajátosságai
1.6.1. - Alapja: Nemzetközi Fejlesztési Ügynökség (USAID) - logikai keret módszertan (logical framework approach=LFA) - Cél: a projekttervezés és -irányítás minőségének és eredményességének biztosítása - Általános, szabványos elvek, módszerek és szabályok gyűjteménye, amely egy „kényszerpályát” ad a támogatások megszerzésének folyamatában
1.6.2. PCM-alapelvek
1.6.2.1. - A projekt ciklus szakaszainak következetes betartása - Partnerség és közreműködés biztosítása - Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele - A logikai keretmátrix módszerének alkalmazása - Integrált megközelítés
1.6.3. Főbb jellemzők
1.6.3.1. - A projekt életciklust szakaszokra tagolja - Minden szakaszhoz hozzárendeli a kulcsdöntéseket, az információigényeket, és felelősséget - Az egyes szakaszok sikerességének előfeltétele a megelőző szakasz befejezése - Az értékelés tanulságai, tapasztalatai hasznosulnak a jövőbeni programok, és projektek tervezésénél
2. A PROJEKT SZAKASZAI
2.1. 1. ELŐKÉSZÍTÉSI SZAKASZ
2.2. Kezdeményezési szakasz
2.2.1. Célja, hogy a projekt döntés-előkészítési folyamata által biztosítsuk a projektek célrendszerének kapcsolódását a szervezet stratégiájához (esetenként megvalósíthatósági tanulmány: előterv vagy egy ezzel egyenértékű elemzési munka)
2.3. Definiálási szakasz
2.3.1. - A stakeholderek igényeinek és elvárásainak felmérése és egyeztetése - A projekt célrendszerének és hatókörének meghatározása - A projektmenedzsment folyamatának tervezése - Becslés alapján már összeállítható egy felső szintű fázisterv és ráfordításbecslés (pénzügyi és erőforrás) is - A Projekt Definíciós Dokumentum (PDD) alapján a megbízó dönt a projekt indításáról és a részletes tervezésről
2.3.2. A definiálási szakasz jelentősége a projekt és a szervezeti közeg szempontjából: - megteremteni a szervezet stratégiájának és a projekt célrendszerének összhangját - tisztázni a projekt fő érdekhordozóinak szerepét, elvárásait (megbízó, felhasználó, egyéb stakeholderek) - konkretizálni a projekt célját (nem célokat is) - körvonalazni a projekt tartalmát, hatókörét - meghatározni azokat a feltételeket, amelyek a projekt folyamat kézbentartásához szükségesek
2.4. Tervezés
2.4.1. - E szakaszban tervezzük meg részletesen a projekt megvalósítását, a fő és támogató folyamatok összességét - Az ebben a szakaszban kidolgozott és elfogadott, összetett és összefüggő projektdokumentáció adja majd a projekt végrehajtásának alapját
2.4.2. Célmeghatározás
2.4.3. Helyzet- és problémaelemzés
2.4.4. Paraméterek felállítása (pénz, idő, személyi és tárgyi feltételek)
2.4.5. A döntéshozatal módja és a szerepek meghatározása
2.5. Célok
2.5.1. A szervezet és a projekt célrendszerének kapcsolata
2.5.1.1. A projekt lehet a szervezeti célok elérésének egyik eszköze (ebben az esetben szervesen illeszkedik a cég szervezeti stratégiába, amelynek szervezeti céljain alapul a projekt célrendszere)
2.5.2. A projekt célrendszer főbb elemeinek tartalma
2.5.2.1. - A projekt átfogó célja, ami egy vagy több, a stratégiából következő szervezeti részletes célt fed le - A projekt célterületei, azon üzleti, szervezeti vagy szakmai területek, amelyeken a projekt számára elérendő konkrét, részletes élokkéntfogalmazódnak meg - A projekt részletes céljai és sikerkritériumai konkrétan megmutatják mit valósít meg a projekt
2.5.3. A projekt céljainak megfogalmazásakor szem előtt tartandó - az átfogó cél a projekt végrehajtása által elérendő szervezeti előnyt fogalmazza meg, ne pedig az eszközt, amivel elérjük a célt - az átfogó cél definíciója legyen jövőorientált, tartalmazzon jövőbe utaló szavakat - jó átfogó cél definíció egy jövőbeli állapot mentális képét teremti meg, mellyel a definiáló egyéneknek egyet kell érteniük - az átfogó célkitűzés definíciója tartalmazzon kreativitást, de ennek ellenére maradjon konkrét - az átfogó céloknak figyelem felhívóknak és motiválóknak kell lenniük - a részletes célok legyenek tisztán meghatározottak és teljesíthetők - a részletes célok ne legyenek egymással ellentmondásosak - a részletes célok ne legyenek félreérthetők és félremagyarázhatók
2.5.4. A projekt kezdeményezési és definiálási fázisában a projektvezető egyik legfontosabb feladata, hogy a projekttel kapcsolatos vágyakat, szándékokat, igényeket konkretizálja és elérje, hogy azok projekt célokként legyenek megfogalmazva. Azaz meg kell különbööztetni és világosan megfogalmazni a vágyakat és elképzeléseket és ezeket célokká átfogalmazni. A konkretizálódási folyamatában veszélyes egy vagy több lépcsőfokot kihagyni, mert később jelentkezhet a projektnél a célok tisztázatlansága.
