EXCEL: UTILIDADES PARA BASES DE DATOS

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EXCEL: UTILIDADES PARA BASES DE DATOS por Mind Map: EXCEL: UTILIDADES PARA BASES DE DATOS

1. Fundamentos de Excel

1.1. Tareas básicas

1.1.1. Crear un nuevo libro

1.1.1.1. 1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

1.1.1.2. 2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

1.2. Ingreso de datos

1.2.1. Introducir los datos

1.2.1.1. 1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

1.2.1.2. Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

1.2.1.3. 2. Escriba texto o un número en la celda.

1.2.1.4. 3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

1.3. Formato de datos

1.3.1. Para asignar formato a los datos de una celda o grupo de celdas puedes utilizar los siguientes pasos:

1.3.1.1. 1. Selecciona la celda o celdas a cuyos datos quieres dar formato.

1.3.1.2. 2. Ejecuta el comando Formato, en la ficha Inicio, grupo Celdas, y elige la última opción del desplegable para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de celdas.

1.3.1.3. 3. Haz clic sobre la primera pestaña para ver los diferentes tipos de formatos y selecciona el que te interese. Observa que la parte derecha de esta pestaña cambia para mostrar los parámetros correspondientes a cada tipo de formato.

1.3.1.4. 4. Establece los parámetros de la parte derecha de la pestaña.

1.3.1.5. 5. Haz clic sobre el botón Aceptar.

1.4. Agregar comentarios

1.4.1. Los comentarios son notas que se asocian a celdas, independientes de otro contenido de la celda. Puede escribir un comentario por celda. Una celda que contiene un comentario muestra un triángulo indicador en la esquina superior derecha de la celda. Al dejar el puntero sobre la celda que muestra un triángulo indicador, el texto del comentario aparece en un cuadro cerca de la celda.

1.4.2. Pasos

1.4.2.1. 1. Haga clic en la celda donde desea agregar un comentario.

1.4.2.2. 2. En la pestaña Revisión, en Comentarios, haga clic en Nuevo.

1.4.2.3. 3. Ficha Revisar de Excel, grupo Comentarios

1.4.2.4. 4. En el cuadro, escriba el texto del comentario.

1.4.2.5. 5. Para quitar su nombre del comentario, selecciónelo y elimínelo.

1.4.2.6. 6. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.

1.5. Protección de datos: hojas y libros

1.5.1. Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes de una hoja de cálculo o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Puede quitar la protección de una hoja de cálculo según sea necesario.

1.5.2. Proteger elementos de la hoja de cálculo

1.5.2.1. 1. Seleccione la hojas de cálculo que desea proteger.

1.5.2.2. 2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:

1.5.2.2.1. Seleccione todas las celdas o rangos que quiera desbloquear.

1.5.2.2.2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, después, en Formato de celdas.

1.5.2.2.3. En la pestaña Protección, desactive la casilla Bloqueada y, después, haga clic en Aceptar.

1.5.2.3. 3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:

1.5.2.3.1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.

1.5.2.3.2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

1.5.2.3.3. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

1.5.2.4. 4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:

1.5.2.4.1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, después, haga clic en todos los objetos gráficos que quiera desbloquear.

1.5.2.4.2. Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo además de la pestaña Formato.

1.5.2.4.3. En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Imagen del botón junto a Tamaño.

1.5.2.4.4. En la pestaña Propiedades, desactive la casilla Bloqueado y, si aparece, active la casilla Bloquear texto.

1.5.2.5. 5. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

1.5.2.6. 6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera que los usuarios puedan cambiar.

1.5.2.7. 7. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, después, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

1.5.2.7.1. (NOTA La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede quitar la protección de la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, ya que, si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.)

1.5.3. Proteger elementos del libro

1.5.3.1. 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

1.5.3.2. 2. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:

1.5.3.2.1. Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.

1.5.3.2.2. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.

1.5.3.3. 3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

1.5.3.3.1. NOTA La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede quitar la protección del libro y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que, si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos del libro.

2. Fórmulas

2.1. ¿Qué es?