2.5.5. A projekt konkretizálódási folyamata
2.5.6. Vágyak
2.5.6.1. „Nem működik jól a cégen belüli kommunikáció. De jó volna, egy hatékony kommunikációs rendszer!" „De jó lenne már házasságban élni!”
2.5.7. Szándékok
2.5.7.1. „Én szívesen benne lennék egy jó kommunikációs rendszer kialakításában „Szeretnék megházasodni!”
2.5.8. Elképzelések
2.5.8.1. „Ennek az új kommunikációs rendszernek valami számítógépes dolognak kellene lennie, és kiváltaná ezt a sok papírt” „Ha megházasodnék, akkor lenne sok gyerekem!”
2.5.9. Igények
2.5.9.1. "Az informatikai rendszerünknek támogatnia kell az otthoni munkavégzés lehetőségét is” „Nekem olyan feleség kell, aki szereti a gyerekeket”
2.5.10. Elvárások
2.5.10.1. „Az új informatikai rendszerünk legyen gyors, könnyen kezelhető és olcsón bővíthető” "A feleségem vállalja a több gyerekből adódó elfoglaltságot, a család legyen számára a legfontosabb”
2.5.11. Célok
2.5.11.1. „Nyárra legyen egy olyan informatikai rendszere a cégünknek, amin egymással és avkülvilággal tudunk e-mailben kommunikálni, és minden munkatársunk tudja alapszinten kezelni” „Célom, hogy rövid időn belül legyen feleségem, és gyermekem”
2.5.12. Sikerkritériumok
2.5.12.1. „Június 30-ra mind a 11 jelenlegi számítógépünkön és a két megvásárolandó új gépen installálják a szoftvert, és a szoftver használatából minden munkatársunk sikeres vizsgát tett” „Két éven belül megnősülök, és a feleségem várandós első gyermekünkkel”
2.5.13. Projekt terv
2.5.13.1. A munkák elkezdése előtt megtervezzük, hogy annak folyamatában miket kell csinálnunk, milyen úton-módon érjük majd el céljainkat (feladatok, erőforrások)
2.6. Megbízó - Felhasználó
2.6.1. Megbízó lehet - a legfelsőbb szintű törvényhozó, akinek befolyása van a célok megvalósítására - az a személy, aki rendelkezik a projekt költségvetése felett - aki dönt a projekt indításáról - aki a projekt gazdasági, szervezeti vagy társadalmi hasznosságában érdekelt
2.6.2. Felhasználó lehet - annak a területnek a képviselője, aki a projekt kimenetelétől a legtöbbet vár - azok a személyek, akiknek a munkáját, életét, a projekt végeredménye befolyásolni fogja - aki a projekt termékeivel kapcsolatban funkcionális, működési, használhatósági elvárásokat fogalmaz meg - aki a projekt termékének felhasználója, vásárlója lesz
2.7. Projektszervezet felállítása
2.7.1. A felállítás célja: átlátható és világosan definiált projektszervezet kialakítása
2.7.2. A felállítás menete - a projekt sikeres végrehajtásához szükséges szerepek és feladatok, szakmai és menedzsment- kompetenciák definiálása - a szerepkörök és funkciók hierarchiájának meghatározása - az egyes szerepet betöltő személyek meghatározása - a rendelkezésre álló "humán erőforrás" kompetenciáinak ismeretében a projektszervezet meghatározása (szerepek, funkciók, kompetenciák személyek, feladatok, hatáskörök, döntési jogkörök felelősségek) - a hiányzó szereplők/kompetenciák pótlása (pl. külső erőforrás bevonása, belső szereplők fejlesztése oktatással) - a projektteam együttműködési normáinak, egyéni és csoportcéljainak tisztázása, egyeztetése - team építési/fejlesztési eszközök meghatározása - kompenzáció és motiváció eszközeinek meghatározása