2.1.1. Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

2.1.2. Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

2.1.2.1. =5+2*3

2.1.3. =5+2*3

2.2. Elementos

2.2.1. Referencias

2.2.1.1. ¿Qué son?

2.2.1.1.1. Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas.

2.2.1.1.2. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

2.2.1.2. Absolutas

2.2.1.2.1. Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

2.2.1.3. Relativas

2.2.1.3.1. Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

2.2.1.4. Mixtas

2.2.1.4.1. Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

2.2.2. Rangos

2.2.2.1. ¿Qué es?

2.2.2.1.1. Es un conjunto de celdas que contienen datos y en los que se pueden realizar operaciones y servir de punto de partida para muchas otras como por ejemplo realizar gráficos, tablas dinámicas, filtros, etc.

2.2.2.2. Ejemplo A1:F7

2.2.3. Operadores y signos de agrupamiento

2.2.3.1. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

2.2.3.2. Tipos

2.2.3.2.1. Operadores aritméticos

2.2.3.2.2. Operadores de comparación

2.2.3.2.3. Operador de concatenación de texto

2.2.3.2.4. Operadores de referencia

2.3. Errores de fórmulas: Auditoria de fórmulas

2.3.1. Activar y desactivar reglas de comprobación de errores

2.3.1.1. Para definir reglas de comprobación de errores, haga lo siguiente:

2.3.1.1.1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y haga clic en la categoría Fórmulas.

2.3.1.1.2. En Reglas de verificación de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera de las reglas.

3. Tablas de datos o lista

3.1. Creación y modificación de tablas

3.1.1. ¿Cómo?

3.1.1.1. Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija.

3.1.2. Crear

3.1.2.1. Insertar una tabla

3.1.2.1.1. 1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.

3.1.2.1.2. 2. En la pestaña Insertar del grupo Tablas, haga clic en Tabla. Acceso directo del teclado También puede pulsar CTRL+L o CTRL+T.

3.1.2.1.3. 3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla La tabla tiene encabezados.

3.1.2.2. Dar formato a los datos como tabla

3.1.2.2.1. 1. En una hoja de cálculo, seleccione un rango de celdas vacías o celdas que contengan los datos a los que desea aplicar formato de tabla rápidamente.

3.1.2.2.2. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla. (NOTA Cuando usa la función Dar formato como tabla, Office Excel automáticamente inserta una tabla.)

3.1.2.2.3. 3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar. (NOTA Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizado una vez creados. Para obtener más información sobre cómo crear un estilo de tabla personalizado, vea Dar formato a una tabla Excel.)

3.1.3. Después de crear

3.1.3.1. Tras crear una tabla, estarán disponibles las Herramientas de tabla y se muestra la pestaña Diseño. Las herramientas incluidas en la pestaña Diseño sirven para personalizar o modificar la tabla.

3.2. Importación de datos: Access, página web, texto

3.2.1. Desde Access

3.2.1.1. ¿Cómo?

3.2.1.1.1. Las bases de datos de Access son una buena opción para almacenar información, pero a veces es posible que desee usar o analizar sus datos en Excel. Puede usar el Asistente para la conexión de datos para crear una conexión dinámica entre una base de datos de Access y el libro de Excel. Para obtener acceso al Asistente para la conexión de datos, vaya a la pestaña Datos.

3.2.1.2. Pasos

3.2.1.2.1. 1. En el grupo Obtener datos externos de la pestaña Datos, haga clic en Desde Access.

3.2.1.2.2. 2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a la base de datos de Access.

3.2.1.2.3. 3. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione las tablas o consultas que desea usar y haga clic en Aceptar.

3.2.1.2.4. 4. Puede hacer clic en Finalizar o en Siguiente para modificar los detalles de la conexión.

3.2.1.2.5. 5. En el cuadro diálogo Importar datos, elija dónde desea ubicar los datos en el libro y si desea visualizar los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.

3.2.1.2.6. 6. Haga clic en el botón Propiedades para establecer propiedades avanzadas de la conexión, como las opciones para actualizar los datos conectados.

3.2.1.2.7. 7. Opcionalmente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un informe de tabla dinámica básico.

3.2.1.2.8. 8. Haga clic en Aceptar para finalizar.

3.2.1.2.9. 9. Mantener los datos del libro actualizados.

3.2.2. Desde la Web

3.2.2.1. Cree una conexión a una página web para usar datos de sus tablas en el libro.

3.2.2.1.1. Pasos

3.2.2.2. Las conexiones web que cree se denominarán "Conexión", "Conexión1", etc. Es una buena idea cambiar el nombre de cada conexión por un nombre que la describa mejor. Para ello:

3.2.2.2.1. 1. En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.

3.2.2.2.2. 2. Elija la conexión cuyo nombre desea cambiar y haga clic en Propiedades.

3.2.2.2.3. 3. En el cuadro Nombre de conexión, escriba el nombre que desea y haga clic en Aceptar.

3.2.3. Desde texto

3.2.3.1. Cree una conexión a un archivo de texto para poder trabajar siempre con sus últimos datos. el Asistente para importar texto le ayuda a garantizar que todos los datos acaban en las columnas correctas.

3.2.3.1.1. Pasos

3.3. Asegurar integridad de datos: Validación de datos

3.3.1. ¿Qué es?

3.3.1.1. La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

3.3.2. ¿Cuándo es útil la validación de datos?

3.3.2.1. La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

3.3.3. Agregar validación de datos a una celda o rango

3.3.3.1. 1. Seleccione una o más celdas para validar.

3.3.3.2. 2. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

3.3.3.3. 3. Si no se ha seleccionado ya, en el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

3.3.3.4. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

3.3.3.5. 5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada). Por ejemplo:

3.3.3.5.1. Para limitar una respuesta a dos opciones ("¿Tiene hijos?", por ejemplo), escriba Sí, No.

3.3.3.5.2. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

3.3.3.6. 6. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.

3.3.3.7. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

3.3.3.8. 8. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

3.4. Ordenar datos, filtros de datos y subtotales

3.4.1. Ordenar columnas en Excel

3.4.1.1. Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda de la columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que sean datos numéricos ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento del más grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A. Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

3.4.2. Filtrar datos

3.4.2.1. Pasos

3.4.2.1.1. Al colocar datos en una tabla, los controles de filtrado se agregan automáticamente a los encabezados de tabla.

3.4.2.1.2. Para realizar un filtrado rápido, haga lo siguiente:

3.4.2.2. Filtrar por texto o números específicos

3.4.2.2.1. 1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.

3.4.2.2.2. 2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna tiene entradas de texto, haga clic en Filtros de texto.

3.4.2.2.3. 3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones de filtrado.

3.4.2.3. Crear una segmentación de datos para filtrar su datos de tabla

3.4.2.3.1. Puede crear segmentos

3.4.2.3.2. Pasos

3.4.2.3.3. Sugerencia

3.4.3. Sutotales

3.4.3.1. Son para:

3.4.3.1.1. Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.

3.4.3.2. Pasos

3.4.3.2.1. Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales.

3.4.3.2.2. Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo pulsar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

3.4.3.2.3. Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

4. Presentación gráfica de datos

4.1. Obtener más información sobre los gráficos

4.1.1. Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

4.1.1.1. Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. Después, solo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la cinta de Office Fluent (en la pestaña Insertar del grupo Gráficos).

4.1.1.1.1. 1. Datos en la hoja de cálculo

4.1.1.1.2. 2. Gráfico creado con los datos de la hoja de cálculo

4.2. Creación y modificación de datos

4.2.1. 1. Haga clic en el gráfico. Excel resalta la tabla de datos que se utiliza para el gráfico. Un contorno morado indica una fila o columna utilizada para el eje de categorías. Un contorno verde indica una fila o columna que contiene etiquetas de series de datos. Un contorno azul indica puntos de datos representados en el gráfico.