2.7.3. A felállítás eredménye - mindenki számára tisztázott szerepek és funkciók - felszínre kerülő és időben tisztázódó érdekkonfliktusok - a projektben dolgozók számára kölcsönösen világossá válik, hogy mit várnak tőlük mit várnak egymástól milyen kompenzációra számíthatnak (motiváció)
2.8. A projekt megvalósítása
2.8.1. A működés kialakítása - monitoring-kontrolling rendszer működési rendjének kialakítása - beszámolási/jelentési rend kialakítása - projektértekezletek rendjének (időzítés, meghívó, napirend, levezetés, dokumentálás) kialakítása - döntéshozatali rend kialakítása - a projekt változáskezelési eljárási rendjének kialakítása - kockázatmenedzsment működésének kialakítása - a projekt dokumentációs rendjének kialakítása - nyitott kérdések és döntések kezelésének kialakítása - az átadás-átvétel rendjének kialakítása - teljesítés igazolás és számlázás rendjének kialakítása - minőségbiztosítás működésének kialakítása
2.8.2. Munkaterv (ütemterv)
2.8.2.1. Célja: az összes elvégzendő elemi tevékenység azonosítása, meghatározása, definiálása és dokumentálása, hogy az eredmények átlátható, követhető módon teljesülhessenek.
2.8.2.2. A munka ütemezésének menete: a projekt főbb elemeinek, a projekt várt eredményeinek és a projektmenedzsment feladatainak meghatározása, a feladatok lebontása tevékenységek szintjére - a lebontás helyességének, megfelelő mélységének ellenőrzése
2.9. 2. KIVITELEZÉSI SZAKASZ
2.9.1. Jellemzői
2.9.1.1. Áttekinthetőség
2.9.1.2. Rugalmasság
2.9.1.3. Pontosság
2.9.2. A projektmenedzser feladatai
2.9.2.1. A cél folyamatos szem előtt tartása
2.9.2.2. A projekt dokumentálása
2.9.2.3. Információgyűjtés, információadás
2.9.2.4. A munka koordinálása, szervezése
2.9.2.5. A határidők és költségek folyamatos figyelemmel kísérése
2.9.2.6. Engedélyek megszerzése
2.9.2.7. A döntés előkészítés és a döntéshozatal biztosítása
2.9.2.8. A folyamat ellenőrzése
2.9.2.9. Kapcsolattartás a partnerekkel
2.9.2.10. A team építése
2.9.2.11. A külső és belső visszajelzések figyelemmel kísérése, értékelése
2.10. 3. LEZÁRÓ SZAKASZ
2.10.1. Utómunkálatok
2.10.1.1. Elszámolások
2.10.1.2. Köszönőlevelek
2.10.1.3. Zárójelentés
2.10.1.4. Dokumentáció
2.10.1.5. Archiválás
2.10.2. Értékelés
2.10.2.1. Elérte-e a projekt a célját
2.10.2.2. Mit gondolnak az elvégzett munkáról - azok, akiknek szólt - azok, akik részt vettek benne
2.10.2.3. Az elért eredmények és az eléréséhez vezető folyamat vizsgálata: reális kép kialakítása az elvégzett munkáról, a sikerekről és a tévedésekről annak érdekében, hogy levont a következtetéseket felhasználjuk következő munkánknál
3. A TERVEZÉS MÓDSZEREI
3.1. Tervezésnek tekintjük a tevékenységek logikai sorrendjének kialakítását és a végrehajtásukhoz szükséges idő- és erőforrás ráfordítás meghatározását, s ezzel a projekt ütemes végrehajtásának biztosítását.