4.2.2. 2. Para cambiar el número de filas y columnas incluidas en el gráfico, coloque el puntero sobre la esquina inferior derecha de los datos seleccionados y arrástrelo para seleccionar nuevos datos. En el siguiente ejemplo, se expande la tabla para incluir categorías y series de datos adicionales.

4.2.3. 3. Para agregar datos a una celda o modificarlos, haga clic en esta y realice el cambio.

4.3. Formato de un gráfico

4.3.1. Elementos de los gráficos

4.3.1.1. 1. El área del gráfico.

4.3.1.2. 2. El área de trazado del gráfico.

4.3.1.3. 3. Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico.

4.3.1.4. 4. Los eje horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.

4.3.1.5. 5. La leyenda del gráfico.

4.3.1.6. 6. Un título de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico.

4.3.1.7. 7. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

4.3.2. Modificarlo

4.3.2.1. La cinta de opciones de Herramientas de gráficos está repleta . Seleccione el elemento de gráfico (por ejemplo, serie de datos, ejes o títulos), haga clic con el botón secundario y haga clic en Formato <elemento de gráfico>. Aparecerá el nuevo panel Formato con opciones adaptadas para el elemento de gráfico seleccionado.

5. Presentación de datos

5.1. Formato de documento: Encabezado y pie de página

5.1.1. Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página

5.1.1.1. Pasos

5.1.1.1.1. 1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar encabezados o pies de página.

5.1.1.1.2. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página.

5.1.1.1.3. 3. Siga uno de estos procedimientos:

5.1.1.1.4. 4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de página.

5.2. Configuración y vista previa

5.2.1. Pasos

5.2.1.1. Seleccionando las hojas de cálculo y, a continuación, haga clic en archivo > Imprimir, puede ver una vista previa de lo que haya seleccionado antes de imprimir.

5.2.1.2. 1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las que desea obtener una vista previa.

5.2.1.3. 2. Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir para ver las opciones de impresión y la ventana de vista previa.

5.3. Parámetros de impresión

5.3.1. Ajustar área de impresión en Excel

5.3.1.1. Utiliza las opciones de Excel para ajustar el área de impresión si necesitas ajustar una hoja de trabajo para que se impriman algunas columnas o filas adicionales utilizando las opciones Ancho, Alto y Escala.

5.3.1.2. Estas opciones se encuentran dentro del grupo Ajustar área de impresión dentro de la ficha Diseño de página.

5.3.1.3. Ajustar área de impresión

5.3.1.4. Las opciones Ancho y Alto permiten fijar el tamaño de la impresión a un número específico de páginas, es decir, la impresión se ajustará al número de páginas especificado.

5.3.2. Ancho y alto del área de impresión

5.3.2.1. Por ejemplo, si tienes una tabla de datos que de manera automática se imprime a lo ancho en 3 páginas, entonces puedes modificar la opción Ancho para que sea exactamente 2 páginas y Excel reducirá el tamaño de la fuente la cantidad exacta para que la impresión sea de 2 páginas de ancho.

5.3.2.2. Ajustar ancho de impresión

5.3.2.3. Lo mismo puedes hacer con la opción Alto cuando deseas fijar el número de páginas utilizadas.

5.3.3. Escala del área de impresión

5.3.3.1. Por el contrario, si deseas manipular libremente el tamaño real del documento puedes utilizar la opción Escala. Esta opción puede ir desde el 10% y hasta el 400%. De esta manera puedes aumentar o disminuir el resultado de la impresión. Es importante destacar que para utilizar esta opción se deben tener en Automático las opciones de Ancho y Alto.

5.3.3.2. Debes recordar utilizar la vista previa antes de imprimir de manera que puedas determinar si la escala que has configurado necesitas de algún ajuste adicional. Nunca debes de intentar imprimir mucha información en una sola hoja ya que lo único que lograrás será que Excel reduzca demasiado el tamaño de la fuente dificultando así la lectura del mismo.

5.3.3.3. Si deseas restablecer los valores predeterminados de Excel recuerda seleccionar la opción Automático para el Ancho y Alto y una Escala del 100%.