3.2. A tervezés menete - a tevékenységek egyértelmű és pontos meghatározása, a logikai sorrend meghatározása - a futamidő megállapítása és a feladatok, tevékenységek ütemezése - a szükséges erőforrások (emberi, eszköz, anyag, pénz) meghatározása és felhasználásának ütemezése
3.3. Időütemezés
3.3.1. Célja: hogy a résztevékenységek időbeli megvalósulását feltárja és tervezhetővé, könnyen követhetővé, ellenőrizhetővé tegye - az időtervezéssel szorosan összefügg a költség- és az erőforrástervezés is
3.3.2. Eredménye: a megvalósulási ütemterv, amely a közreműködők alapvető fontosságú, leggyakrabban forgatott munkaeszköze, egyben kommunikációs eszköz, ugyanakkor fontos ösztönző és ellenőrző eszköz a mind a belső és mind a külső partnerek számára
3.3.3. Az ábrázolástechnikák főbb jellemzői
3.3.3.1. Egyetemlegesség
3.3.3.1.1. Arra való alkalmasság, hogy egyrészt a létesítménymegvalósítás összes tevékenységét, valamint azok kapcsolódásait, illetve összefüggéseit képes legyen megjeleníteni, másrészt legyen alkalmas a megvalósítás folyamatos ellenőrzésére
3.3.3.2. Áttekinthetőség
3.3.3.2.1. A megvalósítás időterv kommunikációs eszköz lehet a végrehajtásban részt vevők, de általában a létesítmény megvalósításában közreműködők számára, s ugyanígy szolgálhat a meghatározott időre történő teljesítés ösztönzésére is
3.3.3.3. Rugalmasság
3.3.3.3.1. Az időtervezési technikáknak alkalmasaknak kell lenniük a jövőbeni változások adaptálására
3.3.3.4. Pontosság
3.3.3.4.1. Egyrészt azt jelenti, hogy az ábrázolási technikáknak a létesítménymegvalósítási folyamat realitásait kell megjeleníteniük, másrészt az időterezés során meg kell különböztetni a tényeket a feltételezésektől
3.3.3.5. A tevékenységek időtartamának befolyásolói
3.3.3.5.1. A tevékenységben foglalt munkamennyiség
3.3.3.5.2. A tevékenységhez hozzárendelt erőforrások mennyisége
3.3.3.5.3. Az erőforrások teljesítőképessége
3.3.3.5.4. Külső korlátozó körülmények (pl. határidő, időjárási körülmények)
3.4. A tevékenységek logikai kapcsolata
3.4.1. Meg kell határozni - mely tevékenységek végezhetők párhuzamosan - melyek tevékenységek végezhetők csak egymást követően
3.4.2. Sávos ütemterv - Gantt-diagram: tartalmazza a tevékenységeket és a hozzájuk rendelt végrehajtási időtartamot egy koordinátatengely mentén grafikusan ábrázolva
3.4.2.1. Elkészítésének lépései - a tevékenységek definiálása - a tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása - a tevékenységek időtartamának meghatározása - a Gantt-diagram összeállítása
3.5. CPM/PERT
3.5.1. CPM = Critical Path Method)
3.5.2. PERT = Program Evaluation and Review Technique
3.5.3. A módszer a tennivalók optimális sorrendjének, illetve az erőforrások optimális felhasználási módjának a megállapítására hivatott
3.5.4. Alkalmazásához a részfeladatokat és kívánatos sorrendjüket, valamint az elvégzésükhöz szükséges időt és erőforrás-igényt kell rögzíteni
3.5.5. Az események „hálójának”összeállításakor - a tevékenységeket sorrendjüknek megfelelően sorba rendezzük - feltüntetjük idő-igényüket (erőforrásigényüket)
3.5.6. Az ábráról így leolvasható - a tennivalók megvalósításának összes idő-igénye - a kritikus út (a leghosszabb idő-igényt meghatározó tevékenységek sora)
3.5.7. A számítógépes szoftver számos optimalizálási feladat elvégzésére is képes. Az innovációs stratégiák tervezésnek fontos feladata a várható hozamokat és kiadásokat előrejelző üzleti terv elkészítése. Elsőként a megvalósítás finanszírozási igényeit és a potenciális forrásokat kell felmérni, majd a likviditási és jövedelmezőségi perspektívákat kell tisztázni
3.5.8. Az időterv CPM formában történő elkészítésének lépései: - a tevékenységek definiálása - tevékenységek logikai kapcsolatának meghatározása - a tevékenységek időtartamának meghatározása - a CPM diagram összeállítása és a kritikus utak azonosítása
4. A KOCKÁZAT
4.1. Fogalma
4.1.1. "Valamely cselekvéssel járó veszély, veszteség lehetősége" (Magyar Értelmező Kéziszótár)
4.1.2. "A kockázat a hibás döntés valószínűsége... Olyat teszünk, amit nem kellett volna, avagy nem teszünk meg valamit, amit meg kellett volna." (Kindler József)
4.1.3. A projektmunka jelentős kockázattal bíró tevékenység
4.2. Kockázatelemzés
4.2.1. Célja, hogy a projekt kereteiből, környezetéből és végrehajtásából eredő veszélyeket a minimálisra illetve a tudatosan vállalt szintre csökkentse
4.2.2. Eredménye: lehetővé teszi a projekt számára, hogy biztosítsa a végrehajtás minél tervszerűbb voltát, időt, pénzt, erőforrást takarítson meg, időben felismerje a változásokat, amikre felkészülten tud reagálni és ezáltal elkerülje a válsághelyzeteket
4.2.3. A kockázatelemzés sémája
4.3. Lépései
4.3.1. Fontos mozzanatok - a várható problémák felismerése - a valószínű okok meghatározása - megelőző intézkedések megtétele - tartalékakciók és vészjelzők tervezése
4.3.2. A figyelmet érdemlő területek meghatározása - prioritás felállítása a korlátos erőforrásokhoz és az időhöz - a projektterv áttekintése - a kockázati tényezők áttekintése
4.3.3. Lista készítése a várható problémákról - kérdések: Amikor ezt csináljuk, mi történhet rosszul? Milyen problémáink lehetnek a terv ezen részében? - gyors, megbeszélés nélküli összelistázás - jellemzők alapján történő elkülönítés - a várható problémák kiválasztása(amin dolgozni fogunk)
4.3.4. A valószínű okok meghatározása - kérdések: Mi okozhatja ezt a várható problémát? Mi még? - a valószínű okok összelistázása minden egyes várható progblémához
4.3.5. Megelőző tevékenységek tervezése - kérdések: Mit tehetünk, hogy elkerüljük ezt a valószínű okot? Hogyan tehetjük ezt a valószínű okot kevésbé valószínűvé? - a megfelelő változtatások végrehajtása a terven - a végrehajtandó tevékenységek kiválasztása - a megelőző akciók hozzátétele - az erőforrások módosítása
4.3.6. Tartalékterv készítése - kérdések: Mit fogunk tenni, ha ez bekövetkezik? Mi fogja csökkenteni a hatását, ha bekövetkezik? - először a valószínű hatások figyelembe vétele - tartalékakciók előre elkészítése - az irányelvek áttekintése - költséghatékony, gyakorlatias tartalékakciók választása - a terv fentieknek megfelelő kiegészítése
4.3.7. Vészjelzők állítása - kérdések: Honnan fogunk tudni a várható probléma megjelenéséről? Mi lépteti érvénybe a tartalékakciót? - automatikus vészjelzők használata
5. A PROJEKT SZEMÉLYI FELTÉTELEINEK BIZTOSÍTÁSA
5.1. Kooperáció, tapasztalat
5.1.1. A projekt - szemben a formális szervezeti egységekkel- korlátozott ideig áll fenn. Ezért csak olyanokat érdemes a részvétellel megbízni, akik az első perctől kezdve együtt tudnak és akarnak dolgozni a projektcél megvalósítása érdekében. Ugyanezért a kiválasztásnál fontos szempontnak kell lennie a szakmai felkészültségnek és tapasztalatnak.
5.2. Kényszermentesség
5.2.1. A részvétel lehetőleg ne kényszer legyen. Utasítással nem lehet senkit rávenni arra, hogy fontosnak tartsa a projekt eredményességét, hogy törekedjen a személyes és a közös sikerre, vállalva az ezzel járó kockázatot.
5.3. Kommunikáció
5.3.1. Az az eljárás a megfelelő, ha a leendő projekttagokkal a projektvezető megbeszéli a részvételt, alaposan tájékoztatva őket a projekt céljáról és a részvétel feltételeiről. A projektvezetőnek célszerű egyeztetnie a leendő tagok névsorát is a részvevőkkel, fenntartva magának a döntés jogát.
5.4. Egyéni és csoportmunka
5.4.1. A projekt tagjainak egyrészt képesnek kell lenniük arra, hogy egyedül, személyes felelősséget vállalva, döntéseket hozva, jelentős szakmai munkát végezzenek, másrészt alkalmasnak kell lenniük a team-munkára is.
5.5. A PROJEKTVEZETŐ
5.5.1. Tevékenységi körének területei
5.5.1.1. Szakmai
5.5.1.2. Szervezési, tervezési, szociális
5.5.1.3. Jogi
5.5.1.4. Gazdasági, pénzügyi
5.5.2. Szerepe
5.5.2.1. A tervezésnél - cél meghatározása - feladatok meghatározás és lebontása - szükséges erőforrások meghatározása - feladatok logikai rendjének meghatározása - határidők meghatározása - kockázatokra felkészülés
5.5.2.2. A szervezésnél - feladatok pontosítása, tudatosítása - felelősségek kijelölése - hatáskörök meghatározása - erőforrások feletti rendelkezés szabályozása - információáramlás szabályozása
5.5.2.3. A kontroll tekintetében - végrehajtás ellenőrzése - eredmények értékelése - visszacsatolás, visszajelzés az eltérésekről, beavatkozás, kiigazítás, koordinálás - feladatok felülvizsgálása - tervek felülvizsgálása - dokummentálás
5.5.2.4. A vezetésben - kommunikáció biztosítása - konfliktus kezelése a kooperáció érdekében - ösztönzés és az ösztönző légkör kialakítása - képviselet - személyi feltételek biztosítása - értékelés - fejlesztés és tanácsadás - csoportösszetartás támogatása
5.5.3. A projekttagok kiválasztásának szempontjai
5.5.3.1. Egyéni készségek - készség az alkotó jellegű gondolkodásra - kezdeményezőkészség és önállóság - csoportmunka iránti hajlam - együttműködési készség - személyes érdeklődés az adott probléma iránt - előítélet-mentes gondolkodás - nem ragaszkodik ahhoz, amivel egyszer sikert ért el, nem idegenkedik attól, amivel egyszer kudarcot vallott - a szervezet ismerete - képesség támogatók megnyerésére - képesség mások álláspontjának megértésére - jó kommunikációs készség
5.5.4. Általános jó tanácsok
5.5.4.1. Azért jelöljön ki embereket, mert megfelelő jártassággal rendelkeznek, nem pedig azért, mert ráérnek
5.5.4.2. Ne jelöljön ki túl sok embert egy feladatra.
5.5.4.3. A team tagjaitól szerezzen visszajelzést, hogy mennyire készek részt venni a munkában. Kérdezze, és ne utasítsa őket.
5.5.4.4. Vegye tekintetbe, ki miben jó; mit akar csinálni; ki tud vagy ki nem tud együtt dolgozni a másikkal; és ki az, aki jobban élvez valamit létrehozni, mint fenntartani
6. A VÉGREHAJTÁSI SZAKASZ CÉLJA, JELENTŐSÉGE
6.1. Az alábbiak figyelemmel kísérése és kézben tartása a projektvezető felelőssége
6.1.1. Ebben a szakaszban a projekt terméknek, az eredményeknek a létrehozása történik
6.1.2. A tervezés becsléseken alapult, ezért a megvalósítás eltérhet a tervezettektől!!!
6.1.3. Az eltérést növelheti a projektben dolgozók viszonya, illetve a külső körülmények változása
6.1.4. A végrehajtás szakasz szokásos folyamatai
7. MONITORING, KONTROLLING
7.1. Monitoring
7.1.1. A projekt megvalósítás fontos eleme az ütemterv alapján a feladatok, eredmények pénzügyi helyzet folyamatos nyomon követése.
7.1.2. A monitoring célterületeire alkalmazható módszerek
8. ZÁRÁSI SZAKASZ
8.1. A zárás és értékelés szakasz célja, jelentősége
8.1.1. Az utolsó szakaszban valósulnak meg azok a feladatok, amelyek révén a projekt és a környezet a munkát lezártnak tekintheti
8.1.2. A projektet szakmai, adminisztratív, pénzügyi, továbbá a projekt személyi és tárgyi feltételeinek szempontjából kell lezárni
8.2. 1. Tartalmi zárás
8.2.1. Tartalmi értékelés
8.2.2. Utókalkuláció
8.2.3. Eszközök reintegrációja
8.2.4. Lezáró elemzés
8.2.5. Követő feladatok, munkák
8.2.6. Szerződések lezárása
8.3. 2. Adminisztratív zárás
8.3.1. Dokumentáció
8.3.2. Archiválás
8.4. 3. Humán kérdések zárása
8.4.1. Reintegráció
8.4.2. Tapasztalatok rögzítése
8.4.3. Lezáró értekezlet
8.4.4. Stakeholderek tájékoztatása